时间:2020-04-08 作者:张国臣 (作者单位:昆仑保险经纪股份有限公司)
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摘要:
昆仑保险经纪股份有限公司(以下简称昆仑保险经纪)是中国保险经纪行业十强企业,业务涵盖风险咨询、保险经纪、保险公估三大板块。作为综合性区域公司,公司财务管理主要存在管理职能较分散、对公司决策支持力度不高、信息化建设相对滞后等问题,一定程度上影响公司市场化转型等战略目标实现的进程。针对存在的问题,昆仑保险经纪组织实施了“财务集中管理”项目,通过对重要财务政策的改革创新、财务资源的优化配置、财务行为的集中统一,形成统一、优质、高效的会计核算、资金管理、预算管控、风险控制体系和运行机制,助力标准化、流程化、信息化和集中化财务管控目标的实现。
一、主要做法
财务集中管理面临流程复杂、环节多、空间跨度大等问题,对项目安全平稳实施带来很大挑战。为此,昆仑保险经纪认真开展调研,组织召开启动大会,积极宣传动员,统一公司上下认识。同时,成立领导小组,统一指导方案的实施和部署;下设制度编写、核算对接和账户清查三个工作组,负责方案的具体实施工作,确保项目各项工作安全平稳过渡。
为保证项目实施质量,项目分阶段、按批次有序推进。首先,选择在北京分公司进行试点,在取得经验后再组织部分单位运行实施...
昆仑保险经纪股份有限公司(以下简称昆仑保险经纪)是中国保险经纪行业十强企业,业务涵盖风险咨询、保险经纪、保险公估三大板块。作为综合性区域公司,公司财务管理主要存在管理职能较分散、对公司决策支持力度不高、信息化建设相对滞后等问题,一定程度上影响公司市场化转型等战略目标实现的进程。针对存在的问题,昆仑保险经纪组织实施了“财务集中管理”项目,通过对重要财务政策的改革创新、财务资源的优化配置、财务行为的集中统一,形成统一、优质、高效的会计核算、资金管理、预算管控、风险控制体系和运行机制,助力标准化、流程化、信息化和集中化财务管控目标的实现。
一、主要做法
财务集中管理面临流程复杂、环节多、空间跨度大等问题,对项目安全平稳实施带来很大挑战。为此,昆仑保险经纪认真开展调研,组织召开启动大会,积极宣传动员,统一公司上下认识。同时,成立领导小组,统一指导方案的实施和部署;下设制度编写、核算对接和账户清查三个工作组,负责方案的具体实施工作,确保项目各项工作安全平稳过渡。
为保证项目实施质量,项目分阶段、按批次有序推进。首先,选择在北京分公司进行试点,在取得经验后再组织部分单位运行实施。实施过程中不断规范差异、总结共性、形成模板,在保证效果的前提下全面推广,最终经过一整年时间完成全部12家分、子公司的会计核算等业务上划工作。其次,协同有序推进财务管理信息系统的升级、优化,为项目实施提供技术保障和操作平台,保证项目各项工作按时保质有序推进。
二、建立人员集中考核与管理机制
(一)精简财务团队,优化人员配置
项目实施前,公司各单位配备会计和出纳人员,财务核算和人员管理相对分散、独立,不利于总部实施监管。为改变这种状况,公司通过集中上划会计核算等业务,精简各单位财务人员,增加总部管理会计人员,构建统一集中的管理机构,着力实施团队建设。通过转变用人观念,改变选拔机制,采用市场化招聘和内部竞聘相结合的方式,完成总部预算控制、会计核算、资金管理三大业务团队及各单位财务管理会计的配置,构建起高效运转、总分联动的组织架构。
(二)细化岗位职责,提高工作效率
以“以事定岗,以岗定人,人事相宜”为原则,公司重新调整、设置财务岗位,制作岗位工作牌,细化岗位职责。建立“日工作计划、周工作总结、半月总部例会和月度视频工作会”日常工作管理机制;安排专人负责跟踪、监督部门及各岗位重点工作落实和进展情况;同时采用工作视频会形式,加强对分公司的管控,有效提高部门整体工作效率和完成质量。
(三)强化绩效考核,构建高效团队
