【编者按】

永辉超市是我国首批将生鲜农产品引进现代超市的流通企业之一，目前已发展成为以零售业为龙头，以现代物流为支撑，以现代农业和食品工业为两翼，以实业开发为基础的大型集团企业。近年来，通过建立财务共享平台，永辉超市实现了减员增效、标准化管理，企业效益显著提升。截至2016年4月30日，永辉超市在全国共拥有门店398家（不含会员店）。公司2015年实现营业收入421.45亿元，同比增长14.75%，实现净利润6亿元。为进一步了解永辉超市的财务共享情况，本刊记者专程赴永辉超市总部，对永辉超市股份有限公司副总裁、财务总监朱国林进行了专访。

记者：近年来，财务共享服务在国内呈现高速发展的态势，企业越来越认识到财务共享服务带来的价值。在这样的背景下，诸多大型企业集团也将建设财务共享服务中心纳入日程。永辉超市是在什么样的背景下实施财务共享的，主要实施了哪些内容？您认为实施财务共享的价值体现在哪里？

朱国林：目前永辉超市在全国有近400家门店，遍布17个省市，且近几年每年的增长速度都在15%～20%之间，比较稳定。每天有将近160万～170万客人来永辉门店购物，这160万～170万单全部输入到系统里，数据要传输、记账、核算，对系统和人员的要求非常高。营业收入和门店数量的不断增长，对永辉超市的经营和财务管理提出了挑战：如何打造强健后台，以支持店面网络的异地快速扩张？如何增强总部的集中管控能力，防范业务经营的潜在风险？如何有效地降低后台运作成本，提升盈利水平？如何提升财务对业务的支持，实现财务价值创造最大化？我们想到了财务共享。2011年年底公司上市之后，我们进行了SAP系统更新，同时启动财务共享中心的建设。在面临上线、系统改造和组织变革等多重压力的情况下，2012年12月，我们第一批财务共享中心上线。当时永辉全国有200家店左右，分布在十五六个省市，财务人员有近500人。核算、供应商对账、应收账款以及单据的邮寄、费用报销工作全部在各大区（省、市），每个省、市都有一个独立、完整的财务团队。到2013年6月，财务共享工作初步完成。共享之后，我们把分散在原来各大区的职责全部收到福州总部来了。

永辉超市财务共享主要实施了以下内容：一是应付账款，包括供应商主数据维护、对账、发票数据输入、付款安排、与外部供应商对账和接受查询等内容；二是收入应收款，包括客户主数据维护、合理性检查、资金日报表核对、资金各状态的账务处理、业务系统与财务系统的数据核对、报表分析、与外部客户对账和接受查询等内容；三是费用管理，包括员工主数据维护、报销合规性检查、报销数据录入、付款运行、费用报表分析和接受查询等内容；四是资金管理，包括收支管理和银行对账、银行账户开户与销户、银行账户体系设置和维护、资金调拨处理和提供资金运作的决策支持信息等内容；五是总账与报表，包括维护科目、成本中心等主数据、编制总账凭证、关账业务、编制标准报表、常规报表分析、进行内部往来对账和接受查询等内容。以费用报销为例，我们在OA办公自动化软件里面开发了一个审批系统。如果北京的某个同事想要报销一笔差旅费或办公费，他在本地系统上发起，所有的审批流程都在系统里实现。审批完成，他把单据寄到福州总部共享中心。共享中心的同事根据审批流的通过情况和单据的真实核准情况完成整个流程。如果报销的钱是个人垫付，我们就通过资金管理系统把该笔资金打到该员工的工资卡中。整个流程高度集中，资金的走向非常清楚，同时减轻了基层财务人员的工作量。

具体来说，实施财务共享之前，永辉超市有200多家门店，全国的财务人员近500人。实施共享后，2013年年底，永辉超市有300多家门店，财务人员刚刚超过400人。到目前为止，永辉超市全国现有门店近400家，全国的财务人员只有430多人。以前每开一家店，都需要有2～3名财务人员，现在只需要1名现金管理人员即可。效率提升了，人工费用却下降了，同时流程更加规范、严谨。账期由系统设定，避免了人为干预。费用报销集中在总部，按照流程和标准，如果发票金额不符或者与申请单事项不一致，将会要求说明理由或直接退回，避免了地方负责人的人为干预。

