时间:2021-01-05 作者:吴辉 焦憨憨 (作者单位:北京工商大学商学院)
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摘要:
作为企业战略执行的管理工具,预算管理近年来在我国企业中得到了广泛应用。不同于会计核算各企业有统一的核算口径、核算程序,预算管理要根据企业的特点决定预算责任主体、预算的口径与标准、预算编制流程、预算控制方式、预算分析的形式与内容等。因此,如何利用信息化手段实现预算管理的信息化,使预算管理发挥其应有的作用,具有重要意义。本文通过分析A公司预算管理信息化的案例,拟为其他企业预算管理信息化提供借鉴。
一、A公司基本情况
A公司是一家全国性的从事保险业务的企业,业务范围涉及人寿保险、年金保险、意外保险和健康保险等,是国内资本实力较强的保险公司之一。
A公司的分公司遍布全国,分公司又下属中心支公司。从公司总部、分公司到中心支公司(简称中支)又分别有不同的部门,如总公司有人力资源部、财务部、运营部和合规部等。因此在预算管理中,A公司将各级机构的部门(即总公司、分公司和中心支公司的部门)作为预算管理的责任主体(或叫预算中心)。
尽管A公司具有较好的预算管理的思路与想法,但由于缺乏有效的实施工具,费用超预算的情况经常发生。A公司也曾经使用过通用的预算软件,但效果不佳。因此,A公司历经2年...
作为企业战略执行的管理工具,预算管理近年来在我国企业中得到了广泛应用。不同于会计核算各企业有统一的核算口径、核算程序,预算管理要根据企业的特点决定预算责任主体、预算的口径与标准、预算编制流程、预算控制方式、预算分析的形式与内容等。因此,如何利用信息化手段实现预算管理的信息化,使预算管理发挥其应有的作用,具有重要意义。本文通过分析A公司预算管理信息化的案例,拟为其他企业预算管理信息化提供借鉴。
一、A公司基本情况
A公司是一家全国性的从事保险业务的企业,业务范围涉及人寿保险、年金保险、意外保险和健康保险等,是国内资本实力较强的保险公司之一。
A公司的分公司遍布全国,分公司又下属中心支公司。从公司总部、分公司到中心支公司(简称中支)又分别有不同的部门,如总公司有人力资源部、财务部、运营部和合规部等。因此在预算管理中,A公司将各级机构的部门(即总公司、分公司和中心支公司的部门)作为预算管理的责任主体(或叫预算中心)。
尽管A公司具有较好的预算管理的思路与想法,但由于缺乏有效的实施工具,费用超预算的情况经常发生。A公司也曾经使用过通用的预算软件,但效果不佳。因此,A公司历经2年多时间,根据自身预算管理的要求,开发出满足自身预算管理要求的预算管理系统。尽管本系统的开发费用较高,但使用后节省的费用已远大于开发系统的费用。A公司预算管理系统的功能大致分为预算导入、预算分解、预算变动、实际成本数据采集、刚性成本预提和预算使用分析等。
二、预算数据录入
A公司首先将预算分为固定预算与变动预算。固定预算是指预算数是固定的,不随经营状况的变化而变化,如人力资源部、财务部等人员的工资(奖金除外)、办公费等;而变动预算是随经营状况变化而变化的预算,如保险手续费、保险销售人员提成等。在A公司的预算管理系统中,固定预算数据与变动预算数据来源不同,固定预算需要手工输入,而变动预算要根据保费管理系统提供的保费收入自动计提并及时更新。
(一)固定预算数据的直接录入
A公司首先从预算管理系统中下载固定预算数据录入的模板(模板采用EXCEL的数据格式)并按照模板格式的要求录入预算数据,再将存有预算数据的EXCEL文件上传系统。
在预算数据的录入模板中,主要录入机构代码、机构名称、预算中心代码、预算中心名称、预算科目代码、预算科目名称、渠道代码、渠道名称、预算期间等数据,如表1所示。
导入的预算数据在系统中要经总公司的财务负责人审核后,才能生效。审核可转入A公司的OA系统进行。
从录入的这些数据可以看出:①预算控制可以到最基层预算中心(中心支公司的某一部门)的某项费用,这无疑加强了集团总部对下属分公司、分公司对下属支公司的管控力度;②可以以机构、渠道、费用类别、预算期间等维度及时地分析预算使用的情况,为各级管理者及时调整经营策略提供决策依据。同时,也减少了上下级机构之间信息的不对称,降低了企业的整体经营风险。
(二)变动预算数据录入
在A公司的预算管理系统中,变动预算数据要根据从保费收入管理系统提取的保费收入数据,按照预先设定好的产品费用率、时间周期及预先设置好的渠道、预算中心、预算科目等自动计提。时间周期有天、周、月,可以根据需要进行选择。由于实现了变动预算数据自动计提,信息提供及时,既能充分保证费用的量入为出,保证了费用的有效使用,也节省了大量的人力。
(三)预算分解
为了体现逐级控制的管理思路,在A公司的预算管理系统中提供了预算分解的功能,包括两种类型:一是分公司的预算分解到分公司的各部门和下属的各中支公司;二是中支公司的预算分解到中支公司的各部门。所以,很多预算中心的预算数据是通过预算分解得到的。
与预算数据录入一样,A公司在预算管理系统中首先导出预算分解的EXCEL格式的模板,填入预算分解数据后,将此文件上传系统,经过分解机构负责人审核后生效。表2显示了分公司的预算数据分解到各部门及下属中支公司的过程。