项目实施过程中,公司始终把人才培养和考核工作作为首要任务来抓。财务部实行全员月度绩效考核制度,针对不同岗位设定不同的考核目标和标准,并严格进行评分,考核结果直接与绩效工资挂钩;部门领导定期组织绩效面谈,帮助员工改进绩效,促进员工成长;各单位财务人员统一纳入总部考核,提高其工作独立性,加强总部对分公司的监管。通过把绩效考核结果与员工职务升降、培训发展、劳动薪酬相结合,使员工潜力得到充分发挥,逐步打造出一支训练有素、精干高效的职业化、专业化财务团队,为公司财务工作及项目实施提供优质人力资源和专业技术保障。
三、建立会计集中核算体系与运行机制
实行财务集中管理,会计集中核算是基础和关键。核算业务上划后,公司总部核算工作量和难度大幅增加,给财务部带来严峻考验。为此,公司采取一系列措施,逐步构建起完善的会计核算体系。
(一)完善动支申请功能,强化事前控制
费用动支通常是企业预算执行、费用开支的第一步,是加强费用管控的重要手段。公司在原有基础上进行了系统优化和整合。通过完善动支申请使用规则,优化动支申请表单及审批流程,开发动支申请自动关联预算指标功能,实现预算指标使用和成本开支的在线监督和自动管控,有效预防和控制违规开支和浪费情况的发生,从源头上保证集中核算工作的质量。
(二)建立统一核算标准,提高核算效率
针对各单位核算水平参差不齐、公司规章制度执行不统一等问题,公司组织编制、下发各项规范基础业务核算规定和要求,对原始单据、票据粘贴、附件命名、业务流转、凭证摘要、辅助核算等方面做了详细规定。定期组织开展财务自查、现场检查、专项检查,及时发现、整改核算过程中存在的问题。通过集中管控,逐步建立起统一有效的核算标准,同时严格要求财务人员规范操作,有效提升会计信息质量。
(三)优化业务核算流程,加强总部稽核
会计集中核算后,总部核算难度和风险大幅增加,公司急需优化业务核算流程、加强总部稽核。公司通过新增收入管理、发票管理、往来核销等申请表单和流程,完善业务核算流程;增加总部核算岗、稽核岗和资金岗审核节点,加大审核监督力度;规定各业务、各环节流转和完成时间,保证各项业务高效、有序运转。
(四)完善财务管理制度,健全制度保障
根据集中项目实施过程中出现的新情况、新问题,公司先后出台了一批财务管理制度和实施细则,相继废止了各单位形形色色的旧政策、老办法,使公司财务制度管理与执行工作达到了高度统一,使公司会计核算和财务管理做到有制度可循、有标准可依,为公司财务充分发挥核算和监督职能提供了制度保障。
四、建立资金集中管理与运作机制
资金是企业的血液,资金管理是财务管理的中心。公司以会计集中核算为契机,重点加强资金集中管理,牢固树立“现金为王”的理念,不断提高资金使用效率和收益水平。
(一)实施收支两条线,严控资金收支
各单位收入账户实行“零余额管理”,营收资金自动归集总部;支出账户仅限于收取公司下拨备用金和日常开支结算,严禁收取其他款项;银行账户设置和审核权限统一归集总部,账户资金总部统一调度。通过严格执行“统收统支”管理模式,实施收支两条线,有效控制了各单位坐支等违规现象发生,为加强公司资金集中管理提供了有力保障。
(二)制定资金计划,提高资金使用效率
公司一切支出严格遵循“先有计划,后有支出”、“先有动支,后有付款、报销”原则,严禁超计划、超预算开支。利用资金平台,公司根据年度预算统一制定年度资金计划,严格执行预算管理要求。各单位按照年度预算指标,按月、分周编制资金计划,总部审核后按周拨付备用金。通过加强资金计划管理,大幅减少了资金沉淀,提高了资金使用效率。
(三)实行“周资金考核”制度,强化资金考核
资金考核从月缩短为周,公司严格实行“周资金考核”制度,按周拨付备用金,按周进行资金考核,重点考核资金计划上报的及时性、执行的准确性以及综合管理水平。公司总部根据各单位周资金计划及完成情况,次月进行综合考评,并予以反馈。通过缩短考核周期、加大考核力度,增加了开支透明度和计划性,提高了资金使用效率,保障了资金使用安全。2015年公司整体资金计划执行准确率提高到95%以上。
(四)实行全流程应收账款管控,加快资金回笼
