时间:2020-04-08 作者:李代萍 (作者单位:四川大学财务处)
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摘要:
中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号),以下简称《意见》,提出要改进中央高校、科研院所教学科研人员差旅费管理。中央高校、科研院所可根据教学、科研、管理工作实际需要,按照精简高效、厉行节约的原则,研究制定差旅费管理办法,合理确定教学科研人员乘坐交通工具等级和住宿费标准。
差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,是高校科研经费报销中的重要内容。笔者结合高校的财务工作,为各高校制定新的差旅费管理办法提出一些建议。
一、城市间交通费管理
城市间交通费是指工作人员到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。实际中,差旅费中出行方式的选择越来越多样化,如租赁车辆、搭顺路车、自驾车等等,使得交通费原始票据的表现形式不仅仅有汽车票、火车票,飞机票等,还有其他发票。
目前对于乘坐汽车、火车、飞机等传统交通工具的城市间交通费的管...
中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号),以下简称《意见》,提出要改进中央高校、科研院所教学科研人员差旅费管理。中央高校、科研院所可根据教学、科研、管理工作实际需要,按照精简高效、厉行节约的原则,研究制定差旅费管理办法,合理确定教学科研人员乘坐交通工具等级和住宿费标准。
差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费,是高校科研经费报销中的重要内容。笔者结合高校的财务工作,为各高校制定新的差旅费管理办法提出一些建议。
一、城市间交通费管理
城市间交通费是指工作人员到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。实际中,差旅费中出行方式的选择越来越多样化,如租赁车辆、搭顺路车、自驾车等等,使得交通费原始票据的表现形式不仅仅有汽车票、火车票,飞机票等,还有其他发票。
目前对于乘坐汽车、火车、飞机等传统交通工具的城市间交通费的管理已经趋于成熟,科研人员对于选择这些传统交通工具出差的报销规定几乎不存在争议。城市间交通费的管理关键在于对自驾和搭顺风车方式出差费用的管理。在实际报销中,自驾的差旅费交通凭据与传统的交通票有很大区别,搭顺风车情况下更是没有交通费的票据。在新形势下高校应如何制定实施细则才能既保证会计事项的真实性,又能更好地服务于科研项目?科研经费会计工作中既需要通过内控来保证经济事项真实性,又要为科研项目的顺利进行提供经费保障,只要能证明出差事项的真实性和相关性,差旅费就可以报销。因此在制定细则时对于自驾和搭顺风车这种与传统城市间交通费有区别的费用可以这样规定:科研人员出差鼓励乘坐社会交通机构提供的交通工具,特殊情况需要自行驾车出差的,必须经学院审批后方可出行,自驾期间不再计发市内交通补助。报销自驾差旅费时,需提供审批单、来回过路过桥费票据或者高速公路ETC记录单,以确保事项的真实性。搭顺风车出差则建议提供车主驾驶证复印件、车牌号及联系方式并经负责人签字确认后方可报销。
另外,高校差旅费管理作为新政下放给项目承担单位的权限之一,高校可根据实际情况制定适合科学研究规律的实施细则。科研人员的年龄构成与一般行政人员的年龄构成有很大的区别,相比于一般公务出差,以业务性质出差的科研人员有很大一部分是年龄偏大的老教授。因此对于年龄偏大的老教授或者行动不便的科研人员出差的情况,可以制定特殊规定,放宽乘坐交通工具的标准,可参照上一级别的人员标准执行。
二、出差补助的制定
出差补助主要包括伙食补助和市内交通补助,此次《意见》出台之前各高校使用科研经费报销差旅费是参照《中央和国家机关差旅费管理办法》执行。伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,按规定标准包干使用;市内交通费按出差自然(日历)天数计算,每人每天80元包干使用。对于差旅费的补助天数的规定都是按照出差自然(日历)天数计算。在科研出差中,由于科研活动的不确定性和科研人员时间的灵活性,很多时候出差人到某个地方调研、参会,出于一些个人原因会提前到达或者出差结束后滞留几天,在制定实施细则时这些情况下差旅费的补助不能单纯按照出差的自然天数计算,为了明确标准、计算方法和报销要求,可以根据会议通知或者邀请函上列明的时间确定。
另一方面,在高校中有很多的学生会参与项目的研究,为了能更好地培养学生的学习研究能力,学生经常也会使用老师的科研项目经费出差。参与科研项目的学生的补助能否参照教职工的补助标准计算呢?
