摘要:
(一)当前铁路广告媒体使用权销售业务内部控制存在的缺陷
1.在提供广告发布和服务过程中,铁路广告公司对于广告媒体使用情况的记录不够完整,且缺少相关控制。如未严格执行发布广告确认样稿和广告发布通知双方确认签字程序,未按各广告媒体分别建立使用信息台账以记录广告发布起止时间、发布内容等信息。
2.部分广告媒体使用权销售仍采用单一谈判方式确定代理客户,价格严重偏离公司制定的刊例执行价。有些分公司仍有以单一谈判方式确定广告代理客户、广告价格明显低于公司刊例执行价等情况的发生,既没有执行集体讨论决定和上报审批程序,也没有提报年度广告媒体的刊例价及折扣的建议方案。
3.核减广告合同款未履行规定的减免决策程序。如在经招投标确认广告商、双方签订广告媒体使用权正式合同后,在没有履行规定减免审批手续的情况下,双方以签订补充协议或出具核减函等形式减免广告费、或无偿赠送广告发布期、或扩大广告媒体使用权范围,导致公司经济利益非正常受损。
4.应收账款快速增长且金额较大,存在资金安全风险。虽然合同文本中统一约定了付款原则为“先付款后使用”,但实际履行过程中铁路广告公司未严格据此约定及时预收下一期间广...
(一)当前铁路广告媒体使用权销售业务内部控制存在的缺陷
1.在提供广告发布和服务过程中,铁路广告公司对于广告媒体使用情况的记录不够完整,且缺少相关控制。如未严格执行发布广告确认样稿和广告发布通知双方确认签字程序,未按各广告媒体分别建立使用信息台账以记录广告发布起止时间、发布内容等信息。
2.部分广告媒体使用权销售仍采用单一谈判方式确定代理客户,价格严重偏离公司制定的刊例执行价。有些分公司仍有以单一谈判方式确定广告代理客户、广告价格明显低于公司刊例执行价等情况的发生,既没有执行集体讨论决定和上报审批程序,也没有提报年度广告媒体的刊例价及折扣的建议方案。
3.核减广告合同款未履行规定的减免决策程序。如在经招投标确认广告商、双方签订广告媒体使用权正式合同后,在没有履行规定减免审批手续的情况下,双方以签订补充协议或出具核减函等形式减免广告费、或无偿赠送广告发布期、或扩大广告媒体使用权范围,导致公司经济利益非正常受损。
4.应收账款快速增长且金额较大,存在资金安全风险。虽然合同文本中统一约定了付款原则为“先付款后使用”,但实际履行过程中铁路广告公司未严格据此约定及时预收下一期间广告媒体使用费,对于未按期付款的广告商,公司也没有予以关注,既未采取有效措施及时接洽催收,也没有收取一定的履约保证金防范违约风险。
5.在合同订立阶段,对于涉及减免广告收入、无偿赠送广告媒体使用期、无偿扩大广告媒体使用范围的补充合同,没有完全纳入合同会签审批流程中,存在舞弊风险。
(二)改进建议
1.对广告发布和服务环节进行全面、有效的文件记录控制。铁路广告公司可根据各类媒体特点建立广告媒体信息库,在掌握广告媒体使用原始数据的基础上,铁路广告公司可积极应对广告商提出的减免广告费要求,及时收回资金,同时也可以控制无事实依据而以公益广告占用、广告媒体维修、市场不好为由减免广告收入情况的发生,杜绝借此类舞弊。
2.加强广告定价折扣环节的控制。铁路广告公司可要求各地区分公司定期提报广告媒体的刊例价及折扣的建议方案,经调研分析后及时对刊例价进行修订;铁路广告公司还可通过广告媒体销售数据分析定期报告、合同会签审查、专项和财务检查等途径,加强对各地区业务部门价格政策执行的监督和检查,促使广告价格政策严格执行,确保价格核减有事实依据并按规定审批程序办理。
3.加强补充或变更合同的订立审查。在合同管理办法中,应明确要求各地区分公司将补充或变更合同(尤其是涉及减免广告收入、无偿赠送广告媒体使用期、无偿扩大广告媒体使用范围的补充合同)均纳入合同会签审查范围,重点审查广告收入减免事项是否具备规定审批程序,并定期或不定期地组织合同管理专项检查,发现问题及时督促整改。
4.强化收款环节控制,防范资金风险。首先,明确各部门责任,业务部门负责按照合同约定及时收款,对未收到的款项应分析原因及时汇报,便于公司采取相应措施;财务部门按广告发布通知和合同约定价格,按权责发生制原则确认广告收入,保证广告媒体使用和收入确认相同步,及时记录收到的款项。其次,建立应收款对账制度。财务部门设立应收账款辅助明细账,并与业务部门定期对账,核准广告应收款情况。再次,建立广告应收款催收制度。
5.利用铁路局域网平台,建立广告管理信息系统,对广告媒体使用权销售业务实现实时控制,保证信息有效沟通。广告管理信息系统涵盖广告价格、客户信用、广告合同、广告发布和广告款收取等各个管理环节,并设置用户操作权限,将广告合同、客户、使用权期限、价格、收款等信息及时准确录入,经过审核程序在系统中确认后激活使用。通过利用信息系统的数据自动传递、自动计算以及实时共享等各项功能,实现对广告经营业务的全方位、全过程跟踪管理。
责任编辑 张璐怡