加强事前控制:完善系统收入管理功能,开发发票管理子模块,实现线下操作和线上审核有效衔接,强化营收资金业财稽核,有效规避收入确认风险。加强事中控制:定期编制应收账款分析报告和发布业务通告,加强应收账款专项分析,督促各单位加快收入确认和欠款催收,减少坏账、呆账的发生。加强事后控制:定期组织召开清欠会,针对陈年老账,逐家逐笔落实回收时间、欠款原因、责任人、催收措施、预计回款时间等,实时跟踪应收账款变化情况,加快资金回笼。项目实施后,公司2015年综合回款率高达97%,清欠效果较以前年度明显提升。
(五)充分利用“资金池”效应,提高投资理财收益
公司利用资金集中管理形成的“资金池”效应,谨慎权衡收益和安全,合理安排投资理财项目,提高资金收益。通过加强银企合作,保持资金流动性、安全性、收益性的适度平衡;通过与银行建立信息反馈机制,实时了解金融市场动态,控制资金风险;根据金融环境变化,及时调整投资方向,确保本金及收益履约执行。项目实施以来,公司资金理财收益年均增加900万元。
五、建立全面预算管理体系
公司从自身经营管理现状出发,采取了多项措施,推进全面预算管理体系建设,加强预算集约管控,有效发挥其战略引领和价值导向作用。
(一)推进全面预算管理体系建设
增加预算管理系统模块,实现动支申请与预算额度自动关联,业务推动费根据收入完成进度自动分配,逐步完善预算管理系统化建设;完善《全面预算管理办法》,对全面预算管理的调研、编制、上报、下达、控制、分析、调整及考核等管理工作进行规范,形成公司“战略规划、业务计划、财务预算和业绩评估”四位一体、高效运转的预算管控体系和运行机制。
(二)抓好预算管理的重点环节和过程控制
重视预算调研工作,组织测算18项日常成本费用定额标准,为预算编制和管控提供依据,提升预算编制科学性、公平性;每月编制预算执行报告,对预算完成情况进行分析,实时提出相应的改进措施,加强预算执行的跟踪检查和过程控制,确保公司资源得到有效利用。
(三)加强对预算执行结果的分析和应用
新增预算分析岗和分析人员,创新预算分析功能,为公司管理层决策提供财务支持,促使预算管理良性循环。加强预算配置效益分析,研究并实施推动市场化业务发展政策,积极应用预算分析成果,实现公司资源向高效益和市场化业务倾斜,充分发挥预算的价值导向作用。
六、构建财务管理信息系统和风险在线管控体系
会计集中核算后,公司组织对财务管理信息系统进行大范围、深层次的改造和优化,先后共提交172条改造、优化需求,逐步构建起较完善的财务管理信息系统和风险在线管控体系。
(一)优化动支申请功能,强化在线自动监控
新增业务招待费、会议费、其他动支申请表单,实现动支申请全覆盖;改造资产采购申请、出差申请、物品采购申请,提高动支申请的适用性;强化差旅费、资产采购、大额物品采购的动支审批,加强日常费用管控;开发动支申请自动关联预算指标功能,自动控制超预算开支。
(二)开发收入管理模块,防范收入确认风险
根据行业监管要求和公司收入核算现状,开发收入核算系统模块,重点加强收入、收款确认的管理;开发发票管理子模块,实现发票全流程在线管理,有效保障公司收入完整性、合规性,提高收入核算效率和在线监控水平,防范收入确认风险。
(三)完善业务核算流程,加强审核监督力度
通过增加成本费用、资金审核节点,细化资金内部周转流程,新增拨转款业务核算流程,完善费用计提表单及流程,同时加强核算流程的执行过程分析等,全面加强审核监督力度。
(四)开发预算管理模块,优化公司资源配置
系统中建立公司年度预算数据库,动支申请表单中加入年度预算和预算剩余额度字段,并开发预算剩余额度计算公式,自动控制超预算动支申请,为公司预算管理提供了重要技术支持。另外,按收入完成进度核定业务推动费预算总额,形成收入与费用联动机制,有效优化公司资源配置。
(五)开发“业财融合”项目,提升经营财务分析
项目利用财务集中管理成果,重点加强对公司业务、财务数据集成、整合、加工和分析,实现收入、成本费用、应收账款和损益等财务报表和相关指标的自动计算和基础图表、报告的生成和展示,并开发往来款项相关提醒和警示功能,业务、财务数据实现深度开发、高度集成、有效利用,公司经营管理过程中的深层次矛盾、差异、问题和风险得到有效挖掘和管控,有效助力公司经营发展。
责任编辑 刘霁
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