笔者建议补助可由项目负责人在教职工标准内根据每次出差的实际情况自由确定补助金额,只要不超过教职工标准,学生补助金额的多少可由项目负责人决定。项目负责人没注明学生具体补助金额的,可默认为教职工标准的50%。对于学生的补助金额可给予科研负责人更多的决定权。
三、住宿费的管理
住宿费是差旅费的主要项目之一。《中央和国家机关差旅费管理办法》(财行[2013]531号)第十四条规定出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内,选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》(财行[2015]497号)第三条也提到调整后的差旅住宿费标准是中央和国家机关工作人员到各省会城市、直辖市、计划单列市出差的住宿费上限标准,各类人员应当坚持勤俭节约原则,根据职级对应的住宿费标准自行选择宾馆住宿(不分房型),在限额标准内据实报销。这两个文件都规定了出差人员需在住宿标准内选择宾馆住宿。科研项目具有不确定性和灵活性,在实际科研项目出差中由于事情紧急或临时通知急需出差,而出差地相应标准的宾馆已订满或者出差地周围没有对应级别的宾馆,导致无法在住宿标准内选择宾馆。在实际财务报销中也会遇到科研人员超标准住宿的情况,这种情况在前面两个文件中是不予报销的,但科研经费中的差旅费和公务出差有很大的区别,科研项目的总经费中对差旅费做了预算,且年度结余经费可以结转下年使用,科研人员不会无缘由浪费经费。因此在制定住宿费这一项细则时可以适当调高标准。
另外,对于科研经费差旅费报销中住宿费的标准,财政部根据不同的城市做了硬性的规定,其中对标准的单位是:元/人/天。在实际的报销中住宿费如果按照元/人/天计算,那么相同级别的人由于出差时间的差别会导致每晚标准的不同,比如A教授从8月1日22点出发乘坐火车至某地,8月2日14点到达,8月5日22点回程,8月6日14点到达。那么A教授实际出差自然天数为6天,住宿天数为3晚。B教授从8月1日9:00出发,同日20:00到达同一个城市,8月6日9:00回程,同日20:00到达,那么B教授的实际出差自然天数为6天,住宿天数为5晚。然而出差的天数相同,6天住宿标准总额相同,但是每晚的标准就会相差很大。为了解决这种差异,避免出差人因时间不同导致实际住宿标准不同可能产生的争议,在制定实施细则时以实际住宿天数为准,提供的住宿发票上列明住宿天数,如发票上无法列明天数,需提供入住宾馆标明入住时间和退房时间的结账单,且住宿发票开具的天数在会议期间内以不超过标准报销。此外,建议将住宿标准的单位改为:元/人/晚。
四、野外调研费用报销的管理
在野外调研活动中,特别是一些偏远地区的调研,由于调研目的地不具有适宜的消费性设施,不能获取发票,以致野外差旅费的报销困难重重。《意见》提出,对于难以取得住宿费发票的,中央高校、科研院所在确保真实性的前提下,据实报销城市间交通费,并按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。综上可知当前制度的出发点主要是保证会计事项的真实性,因此野外调研差旅费报销中如果没有相应发票就必须要有相关可靠的证明来佐证。
科研人员在野外考察发生费用但不能获取发票时,可以用以下方式来证明事项发生的真实性。这里按交通费、住宿费的各种特殊情况制定了以下各种组合情况下的野外差旅费的报销方法,以供各高校制定实施细则时参考,如表1所示。
责任编辑 王雅涵
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