摘要:
一、管理会计信息化应用中面临的难题
随着信息系统的广泛应用及其与企业管理业务的深度融合,企业对会计组织的行为模式和管理方法不断提出新要求。国内许多企业为推进管理会计信息化应用落地,根据自身实际对原有的会计组织运行方式作出了改进调整,但上线运行后却普遍面临一些难题。
1.财务获取前端业务的数据源困难,组织协调难度大。ERP系统的普遍实施拓展了人资、客商、物料、资产、计划等各类业务信息来源,但这些信息时常存在质量缺陷,信息的范围和可用性也不能满足需求。为实现业务信息与财务信息之间规范、灵活的转换,数据后台往往还需不断开发财务系统与各类业务系统之间的集成接口。例如:对外,需与银行结算系统接口、与税务申报系统接口;对内,需与合同管理平台衔接、与项目管理平台衔接。众多的集成接口必然增加信息系统的数据质量风险,后期维护升级的成本随之升高,涉及的内外部管理环节和参与单位(部门)增多,组织协调的难度和压力不断加码。
2.信息系统的易用性弱,组织难以获得良好的用户体验。主要体现在数据查询分析功能不强大、数据稽核规则的配置工具单一、系统运行不稳定但又很难对系统作出改动,不得不进行大范围、长周期...
一、管理会计信息化应用中面临的难题
随着信息系统的广泛应用及其与企业管理业务的深度融合,企业对会计组织的行为模式和管理方法不断提出新要求。国内许多企业为推进管理会计信息化应用落地,根据自身实际对原有的会计组织运行方式作出了改进调整,但上线运行后却普遍面临一些难题。
1.财务获取前端业务的数据源困难,组织协调难度大。ERP系统的普遍实施拓展了人资、客商、物料、资产、计划等各类业务信息来源,但这些信息时常存在质量缺陷,信息的范围和可用性也不能满足需求。为实现业务信息与财务信息之间规范、灵活的转换,数据后台往往还需不断开发财务系统与各类业务系统之间的集成接口。例如:对外,需与银行结算系统接口、与税务申报系统接口;对内,需与合同管理平台衔接、与项目管理平台衔接。众多的集成接口必然增加信息系统的数据质量风险,后期维护升级的成本随之升高,涉及的内外部管理环节和参与单位(部门)增多,组织协调的难度和压力不断加码。
2.信息系统的易用性弱,组织难以获得良好的用户体验。主要体现在数据查询分析功能不强大、数据稽核规则的配置工具单一、系统运行不稳定但又很难对系统作出改动,不得不进行大范围、长周期的后续开发。
3.系统的使用质量和产出效益缺乏量化考核手段,人机关系难以和谐互动。目前,企业对信息系统工作的考核偏向于系统上线使用的普及和正确操作情况,缺乏对系统输出成果质量和应用效益的有效考核。各级用户对信息系统的使用或过分依赖,或怠于行使,未能充分发挥其主观能动性。
二、以信息化应用为导向的企业管理会计组织行为的基本特征
为有效解决上述问题,笔者认为,企业管理会计组织行为应以信息化应用落地为导向,建立统一的流程管理部门或企业管理会计信息化应用平台(见图1)。作为企业管理所需关键信息的提供者,该平台应直接对企业决策层负责,向企业的各工作层面全景展示管理会计信息系统的应用全貌,使每个员工能认清自己在企业日常经营中所处的流程、岗位及需负责的具体工作,并清楚了解与自己相关的岗位、在相互直接传递信息的责任人、传递信息的目的和要求,以及自己所拥有的获取信息的资源等。
概括起来,上述组织行为应具备如下特征:
1.在信息系统的开发建设阶段,财务核算与预算的各个岗位同业务前端的每个环节相互衔接呼应。管理会计组织须清晰预期信息化应用的前景,充分评估上线后的数据质量风险,其组织呼应和衔接主要通过对各工作流程在企业跨部门(单位)的关联岗位设计、沟通方式(含常规情况和紧急情况)、线上线下数据流的相互认证等来实现,着眼于解决财务获取前端有效数据困难的问题。管理会计组织不仅应负责会计核算与监督工作,在布局上更侧重于以预算为引领,以数据畅通为前提,在输出数据质量的衡量标准上也更看重业财关联度。因此,该阶段的管理会计组织岗位设计、工作流程、运行方式,都应围绕岗位对接、数据呼应而展开,将信息系统中的会计科目、预算科目、成本中心、利润中心、WBS号、合同编号、物料编码、员工编码等关键维度的信息处理与传递责任明确到每个员工,覆盖企业管理从战略规划、生产计划、财务会计、合同法律、人力资源、营销服务、物资采购等各个环节。
2.在信息系统的运行维护阶段,会计组织的系列职能满足项目管理的需求。信息系统全面上线运行后,项目管理用户是其主要用户之一,会计组织应重点解决项目管理信息用户体验差的问题。与项目信息管理需求相适应的会计组织行为一般分为两类:一类是为某个项目专配会计核算岗、预算管理岗(含经济可行性分析、立项申报审核、任务下达、安排资金来源等)、资产管理岗(价值分摊、转资、折旧、效益后评估等)、项目决算岗、合同统计岗、往来款清账岗、财务归档岗、跟踪稽核岗等,整体组织行为职能完全为项目管理量身打造,从项目前期准备评估阶段到项目实施阶段,贯穿项目管理信息系统的始终。此类行为模式通常出现在跨期比较长(至少超过1年)的施工企业(如地铁、桥梁)、特种设备制造企业(如造船、发电机组制造)、工程设计企业等。另一类则由企业统一的会计组织按照管理会计的常设岗位、常规职能和工作流程安排兼职人员,以项目为辅助核算对象,各自对接项目管理的业务单位需求,提供规范格式的管理报表或报告。这一类行为模式适用的项目通常周期较短且项目数量多而金额相对较小,如常规研发、小型基建等。
3.在信息系统的后期完善与升级阶段,财务稽核与业务前端协同,支撑会计内外组织之间的流程监控与效能评价。此阶段的管理会计组织行为主要解决系统内流通信息质量的考核及输出成果的效益评价问题,其岗位设计和相应的运行模式也分为两类:一类是会计内部组织的稽核岗位,主要包括预算稽核(含分解、执行)、原始凭证稽核(含电子影像资料)、总账报表稽核、资金收支稽核(含资金审批流程、结算方式的安全、银行未达账项的清理)、纳税稽核等,其运行一般融合在财务基础会计的日常例行工作中。另一类是业务前端协同的稽核岗位,主要包括综合计划执行检查、项目督导、清产核资、投入产出评价、绩效评价、信息系统安全评价等,其运行模式往往是专项检查,按照整改情况而在不同年度、不同业务类型的单位分设不同的检查重点。
4.会计组织及其工作模式的设计与企业战略规划、年度预算相适应。企业战略规划的制定、年度预算的分解都要求管理会计组织对企业所处的内外部环境、主营业务发展趋势等有很强的预见性,对企业运行的商业模式变革有深入的认识和独到的建议。这就需要管理会计组织适度开放,体现在会计用工方式不局限于本单位员工,更不局限于专业财务部门,例如对于非企业核心秘密范围内的会计业务处理,可以是校企合作或与专业咨询机构合作,也可与企业内部各业务单位互相挂职挂岗交流。在目前的实践中,财务共享服务中心、会计委派制、“人单合一、全员财务”的海尔模式都是有益的尝试和探索。在这种情况下,保守秘密、信息安全、财务人员自身成长通道的开拓等都是管理会计组织要解决的重要问题。
责任编辑 李卓