摘要:
集中:信息系统和管理意志的统一
作为财务共享服务中心人员的集中工作地点,财务共享服务中心选址主要考虑的因素包括人力资源和日常运营成本。目前成为热门财务共享服务中心建设聚集地的城市,如成都、西安、大连等,其共同特点是人力资源丰富、用工成本相对较低、平均薪酬水平远低于一线城市、办公场地成本如房屋租金等相对较低。
但笔者认为,在技术手段日新月异的今天,信息系统的集中统一才是财务共享服务中心提供集中会计服务的关键技术支撑。财务共享服务中心建设的主要适用对象是多分子公司、跨地域的集团型公司,而信息系统的统一恰恰能使集团实现对成员单位的跨越空间和时间管理。然而,没有一个信息系统能解决集团化、多元化企业的全部信息管理诉求,因此,在集中的初始阶段,应在多信息系统并存的情况下选择保留一个核心系统,同时将同一功能的信息化系统归置成一个,实现信息系统同源,最后再将多个不同功能的信息系统进行整合。
此外,笔者认为,财务共享是将集团会计需求和会计服务进行整合的过程,目的是通过专业化分工提升基础会计业务的处理效率和质量,为高层财务管理人员节省精力进行财务管理决策。但不可否认的是,财务共享毕竟是...
集中:信息系统和管理意志的统一
作为财务共享服务中心人员的集中工作地点,财务共享服务中心选址主要考虑的因素包括人力资源和日常运营成本。目前成为热门财务共享服务中心建设聚集地的城市,如成都、西安、大连等,其共同特点是人力资源丰富、用工成本相对较低、平均薪酬水平远低于一线城市、办公场地成本如房屋租金等相对较低。
但笔者认为,在技术手段日新月异的今天,信息系统的集中统一才是财务共享服务中心提供集中会计服务的关键技术支撑。财务共享服务中心建设的主要适用对象是多分子公司、跨地域的集团型公司,而信息系统的统一恰恰能使集团实现对成员单位的跨越空间和时间管理。然而,没有一个信息系统能解决集团化、多元化企业的全部信息管理诉求,因此,在集中的初始阶段,应在多信息系统并存的情况下选择保留一个核心系统,同时将同一功能的信息化系统归置成一个,实现信息系统同源,最后再将多个不同功能的信息系统进行整合。
此外,笔者认为,财务共享是将集团会计需求和会计服务进行整合的过程,目的是通过专业化分工提升基础会计业务的处理效率和质量,为高层财务管理人员节省精力进行财务管理决策。但不可否认的是,财务共享毕竟是对传统会计职能和架构的颠覆性重构,因此必然会遭遇一些惯性阻力。而来自顶层高管的强有力支持、集团各层关键财务人员的思想统一则是顺利进行共享切换的必要组织保障。集团总部对下属成员单位关键财务岗位委派和轮岗制是实现这一目标的常见方式。
服务:先进、标准化、引导式
财务共享服务中心作为一个服务机构,以提供会计服务为核心职能,但怎样的“服务”才是适当的服务呢?笔者认为首先要规避两个认识误区:一是将“服务”理解成“服从”。财务共享服务中心与共享对象的权利义务通常是以共享服务水平协议加以约定的,其中通常以投诉率指标作为服务结算的抵减条款,同时,集团内部还往往需要接受服务满意度这个考核指标。这使得财务共享服务中心对客户需求的满意度甚为在意,导致为让客户满意而有求必应。二是将“服务”理解成“随便”。一些企业实现财务共享后往往无视客户的合理需求,缺少对业务再优化的自我驱动力,这会使得财务实现共享后服务水平不升反降。
基于以上两点认识误区,笔者提出,财务共享服务中心所提供的集中会计服务应体现以下三个特点:一是先进性。集团公司成员单位之间往往存在同类业务,在未实现财务共享服务前,这些业务的处理方式往往不尽相同。财务共享服务中心作为整个集团财务信息的集散中心,不应只是简单地将会计处理行为移管过去,而应对业务类型进行归置,按类型取长补短、形成集团内的先进实践并复制推广。二是标准化。财务共享服务中心的批量作业特性类似于工厂流水线,每个工位处理的工作类别少、数量大,通过对单个工作内容多次重复,可提高单个作业岗位的速率,进而提高整体业务处理速率。三是引导式。改善会计过程或结果的最好着力点往往是在业务端,但业务人员又往往对会计工作并不熟悉,因此,会计人员需要在了解业务原理、业务流程及业务诉求的前提下,主动与业务人员沟通,以引导企业业务流程的梳理和再造。
会计:适用于但不仅限于会计业务范畴
财务共享服务中心所提供的服务除会计服务范畴还包含延伸服务。
会计服务包括:一是会计账务处理,即提供公司日常运行活动的记账服务,包括日常费用、人员工资及附加、财务费用及固定资产等资本性支出的会计核算。二是生成财务会计报表。为缩短估计项和调节项确认过程,财务共享服务中心采用规则嵌入化加业务系统前置化。例如,对于存货减值准备,可在系统中设定减值测试基础价格口径,如最近三月采购订单平均价,从而锁定比价基数,通过系统自动计算出应计提减值准备,不仅快速准确,还能有效降低通过人为调节比价基数口径而影响财报结果的舞弊风险。当然,这需要完善的物料管理系统为前提。三是生成管理会计报表。管理会计报表与财务会计报表数据同源,只是生成规则有差异,因此可通过建立完整的管理会计报表编制规则或在财务会计报表基础上通过管理会计调整分录后得到。四是生成财务会计报告。财务会计报告相对于报表而言,主要增量是主表之外的附表及文字性描述。附表跟主表一样,有数据源和报表生成逻辑,即有快速自动生成的条件,但文字性描述往往是非标准的,包含较强的主观倾向性,不适合由财务共享服务中心完成,或者说共享效果并不佳。
延伸服务包括:一是基本结算服务。财务共享服务中心的银企直联系统是通过建立企业信息系统与银行网银系统的对接,实现企业结算信息自动触发银行网上支付或银行网上收款信息,进而驱动企业信息系统的会计记账,同时可自动生成精确的银行未达账项对应关系表,极大提升收支类会计业务的处理速度和准确性,从源头上解决资金挪用、隐匿等风险问题。二是票据管理。虽然我国已推出电子银行承兑汇票,但纸质票据在票据市场仍占据很大比例。以笔者所在公司为例,为避免票据在长途寄送中的丢失风险和时间滞后等问题,公司选择了一家全国网点分布与公司收票点重合度较高的银行作为合作行,采用就近交票至分支行,分支行分别验票收质并汇集成池。企业财务共享服务中心通过银企直联系统获取集团完整票据信息,成为统一的信息调集中心和票据运用的指令中心,大大提升了票据管理和利用效率。三是税收服务。由于税务属地管理原则,许多财务共享服务中心并未将税收服务纳入共享服务范畴。但笔者认为,随着税务部门信息化管理程度的不断提升,其实很大一部分基础税务工作具备被共享的条件,如税收申报表的生成。税收申报数据通常是在会计结果基础上进行纳税调整得到的。在财务共享服务模式下,企业可对纳税规则进行顶层设计和配置并嵌入会计信息系统中,从而在会计结果产生的同时得到纳税申报数据,如此可有效避免在同类业务上由不同人员重复判断、重复计算的人力资源浪费,提高同类税收业务处理的一致性,实现规模效益。
(本文作者系全国会计领军<后备>人才企业类六期学员)
责任编辑 李卓