时间:2020-04-08 作者:闫华红 张莹莹 (作者单位:首都经济贸易大学会计学院)
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摘要:
随着市场经济的快速发展,企业业务不断扩张,财务部门作为企业经营状况信息收集者与分析者对业务数据的需求日益增大,但在实际工作中,业务部门会因各种原因如绩效目标、机密性等拒绝提供相关数据,导致财务部门所获得的数据十分有限,引发的主要问题是财务部门所提供的财务分析未能全面考虑企业各方面的发展,对决策者制定决策的辅助作用不大。目前这一问题已受到大多数企业的关注,不少企业已开始推动业财融合,如对财务人员进行业务培训、优化内部协调机制、财务参与生产运营过程管理等,但效果并不明显,业财融合还受着诸多因素的阻碍:首先,业务与财务部门年度目标定位各自独立。其次,财务部门相关人员由于对业务不够熟悉,无法参与到业务流程当中,不能实现对业务流程数据的全面有效获取。此外,部门业绩考核体系不完善等。消除阻碍业财融合的方式多种多样,笔者认为,构建业财融合的信息一体化平台是有效途径之一,其原因主要是业财一体化信息系统可以存储企业各类数据并能准确、快速进行数据处理,消除人工传递信息可能会出现的缺失或失误,将财务融入业务流程各环节中,实现业财的有效融合。
(一)业财融合信息化平台的构建
1.目标定位
业...
随着市场经济的快速发展,企业业务不断扩张,财务部门作为企业经营状况信息收集者与分析者对业务数据的需求日益增大,但在实际工作中,业务部门会因各种原因如绩效目标、机密性等拒绝提供相关数据,导致财务部门所获得的数据十分有限,引发的主要问题是财务部门所提供的财务分析未能全面考虑企业各方面的发展,对决策者制定决策的辅助作用不大。目前这一问题已受到大多数企业的关注,不少企业已开始推动业财融合,如对财务人员进行业务培训、优化内部协调机制、财务参与生产运营过程管理等,但效果并不明显,业财融合还受着诸多因素的阻碍:首先,业务与财务部门年度目标定位各自独立。其次,财务部门相关人员由于对业务不够熟悉,无法参与到业务流程当中,不能实现对业务流程数据的全面有效获取。此外,部门业绩考核体系不完善等。消除阻碍业财融合的方式多种多样,笔者认为,构建业财融合的信息一体化平台是有效途径之一,其原因主要是业财一体化信息系统可以存储企业各类数据并能准确、快速进行数据处理,消除人工传递信息可能会出现的缺失或失误,将财务融入业务流程各环节中,实现业财的有效融合。
(一)业财融合信息化平台的构建
1.目标定位
业财融合信息化平台能否有效运行首先依赖于企业是否正确进行了相应的目标定位。此平台承担的目标定位由于要求结合企业内外环境、运营模式、部门职责等诸多因素,总体上可分为两个层面的内容:第一个层面为战略目标定位,即业财融合为辅助企业实现发展战略所设立的目标,此目标一般与战略目标保持一致,如在未来五年内进入行业前十等。第二个层面为运营目标定位。业财融合的运营目标是辅助企业决策者进行决策,此层面目标定位可进一步拆分至流程各环节中,从业务系统进行数据钻取与挖掘,到财务系统将会计信息与财务分析结合形成管理层报告等,每一过程都应设立各自目标,而目标的设立可帮助企业按计划生产经营与运作,同时也有利于年度绩效考核的实施,但在具体目标设立过程中,还应综合考虑各环节之间、各环节与整体之间的联系。
2.运作前提
在运作业财融合信息化平台之前,应针对平台中所涉及的部门制定明确的合作协议,这是信息平台与财务部门以及其他业务部门互相沟通并进行业务评估的一个重要前提。首先,合作协议的确认需要公司领导层、财务部负责人、业务部门负责人统一观点。其次,通过签订合作协议明确业财融合信息化平台中包括业务部门、财务部门、系统支撑部门的权责以及对应的承诺,让所有职责落实到每个具体的责任人和责任实体。再次,各公司可根据合作协议评估信息平台的绩效,避免未来可能产生的冲突。最后,明确信息平台内部业务流程中每个岗位的工作职责、关键绩效考核指标,并将考核指标与薪酬挂钩,通过每月的绩效考核将服务水平协议落实到具体工作岗位。
3.运作流程
