时间:2020-04-08 作者:李建辉 杨龙 (作者单位:五凌电力有限公司 国家电力投资集团公司)
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摘要:
财务共享(FSS)是指将大量重复、易于标准化、流程化的会计核算业务集中到一个新的独立运行业务单元(即财务共享服务中心)进行流程再造、标准化、集中处理,以达到提升业务处理效率,进而降低成本最终提升集团整体财务管理水平的一种作业模式。财务共享的建设过程,实际上就是利用网络信息技术,依托财务共享理念,将企业业务流程再造和标准化的过程。五凌电力有限公司(以下简称五凌公司)成立于1995年,是国家电投的二级子公司,是一家同时拥有水电、火电、光伏发电的综合性能源集团。作为国家电力投资集团公司财务共享试点单位,五凌公司围绕财务共享建设规律,建章立制、科学部署、优化设计,仅用两个多月的时间就实现了上线工作,取得了良好效果。
一、财务共享体系设计
(一)职责界面设计
五凌公司财务体系划分为战略财务、共享财务、业务财务三个维度,职能分别匹配于财务部、财务共享中心、基层财务部门。战略财务负责公司整体财务战略的制定,包括预算管理、股权管理、资产管理、投资管理、成本管理、财务分析、以及基层财务管理。共享财务负责资金及税务管理,产出无差异化的会计信息,包括会计核算、财务报表、资金结算、会计档案管理、会...
财务共享(FSS)是指将大量重复、易于标准化、流程化的会计核算业务集中到一个新的独立运行业务单元(即财务共享服务中心)进行流程再造、标准化、集中处理,以达到提升业务处理效率,进而降低成本最终提升集团整体财务管理水平的一种作业模式。财务共享的建设过程,实际上就是利用网络信息技术,依托财务共享理念,将企业业务流程再造和标准化的过程。五凌电力有限公司(以下简称五凌公司)成立于1995年,是国家电投的二级子公司,是一家同时拥有水电、火电、光伏发电的综合性能源集团。作为国家电力投资集团公司财务共享试点单位,五凌公司围绕财务共享建设规律,建章立制、科学部署、优化设计,仅用两个多月的时间就实现了上线工作,取得了良好效果。
一、财务共享体系设计
(一)职责界面设计
五凌公司财务体系划分为战略财务、共享财务、业务财务三个维度,职能分别匹配于财务部、财务共享中心、基层财务部门。战略财务负责公司整体财务战略的制定,包括预算管理、股权管理、资产管理、投资管理、成本管理、财务分析、以及基层财务管理。共享财务负责资金及税务管理,产出无差异化的会计信息,包括会计核算、财务报表、资金结算、会计档案管理、会计电算化、财务监督等职能,集中处理会计事务型工作。业务财务负责各单位财务管理工作,包括预算执行、经营分析、税务协调、资金计划、合同管理、前端业务审核等职能,充分参与到各单位的经营管理。
(二)机构及岗位设计
五凌公司本部设财务部、财务共享中心两个部门,平行管理,所属二级单位均设立财务机构或财务人员。财务部设置预算管理、股权管理、资产管理、投资管理、成本管理、财务分析以及电价管理岗。财务共享中心设立资金管理办、税务基建办、共享业务办、综合办,共享业务办下设总账报表、审核、制证、支付四个业务组。同时,考虑业务同质化程度等特殊因素,下设五个财务共享分部。基层单位设置财务机构,一般情况下配备财务总监1名,财务部主任1名,业务财务1名。
(三)业务流程设计
五凌公司引入任务随机派单模式,对纳入共享中心的线上、线下业务流程,进行再造。
线上流程方面,业务的审批权限基本保持不变,在会计处理的制证、稽核两个环节实行“任务池”管理,随机分配任务到人,财务人员根据原始单据的影像,进行制证、稽核。不在“任务池”派单的总账类业务,由总账报表岗位直接录入系统。
线下流程方面,纸质单据保持与系统流程同步,原始单据由基层单位定期传递到共享中心。稽核人员负责接收纸质原始单据,与系统上传的影像内容进行校验比对,并打印记账凭证;制证人员归口各单位的凭证装订,并组织银行对账等工作。支付人员根据制证、稽核后的会计凭证,在确保原始单据齐全的情况下付款。以费用报销为例,五凌公司财务共享业务流程如图1所示。
(四)财务共享信息系统设计
硬件配置。财务共享信息系统建设包括硬件部署、财务共享信息平台与费用报销系统开发等内容。硬件设备方面,五凌公司在后台部署了2台服务器,配置双屏显示器、高速扫描仪、二维码扫码枪等专属设备,安装2台自助智能报账机,加装了监控大屏。
软件设计。软件设计的建设理念是最大程度利用ERP建设成果,在ERP系统上集成开发财务共享平台,保证ERP数据的唯一性、完整性。
第一,费用报销模块。在财务共享平台中单独开发费用报销系统,与共享派单平台直连,前端业务人员发起费用报销后,经审批完成后,单据自动传送到共享制证“任务池”,经抢单制证后传递到共享审核“任务池”,审核结束后系统生成正式凭证编号,并将数据回传至ERP总账模块。同时,为加强风险防控,在费用报销的发起、业务财务审核、制证和稽核环节嵌入发票查验功能。
