摘要:
(一)高校财务管理介入采购合同过程控制的方式设计
1.合同订立的准备阶段
采购业务预算与计划管理。在采购业务计划阶段,采购部门向采购业务归口管理部门提出采购计划,提交相应的必要性、可行性报告及预期的绩效分析。财务部门会同采购业务归口管理部门以及教务、科研、发展规划、审计等部门,对采购计划的有关内容进行充分论证,以确定该采购计划是否立项实施。论证通过的,财务部门将审核后的采购预算列入年度财务预算。
采购业务实施阶段。对政府采购活动实施归口管理,要求建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。财务部门直接或间接参与投标人资质的设定与审核、评标程序与规则的制定、评标程序的实施直至中标候选人的确定等环节,实现财务管理在采购业务实施环节的过程控制。
2.合同订立阶段
采购合同条款的审查。在采购合同订立之前,要明确合同订立的范围与条件,并根据合同的重要性和复杂程度,成立由财务、法律、技术、内部审计、纪检监察等部门组成的合同会审小组,对合同的权限、文本条款、合法性等进行评审,重点关注合同约定项目的内容、计价方式及依据、变更程序与认定...
(一)高校财务管理介入采购合同过程控制的方式设计
1.合同订立的准备阶段
采购业务预算与计划管理。在采购业务计划阶段,采购部门向采购业务归口管理部门提出采购计划,提交相应的必要性、可行性报告及预期的绩效分析。财务部门会同采购业务归口管理部门以及教务、科研、发展规划、审计等部门,对采购计划的有关内容进行充分论证,以确定该采购计划是否立项实施。论证通过的,财务部门将审核后的采购预算列入年度财务预算。
采购业务实施阶段。对政府采购活动实施归口管理,要求建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。财务部门直接或间接参与投标人资质的设定与审核、评标程序与规则的制定、评标程序的实施直至中标候选人的确定等环节,实现财务管理在采购业务实施环节的过程控制。
2.合同订立阶段
采购合同条款的审查。在采购合同订立之前,要明确合同订立的范围与条件,并根据合同的重要性和复杂程度,成立由财务、法律、技术、内部审计、纪检监察等部门组成的合同会审小组,对合同的权限、文本条款、合法性等进行评审,重点关注合同约定项目的内容、计价方式及依据、变更程序与认定、结算方式、期限的约定等,发挥财务管理在采购合同内容审查过程的控制。
采购合同的订立。通过会审后的合同文本在经过学校法定代表人或其授权人签署并加盖合同专用章后方能生效。合同专用章一般由财务部门负责保管和使用,使用时应要求采购业务归口管理部门提供合同会审签批的程序单。由此财务部门对合同订立程序的执行情况进行了复核,也杜绝了合同专用章的滥用。在加盖合同专用章后,财务部门应及时对合同文本留存保管。
3.合同履行阶段
采购合同正常履行阶段,财务部门参与对采购的物品或服务的实地验收工作,并对照合同约定重点审查供应商提供物品或服务的及时性、数量与规格、实际使用或运行情况、售后服务情况等,经各相关部门共同审议后形成付款建议。财务部门按支付程序进行付款,并及时登记付款金额和合同款项的支付进度。
财务部门在采购合同的执行过程中,应建立起分析、跟踪和预警机制。应对采购合同的履行情况进行统计、分析,重点关注采购合同的实际付款进度与付款条款的约定是否一致。对实际付款进度与合同约定存在较大差异的,应及时通知采购部门或采购业务归口管理部门,要求其查明原因并及时进行纠正;若出现合同无法按时履行的情况,应及时采取应对措施,防止发生违约行为而给本单位造成经济和其他损失。
4.采购合同履行后阶段
采购合同执行完毕后,财务部门应将采购合同以及采购合同的执行情况一并整理归档,作为加强采购合同内部控制和对内控系统开展评估的备查资料。
(二)高校财务管理介入采购合同过程控制的实际应用
HT大学财务处参与采购合同订立与履行各环节的计划、实施与内部控制活动的开展,包括采购业务的立项论证、采购计划财务预算的审批、采购活动的实施、合同有关条款的审查、合同专用章的保管与使用、采购合同财务预算指标的冻结与解冻、合同标的物(物品、服务等)的实地验收、合同付款的审批与登记、采购合同的存档备案等。
在采购合同过程控制的具体实施中,HT大学财务管理介入采购合同过程控制以规范和效益为前提。在确定采购计划是否立项的论证环节,财务部门会同采购归口管理部门、教务、科研、发展规划、审计、纪检监察等部门,组成论证小组,综合论证采购事项的合理性和预期的效益情况,并结合学校年度财务预算情况提出论证意见。通过论证的采购计划,予以立项并根据审核后的采购预算列入财务支出预算。
同时,HT大学注重将财务管理以精细化的方式介入采购合同的过程控制。采购合同签订生效的同时财务部门将采购事项对应的财务预算指标进行冻结保留;待合同履行、物品或服务经实地验收通过后,财务部门解冻相应的预算指标,并支付款项给中标单位。
(本文为河南省2013年软科学研究计划项目“新形势下高等学校财务管理自主权研究”<132400411233>的部分研究成果)
责任编辑 王雅涵