业财融合离不开业务部门与财务部门的共同合作,因此,业财融合信息化平台的构建也会相应涉及信息系统中业务信息子系统和财务信息子系统。业务信息子系统包括采购系统、生产系统、销售订单系统,其中采购系统与供应商管理系统紧密相连,销售订单系统与客户管理系统紧密相连。财务信息子系统包括会计核算系统和财务管理系统,管理分析报告便是从两系统中获取信息形成的。平台中最重要的组成部分是信息池。信息池的首要作用即从业务系统中通过数据接收端口收集各类信息。其次,信息池会将各类信息按定性与定量性质进行数据分类。再次,信息池结合数据挖掘与分析技术软件对半结构化甚至部分非结构化定性数据进行处理,即尽可能多地将业务数据转换提炼成财务系统所需信息。最后,通过信息池把加工完成后的信息传递至财务系统对接端口,供财务系统应用。需要说明的是,为了保证后端数据可向前追溯至前端数据,进入信息池内的数据都应在数据接收端口处做详细标记。基于以上分析,信息平台的运作流程可概括为:将业务信息子系统产生的业务前端数据传送至信息池,信息池经过数据处理传递至财务信息子系统;会计核算系统和财务管理系统从信息池中提取相关信息经分析后构成管理分析报告。
通过平台的构建,财务与业务流程各环节可以得到有效融合。在采购环节,业务部门主要提供采购价格、数量、供应商、合同等相关信息,财务部门在该环节应参与到供应商的考核以及采购价格谈判等重要事项中以保证业务部门采购环节的规范性。在生产过程中,业务部门不断向财务部门提供产品生产成本等各项信息,财务部门在此环节中的主要任务是对生产线进行价值链分析,及时发现不增值链条,帮助业务部门提高作业效率,为企业节省成本。在订单管理环节,业务部门主要向财务部门提供收入、销售合同、发票、客户等相关信息,财务部门则通过以客户为核心进行相应计算并对客户利润贡献度进行排序,帮助业务部门识别价值最高客户以及价值最低客户,更新客户评级。同时,财务部门也可通过对企业各产品线进行类似评价,评选出最盈利产品与最不盈利产品。此外,业务部门可在财务部门的辅助下确定下一年的销售产品与主要销售对象,为企业增收做出贡献。
(二)业财融合信息化平台的风险管控
信息化平台的构建并不意味着业财融合工作的圆满完成,因为信息化平台也存在着诸多风险使得企业无法充分利用其优势。对于潜在的风险,必须不定期进行风险评估,并尽早做出风险应对策略。
1.信息化平台的软硬件风险管控
企业的信息化平台离不开最基本的组成部分,即企业为该平台提供的硬件设施和配套软件。硬件设施主要指计算机、硬盘等,一旦崩溃,整个系统将完全瘫痪。同样,当配套软件出现问题时,软件的很多功能都会失去响应,甚至会影响到企业数据的安全,导致平台人员难以继续正常工作。
信息化平台的软硬件风险管控依赖于软硬件设施建设,这就要求企业要做好计算机和关键设备的定期检查和维护工作,尤其随着硬件设施的使用容易出现老化、故障等问题。除此之外,最好为信息化平台专门配置硬件设施。在软件方面,企业应聘请相关技术人员对软件不定期进行更新和修补,避免关键会计数据信息的丢失和泄露。
2.信息化平台对外防御性的风险管控
在竞争日益加剧的今天,企业可能会受到黑客的攻击、网络病毒的传播,这些因素除了导致系统瘫痪外,更会造成企业内部数据大量丢失。因此,企业系统防御性强弱是风险评估的重要因素。对外防御性风险的管控依赖于提升信息化平台防御功能,平台内的会计数据由于涉及商业机密必须要做到严格保密,面对黑客和网络病毒的攻击,首先应配置一套有效的防火墙作为防御攻击的第一层防线。其次应对每台计算机安装专门的病毒查杀软件,并对其进行不定期更新和升级以应对新型病毒攻击,作为防御攻击的第二层防线。最后应通过数据加密对重要数据进行保护并将其单独存放,构筑防御攻击的第三道防线。
3.信息化平台人员管理权限的风险管控
合理的人员权限对于系统的正常运行是至关重要的,只有当各岗位人员在合理授权范围内查看相关数据并明确自身职责与权利时,企业数据安全才能得以保证。在进行信息化平台人员权限授权时要以职责分工为基础,明确各岗位人员的工作内容,划定其应接触到的数据范围。如果存在特殊情况,需要获取岗位级别外的数据,企业应建立相应的审批制度,在审批后方可对其授权,获取相关数据。
4.信息化平台管理的风险管控
信息化平台管理的风险管控依赖于完善的信息化平台管理制度及加强系统安全监控。在信息化平台的管理过程中,首先应制定完善的平台管理制度,明确人员管理、设备管理、系统维护、操作手册等相关内容。此外,还应成立专门小组或选派专业人员对平台运行进行实时监控与跟踪,做好监控记录,及时发现系统中存在的问题,并做出应对策略。
(本文系2016年首都经济贸易大学“促进高校内涵发展定额——校级教改重点项目”的阶段性研究成果)
责任编辑 刘黎静
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