记者：对于大型连锁零售企业来说，供应商对账是不得不面对的难题之一。永辉超市通过推行供应商对账和结算无纸化化解了这一难题，您能详细谈谈吗？

朱国林：门店的快速增长和区域的不断扩张，导致永辉超市供应商数量剧增。截至2015年9月，永辉超市供应商数量超过1万家，呈现多、杂、乱的特点，共享中心结算压力较大。2015年年底，永辉超市在原有结算系统基础上引入了电子签章和发票管理系统，实现了供应商无纸化对账。无纸化结算模式能减少3～5天的快递周期，同时系统自动化操作方式使共享中心结算人员从50人优化为33人，结算效率和供应商满意度均有较大程度的提升。

以供应商无纸化结算工作为例：一是前期准备工作，供应商要做的工作包括：①填写信息采集表；②具备无纸化系统权限，安装VSS系统（永辉超市供应商服务系统）、电子签章、发票管理系统、发票抽取软件；③向永辉超市采购部门申请维护成无纸化供应商，并设置对账日。二是无纸化结算操作步骤：①对账：供应商登陆对账系统，在线确认供应商业务单据→系统自动匹配，产生对账信息单→供应商核对对账信息单，无误后进行电子签章；②票核：供应商根据对账信息单开具增值税票→抽取发票数据至发票系统产生匹配通知单→供应商将匹配通知单和发票邮寄至共享中心→扫描供应商发票，系统自动票核；③付款：系统对供应商的信控、账期等条件进行判断，自动生成付款单。

供应商无纸化结算模式的优点：一是使用电子签章，保障了电子信息真实、完整、安全，减少了纸张流转和打印成本；二是使用发票管理系统，减少了发票手工录入，快捷省时，且提升了发票信息准确率，实时掌握发票状态和付款周期；三是付款单流程更加透明化、标准化、规范化等。

记者：在财务共享服务模式下，财务人员的知识和技能需求发生了重大变化，因此财务共享服务中心要合理设置岗位，并为财务人员提供有效的培训。作为永辉财务的重要组成部分，财务共享中心的组织架构及功能设计是怎样的？

永辉超市财务共享服务中心共设三项费用组、通用费用组、应收会计组、应付会计组、资金结算组、总账组、档案组、客服组和业务支持组。在运营管理方面，各组基本上由组长、小组长、复核人员和普通组员组成。以应付账款组为例，业务涉及资料收发、票核、认证、付款单生成、付款单审核等，其各个岗位的工作职责如下：①资料收发岗：负责接收供应商快件、记录、汇总、整理和上传，以及异常资料的跟踪。②票核岗：负责发票分类整理、编号、扫描、SAP票核；异常发票的修改、重新提交或退回跟踪处理；定期核对发票状态，及时处理漏核、未核的发票；移交发票抵扣联、对账信息单及发票联至下一处理人员。③认证岗：确认收到的发票数量及确认发票不重号后进行认证；认证未通过的发票重新修改后认证或寄回当地认证；次月移交发票抵扣联。④付款单生成审核岗：负责审核付款单、异常单据整理和定期跟踪。以客服组为例，主要负责对接供应商和应付组，具体岗位工作职责如下：①将应付组退回的异常单据反馈给供应商，并指导解决方案。②通过电话和QQ了解供应商在结算中遇到的问题，并进行指导。应付组各个岗位环环相扣，同时与客服组紧密相连，为确保结算流程能够完整、流畅地进行，应付组和客服组人员都应在规定时间内完成各自岗位所赋予的职责。

记者：财务共享中心的成功运转不仅仅是简单地整合、集中企业会计核算流程，还需要跨越多方管理困境，从流程再造，到组织架构改革，再到人力资源改革都需要多方位发力。您如何评价财务共享中心的实施效果？永辉超市财务共享中心未来有哪些构想？

朱国林：共享中心在建设和实施的过程中基本都会遵循相似的道路，在刚上线的两年里运行效率和部门表现并不会有本质的提升，在经历过一段时间的稳定期之后，共享中心的支持效果会逐渐显现，此时为了更好地支持业务的发展，共享中心需要进行不断的优化和提升。