财务一体化是指企业基于网络平台，对采购、销售、库存、生产等业务信息进行协同处理和监控的过程，实现信息流、资金流和物资流的合一。会展业普遍存在申请与审批等手续繁琐、业务流程不畅、客户退款时间长等问题，较低的管理效率影响了会展企业的经济效益。2013年起，温州会展中心开展了以财务一体化为核心的信息化管理改革，取得了较为明显的成效。

一、会展企业财务一体化的基本思路

财务一体化的基本思想是在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下，将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务和业务数据融为一体。图1是“事件驱动”的业务处理流程，当业务事件发生时，利用“事件驱动”发起业务处理。

传统财务会计流程下，一般是从业务流程中采集数据，经过对原始凭证进行加工处理生成各类账簿，最后以账簿、记账凭证为依据，编制财务报表对外公告给预期使用者。财务一体化下的信息处理流程是基于“事件驱动”，实现信息实时处理。

当业务事件发生时，按照统一的业务和信息处理规则在业务事件处理器内将业务事件基本数据和信息输入，形成一个业务数据库，数据库存储着各类财务与非财务的数据信息。而在业务数据库和报告工具之间存在一个实现财务一体化的关键接口。接口是一个包括事件接收器、凭证模板、生成器的信息平台，业务处理器和报告工具内的信息处理规则需要保持一致，以产生系统、高效、实时的会计信息。

二、温州会展中心财务一体化的实施过程

（一）会展中心财务一体化系统

温州会展中心主要有场地出租、配套设备出租以及相应的配套服务这三大业务板块。会展中心的主要业务处理过程：组委会将参展商的资料传递给会展公司，会展公司将资料导入Excel表中，再导入系统（此时系统会自动生成一些基本信息，比如租赁的场地面积，租金，保证金等）；公司对参展商的进场资质进行审核，审核通过后办理相应的手续，参展商拿到入场凭证才能进场进行搭建（搭建期间可能需要一些设备租赁的临时需求，此时就需要手动添加一些信息到系统中），相应的公司工程部门也会接收到新的业务需求信息，协助客户进行场地布置与搭建。财务人员进入系统的NC接口，到业务系统将经过统一信息处理规则加工处理后的客户信息档案（业务数据）导出，系统将根据已设置好的会计凭证模板，自动生成会计凭证和财务数据。

（二）基于财务一体化的业务流程设计

会展中心的业务往来主要发生在会展中心与组委会以及会展中心与展商之间。

1.会展中心与组委会的业务流程

开展之前的业务流程主要是会展中心销售部与组委会之间的洽谈协调。前期销售部人员与组委会进行档期、场地和租金等相关方面的洽谈，洽谈成功之后，销售部与组委会签订合同。组委会将被要求在进场前3天内提供相关参展商的信息，如参展商公司名称、展位号和联系方式等，并且提供相关的图纸。

财务一体化系统是以签订的合同为起点。合同签订完成之后组委会预付50%的款项，而销售部员工将组委会提供的EXCEL信息表导入相关信息系统内，并确认哪些费用是由组委会代缴，哪些将由参展商自缴，之后由销售部项目经理审核。销售部根据系统生成的相关信息将初步生成的“组委会收费清单”在开展前1天交给组委会确认，待确认无误后，组委会将被要求交足剩余的50%的预付款。而在会展期间发生的由组委会代参展商代缴的安装费、加班费、水电费等费用，将由销售部录入财务系统进行扣费。在参展商撤展之前，组委会要再次确认更改过的“组委会收费清单”，最后再由财务部根据余额多退少补。

2.会展中心与参展商的业务流程

参展商进入会展中心布展之前需先向销售部申报，并将押金充值至会员卡。办展期间发生的特装管理费用在报到时系统会预先自动生成大致要缴纳的金额。在参展商缴费之后，工程部将根据相关系统传输的有关客户需要安装配电箱的数据，并查明水电表费用录入系统。如果安装完成且无误则财务部将对组委会的预付款办理直接扣款手续；如果安装不成功且无法进行，工程部需要备注出现的问题，财务部将根据备注的信息进行退款操作。

在展会结束之后，保安部在确认参展商对场地及租用设备等无损坏且场地清理干净的情况下，才可登录财务一体化系统确认“撤展”审批。如果出现场地、租赁用品受损的情况，需经过保安等工作人员评估后才允许客户赔款，或要求客户自行修复完成后才撤展。若保安部无法进行损坏程度鉴定，此时需引入工程部进行鉴定，参展商根据工程部相关鉴定人员的要求进行赔款或者修复之后才可撤展。最后由财务部人员根据会员卡显示的余额或未缴纳款办理结算手续，实行多退少补。

财务一体化的基本思想是在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT环境下，将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务和业务数据融为一体。

三、财务一体化应注意的事项

（一）与软件公司联合开发财务一体化系统

当前会展行业没有成熟通用的软件系统，现有软件系统与各个企业业务板块核算需求不一定相符。会展中心需要分析自身业务需求，在此基础上与软件开发商合作，提出系统设计方案。合作软件开发商的选择既要考虑成本效益，也要考虑合作开发商经验等因素。温州会展中心结合公司业务与流程特征，与软件公司一起开发出了适合本企业的财务一体化软件，并在日常的工作实践中不断完善进行升级改造，使之较好地服务于公司的业务需求。

（二）系统规划，循序渐进

会展公司应系统规划、循序渐进地推进财务一体化工程建设，主要考虑两方面：一是统一认识需要时间。领导层对财务一体化工作重要性的认识有一个过程，财务一体化工程的组织动员也需要时间。二是基于业务驱动需求，做好财务一体化硬件设施建设的同时，还需做好相应的控制、监督、评价制度体系建设，相关制度的完善同样也需要时间。

（三）统一信息处理规则，保障数据质量

财务一体化系统构建后，公司业务活动直接传递到后面相关部门，如果业务处理上出现差错，必将导致传递到财务部门的数据也将出现错误，这就直接影响了财务的准确性。因此，在一体化的实施过程中，要利用统一的信息处理规则对相关业务进行处理，确保各个环节无缝对接。同时建立相关的查错纠错机制，严格要求数据的初始录入和处理，保障初始数据的准确性。

（四）做好部门间的协调，强化员工培训

为使各部门人员对财务一体化工作更加了解，减少推进业财务一体化阻碍，企业应加强部门间的沟通与协调工作，整合人力资源，生产管理，财务管理等信息，同时制定员工培训计划，提高员工综合素质。

（本文系浙江省财政厅第二批管理会计体系建设应用试点工作成果，同时受到教育部人文社科项目<16YJA630043>的资助）

责任编辑 王雅涵