第二,应收、应付及资产模块。应收、应付及资产三大模块充分利用了ERP建设成果,共享系统定位于业务的前台操作界面,各项功能在共享信息平台实现单点登录。ERP系统各业务模块产生的单据推送到共享任务平台,在共享信息平台上,完成记账凭证生成或录入,数据再回传到ERP系统。以应付业务为例,五凌公司财务共享应付业务流程如图2所示。
第三,文档系统。财务共享系统与ERP文档系统做集成开发,共享系统影像文件储存在ERP文档管理系统中,可随时调阅。
第四,查询与报表。在财务共享系统中开发查询与报表功能,将ERP总账模块完整数据集成到共享系统,按照特定取数设置实现灵活查询和报表自动出具。反过来,也可以通过报表——科目汇总表——明细账——凭证——单据的逻辑实现业务的层层追溯。
第五,移动报账与审批。为满足员工出差随时随地报账、审批的需求,开发了财务共享移动报销APP,提高报账和审批的效率。
(五)财务共享运营设计
管理制度的配套设计。为确保财务共享系统上线后有效运行,五凌公司不仅全面修订了原有财务类制度,而且针对财务共享所带来的新变化,认真梳理可能产生的风险点及管理漏洞,重新制定了《财务共享考评管理办法》、《财务人员岗位轮换管理办法》等4个财务共享类制度,并编写了财务共享模式下的岗位职责、标准及规范业务手册,有效防控了共享运营风险。
财务人员职业发展设计。一方面,实施共享后,标准化、流水线式的作业使得员工只从事财务某个环节的工作,接触的业务面变窄,综合能力将得不到提升;另一方面,业务财务更多是参与基层的经营管理,需长期在工地工作,易产生心理上的不平衡。为此,五凌公司讨论研究,建立了财务人员岗位轮换、考评管理等相关管理机制。
系统后期运维设计。财务共享上线后,五凌公司一方面制定了运维服务流程,在财务共享中心设置运维专岗,收集解决系统线上、线下运行过程中发现的问题,另一方面通过组织开展“回头看”工作,彻底排查系统上线初期可能存在的安全隐患。
二、五凌公司财务共享建设取得的成效
(一)统一财务核算模式,规范了会计计量口径
财务共享建立前,会计核算按单位分工,同行业各单位之间交流相对闭塞,存在核算模式、计量口径不一致等问题。财务共享后,按业务流程节点分工,一人负责多家单位的同类业务,统一了各单位会计核算模式和计量口径,有效提升了会计信息质量。
(二)重新划分职责界面,强化了财务监督职能
实现财务共享后,五凌公司管理与核算职能进行了有效分离,财务工作职责界面更加清晰,业务财务人员无论是业务能力还是综合素质较之前的报账员都有了较大的提升,有效弥补了原财务集中模式下基层财务职责简单、财务监督力较弱等短板。
(三)优化人力资源配置,创新了人才培养路径
建设财务共享不仅较好地解决了五凌公司发展与财务人员紧缺的矛盾,而且通过优化配置人力资源,减少了处理会计事务的人员数量,让更多有能力、有经验的人参与到基层单位的经营活动中,不仅提高了财务参与生产经营的程度,也建立了更为科学合理的“先共享财务,再业务财务,再战略财务”人才培养路径。
三、实施财务共享经验总结
(一)管理层支持是首要
财务共享模式的建立是企业财务管理的重大变革,涉及到人员岗位调整、信息系统建设、办公场地协调、业务流程再造等,除了财务部门外,还牵涉到人资、科信、办公室等,建设过程中难免会遇到来自其他方面的阻力和压力,如果得不到公司管理层支持,建设工作将很难推动。五凌公司之所以能在短短两个月的时间内建成财务共享中心,是因为得到了集团高层领导和财务部的大力支持,董事长、总经理亲自挂帅,财务总监亲自指导。
(二)良好基础是保障
财务共享是社会经济发展到一定阶段的必然产物,并不是一种偶然的创造,所以要想成功实施财务共享就必定要有良好的基础。五凌公司2003年实行资金集中管理、2011年完成各单位业务及人员的财务集中、2013年实现各(分)子公司在不同区域内的财务集中;2010年实行财务信息系统集中核算、2016年实现ERP全覆盖;公司秉承“严、细、实”的工作作风,强调执行力文化,践行集团倡导的“奋斗者”精神,正是因为财务集中、信息化、企业文化等方面的坚实基础,公司财务共享建设才得以成功。
(三)因地制宜原则是重点
为解决管理自主性较强、业务同质化程度不高的单位集中难的问题,五凌公司设立了五个共享分部,实施“业务集中部署,人员属地管理”,共享分部统一接入系统操作,按共享模式运营,接受共享中心的业务指导;此外,考虑资金、税务与核算的关系衔接紧密,遵循公司一贯的职责划分,创造性地将资金、税务工作纳入财务共享中心管理。
(四)项目质量管理是关键
为确保质量,五凌公司狠抓项目管理,从招标开始,在标书和合同中对实施商进行了特别条款约束,有效掌握了谈判主动权,保证了项目实施进度、质量;建立项目例会机制,定期召开周例会、日例会,沟通协调存在问题,及时提出解决办法;组织临时业务小组,进行线下业务模拟推演,排查实际操作中的细节问题等。
责任编辑 王雅涵
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