预算分解还包括年预算分解为月预算,以便按月控制费用的支出。A公司预算管理系统中提供两种方式进行分解:第一种是自动分解,即预先设置好每月预算数占全年的比率,按此比率系统自动分解;第二种是手工分解。
三、预算变动
A公司是一个全国性的企业,有众多的分公司和中心支公司,实现公司总体的预算目标是刚性的,但下属分公司和中心支公司如何根据市场情况变化进行资源的配置以实现目标,要由分公司或中心支公司来决定。因此,A公司允许分公司或中心支公司在预算总额一定的情况下进行预算调整,包括不同部门、不同期间和不同费用类别之间的调整。在A公司的预算管理系统中,有如下几种预算变动功能。
(一)预算调拨
预算调拨可以实现上级机构预算向下级机构调拨。在A公司的预算系统中,由上级的预算调拨部门填写申请单,需要输入预算调出的渠道、预算中心、预算科目及额度和预算调入的下级机构、渠道、预算中心、预算科目及额度,如图1所示。
在预算调拨单提交系统时,系统自动检验调入与调出的额度是否相等。预算调拨双方的机构、预算中心、预算科目需满足A公司的管理要求,如:调拨机构只能从总公司到分公司、总公司到中支公司、分公司到中支公司,资本性支出的科目不能调拨到收益性支出的科目。
调拨单提交系统后,经上级调拨机构负责人审核后,方可生效。审核可转入A公司的OA系统进行,OA审批结束后,系统将自动发送单据审批结束通知至提交人邮箱。
(二)预算调剂
预算调剂可以实现同一机构不同渠道、不同部门、不同费用项目的预算调剂。在A公司的预算系统中,由预算调出或调入部门填写申请单,输入预算调入与调出相关的渠道、预算中心、预算科目、预算期间及预算额度。
当预算调剂单提交系统时,系统同样要进行检验,如调入与调出的预算额度是否相等,预算调入或调出的渠道、科目是否符合预先设定的规则等。预算调剂单提交系统后,要经过调出部门负责人审批后,方可生效。审批流程也转入A公司的OA系统,但在系统中可以查询审批的进度与结果。
(三)预算期间调剂
这个功能在预算中心某一渠道某一预算科目年度预算一定的情况下,允许预算额在不同月份进行调剂,但要求调出的月份是未来的,调入的月份是当前的。这体现了年度预算刚性、月度预算根据市场变化情况灵活调剂的思路。
(四)预算调整
预算调整不同于预算调剂或调拨,它是外部环境发生了预想不到的变化,需要追加的预算。A公司的预算管理系统提供了预算调整的功能,预算中心可以申请预算追加,审批后方可生效。
四、实际费用发生数据
A公司费用实际发生数据的来源包括费用报销系统、总账系统和未进入任何计算机系统的费用。费用报销系统与预算管理系统集成在一起,因此费用报销的数据不但可以直接进入预算管理系统,而且在费用报销系统还可以实现预算的自动控制。对于其他两个来源的数据收集,A公司的预算管理系统设置如下两个功能:
(一)从总账系统回写实际数据
以固定资产折旧等费用为例,其在固定资产管理系统中产生,以凭证的形式传递到总账,A公司的预算管理系统再从总账系统调取这些实际发生的费用数据,与预先设置好的渠道、预算中心、预算科目相对应。
(二)手工补录费用数据
对于没有进入任何计算机系统的费用,A公司的预算管理系统提供了手工补录的功能,首先从系统中下载EXCEL格式的数据模板,填入实际数据后,上传系统。如总公司临时聘用清洁工的工资没有进入系统,可在此补录,如表3所示。
由于A公司预算管理系统可以及时、全面地采集实际发生的费用数据,为各级管理者全面、及时了解预算使用情况并做出相应的决策提供了依据。
五、预算自动审批
在A公司的预算管理系统中,预算数据导入、预算调拨、预算调剂、预算调整的程序都是先申请后审批,审批通过后,才能生效。各类申请单的审批都预先设置好了审批流程,即根据费用类型、调剂或调整的金额等设置申请单,由一个或多个不同部门负责人审批,审批流程自动进入A公司的自动办公系统。A公司的自动办公系统可以在手机上运行,A公司的各级管理者不管是否在公司,是否在国内,是否在工作时间,只要手机在身边,就可以进行审批,这无疑提高了审批的效率。
六、刚性费用预提
A公司作为保险公司,有些费用是刚性的、必须支出的,如银行代理费、销售人员底薪、保险代理机构的手续费等。为了保证刚性费用的足额支出,降低经营经营风险与财务风险,A公司的预算管理系统与公司内、外部各种保费管理系统相连,定时从这些系统提取保费收入数据,并根据这些数据预提刚性费用。这些刚性费用相当于实际发生的数据,与预先设置好的渠道、预算中心、预算科目相对应,占用预算。A公司的预算管理系统可以根据管理需要,设置每天、每周、每月自动预提刚性费用。
七、预算使用查询
由于费用的预算数据和实际发生数据能够完整、及时地传到预算管理系统,因此A公司的预算管理系统能够及时地提供预算使用情况查询,为各级管理者经营决策提供依据。在A公司的预算管理系统中,输入查询的条件(机构、渠道、预算中心、预算科目、预算期间等)即可查看可用预算额度。如输入机构为总公司、渠道为后援、预算中心为财务部、预算科目为办公费—通讯费,预算期间为3月,即可查询相应的预算使用情况。
八、预算系统的不足
A公司的预算管理系统仅对成本费用进行了预算管理,如果将收入等项目的预算管理功能加入,将变为一个全面预算管理系统,可为管理者提供更全面的决策信息。而从目前的系统构成与功能看,已具备将收入预算管理纳入的条件。
责任编辑 李斐然
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