摘要:
作为一种新型的管理模式,共享服务的本质是由信息网络技术推动的运营管理模式的变革与创新。在财务领域,它是基于统一的会计核算方法、统一的系统平台、ERP系统、操作流程等来实现的。实际工作中,财务共享服务中心的搭建及维护管理是至关重要的环节,从理念树立到具体实务操作都需要非凡的气魄和强大的执行力。
(一)梳理业务分工及流程,统一会计语言
财务共享服务中心将不同业务单元的实体会计业务集中起来记账和报告。首先,应注重整体规划,必须明确各层级组织和人员分工,明晰所有具体业务流程。其次,必须在企业整体层面实现各系统的有机整合,统一技术标准、编码规则和各种系统参数。只有实现了数据定义统一、会计科目统一、会计核算流程统一和会计账套统一的共同会计语言,才能消除信息孤岛,加快会计信息的处理速度,真正降低财务业务处理成本,实现财务工作的集约化和标准化。
(二)搭建统一的共享服务IT平台,明确各业务功能模块
在构建明确的各层级财务职能分工及统一标准后,系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的关键一步,需要建立强大的网络系统以及企业信息系统平台。财务共享系统一般由多个功能模块组成,主要包括数据处...
作为一种新型的管理模式,共享服务的本质是由信息网络技术推动的运营管理模式的变革与创新。在财务领域,它是基于统一的会计核算方法、统一的系统平台、ERP系统、操作流程等来实现的。实际工作中,财务共享服务中心的搭建及维护管理是至关重要的环节,从理念树立到具体实务操作都需要非凡的气魄和强大的执行力。
(一)梳理业务分工及流程,统一会计语言
财务共享服务中心将不同业务单元的实体会计业务集中起来记账和报告。首先,应注重整体规划,必须明确各层级组织和人员分工,明晰所有具体业务流程。其次,必须在企业整体层面实现各系统的有机整合,统一技术标准、编码规则和各种系统参数。只有实现了数据定义统一、会计科目统一、会计核算流程统一和会计账套统一的共同会计语言,才能消除信息孤岛,加快会计信息的处理速度,真正降低财务业务处理成本,实现财务工作的集约化和标准化。
(二)搭建统一的共享服务IT平台,明确各业务功能模块
在构建明确的各层级财务职能分工及统一标准后,系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的关键一步,需要建立强大的网络系统以及企业信息系统平台。财务共享系统一般由多个功能模块组成,主要包括数据处理模块、数据影像模块、流程管理模块、银企直连模块等。财务共享服务具体业务十分繁琐,但都必须将不同业务在系统中集成固化下来,例如怎样利用网络进行电子化审批,使审批流程自动逐级流转;怎样将业务电子单直接关联财务做账,从而自动生成会计凭证;怎样在电子单中显示各类票据,以便各级领导和财务人员检查核对等,都需要全面考虑,这都极大地依赖IT系统的支持。
以费用报账流程操作为例,财务共享服务中心集中负责所有成员单位的会计交易处理业务,各成员单位安装扫描设备,向共享服务中心传输票据影印件,共享服务中心根据票据影印件进行会计交易处理。以下为费用报账的操作要点和流程:
1.操作要点:①成员单位通过SSC(共享服务中心)财务审核系统进行报账。②逐级在SSC财务审核系统实行电子审批,取消手工签批。③所有报账依据由扫描员通过影像系统扫描传递。④纸质原始单据粘贴单由扫描员统一邮寄至财务共享服务中心。
2.操作流程:①经办人员按照“原始凭据粘贴单”的要求粘贴原始票据,完整填报相关信息,包括开支项目、经办人、金额、票据张数、票据初核员等。②送票据初核员审核票据粘贴的规范性和经济事项的真实性后,登录SSC财务审核系统,发起网上报账流程,系统自动生成一张带有条形码的费用报账单。③打印费用报账单,连同原始单据粘贴单,交指定的财务共享服务中心扫描点,上传影像,点击提交审批。④逐级审批完成后,SSC处理完毕,钱款将直接打入报账人员专门的员工卡内。
(三)推进财务共享服务中心应把握的原则
企业在筹划构建财务共享服务中心时,要破除一些传统的认知和习惯,把握一定原则:一是顶层设计的原则。集中管理势必带来原本处于自由王国的各成员单位被“削藩”的效果,这是企业管理方式的重大变革,需要高层管理人员强力推动和各层级员工的大力支持。同时,全面完整的信息处理需要强大的IT平台、统一的“语言”和训练有素的各层级职员,没有顶层的设计和推动,很容易造成建设失败和投资浪费。二是分步实施的原则。共享中心从筹办到实施,不仅需要花费巨大的成本,而且人员培训、调配也是一项复杂的工程,不能“赶时髦”、追求“一步到位”。目前企业一般采用从逐步实施、试点实施到全面实施的方式逐步推行,同时应针对不同地区、不同产品、不同商业模式等,在统一规划的基础上,像搭积木一样,成熟一个,推动一个,最终达到全面运用的目的。三是适用有效的原则。任何先进的管理方法都必须与企业的实际情况结合起来,才能发挥其最大效用。通常认为,符合如下特点的企业比较适合建立财务共享服务中心:一是企业达到一定的规模,分支机构众多,有集中财务管理的需求,二是企业经营相对单一,若在多元化经营的企业中,因核算重点不同,应考虑按行业提供财务共享服务,或者分行业逐步搭建共享服务平台。
(本文作者系全国会计领军<后备>人才企业类八期学员)