摘要:
近年来,高校不断加快信息化建设工作,相继开发和应用网上报账系统,对原有报账流程进行了重新梳理和重组,提高了报账效率和财务管理水平。但现行网上报账模式在运用中仍存在报销单据数量多、种类杂,审核工作繁重,报账人员对报销政策不熟悉等问题。本文在现行网上报账模式基础上,探讨基于报账信用管理的高校网上报账模式。
一、建立基于报账信用管理的网上报账模式
报账信用管理是以报账审核要点作为报账信用评价指标,并根据重要性程度设置信用分值。财务人员根据系统中记录的报账情况,对报账人员实行实时、动态、量化的报账信用评级管理。报账信用级别设置A、B、C三级,不同信用级别对应不同的审核力度。若信用级别高,报账信用好,则可降低审核力度,优先通过报账快速通道顺利进入下一流程;若信用级别低,报账信用不良,财务人员则对该类报账人员发起的报账申请进行严格初审与复核。根据实际情况,报账信用级别可升可降,财务人员根据系统中记录的审核情况,对报账人员的报账信用进行更新和维护。
(一)基于报账信用管理的网上报账流程
基于报账信用管理的网上报账模式,是将“报账信用管理”理念嵌入到现有的网上报账模式中,在原有网...
近年来,高校不断加快信息化建设工作,相继开发和应用网上报账系统,对原有报账流程进行了重新梳理和重组,提高了报账效率和财务管理水平。但现行网上报账模式在运用中仍存在报销单据数量多、种类杂,审核工作繁重,报账人员对报销政策不熟悉等问题。本文在现行网上报账模式基础上,探讨基于报账信用管理的高校网上报账模式。
一、建立基于报账信用管理的网上报账模式
报账信用管理是以报账审核要点作为报账信用评价指标,并根据重要性程度设置信用分值。财务人员根据系统中记录的报账情况,对报账人员实行实时、动态、量化的报账信用评级管理。报账信用级别设置A、B、C三级,不同信用级别对应不同的审核力度。若信用级别高,报账信用好,则可降低审核力度,优先通过报账快速通道顺利进入下一流程;若信用级别低,报账信用不良,财务人员则对该类报账人员发起的报账申请进行严格初审与复核。根据实际情况,报账信用级别可升可降,财务人员根据系统中记录的审核情况,对报账人员的报账信用进行更新和维护。
(一)基于报账信用管理的网上报账流程
基于报账信用管理的网上报账模式,是将“报账信用管理”理念嵌入到现有的网上报账模式中,在原有网上报账系统中开发报账信用管理功能模块,集成于报账系统中,具体流程设计如图1。
报账人员可随时随地登录学校网上报账系统,在线发起报账申请。根据业务类型,报账人员需录入报账项目、报账事由、金额、支付方式等报账信息,由系统自动生成预约报销单。根据不同的报账事项,系统内置的审批流程将逐一节点进行提交,由部门分管领导完成线上审批。对于人员较多的部门和院系,由于报销业务量大,该类部门一般会配备专门的财务人员对报账事项进行预审核,以减少返工票据量。对于人员较少、未专设财务人员的部门,通过分管领导审批后,报账人员将单证自行提交至学校财经处。学校财经处财务人员扫描预约报销单上的条形码或二维码,调出预约报销内容,并在报账信用管理模块中查看该报账人员的报账信用等级,进行分级审核,完成审核后系统自动生成记账凭证,由出纳人员将报销金额通过汇款、公务卡等方式进行支付,保证资金支付安全。每笔报账结束后,通过报账信用管理模块更新维护报账信用级别。
报账信用管理模块包括报账信用控制、报账信用得分计算和报账信用查询功能。报账信用控制包含报账信用标准配置和报账信用提示两项功能。标准配置是将报账信用管理制度内嵌到模块中,包括报账信用评价指标、信用得分计算方法、报账信用对报账的影响等。若报账信用管理制度发生变化,财务人员则需对报账信用标准配置进行更新。报账信用提示功能是指在报账过程中,一旦出现退单情形,系统会自动弹出对话框,提示财务人员或审批人员选择退单原因,以此作为后续计算报账信用得分的依据;报账信用得分计算是指每笔报账流程结束后,系统会根据该笔报账是否退单及退单原因,同时结合内置的信用得分计算方法,自动计算本次信用得分变化量;报账信用查询包括报账信用级别查询和报账信用得分详情查询。报账人员和财务人员可根据需求,在系统中查询报账人员目前的信用级别以及报账信用得分的历史详细信息。
(二)报账信用管理制度设计
报账信用管理制度设计主要涉及报账信用合理分级与分级审核,报账信用管理与维护。
1.合理分级。报账信用等级分为A、B、C三级,不同的信用得分区间对应不同信用级别。信用得分采用百分制,90分以上(含90分)为A级,70~89分(含70分)为B级,70分以下为C级。每位报账人员的初始信用得分设置为70分,报账信用级别为B级。信用级别可升可降,财务人员将根据报账信用管理模块中计算出的报账信用得分对报账人员的信用级别进行更新和维护。
2.分级审核。基于报账信用管理的网上报账模式,采取分级审核的方式,信用等级不同,报账审核力度也不相同。审核前,学校财经处的财务人员会在报账信用管理模块查看报账信用等级,若为A级,则通过一次审核即可进入后续账务处理流程;若为B或C级,则需进行严格的初审与复核,确认无误后才能流转至下一环节。若报账申请同时流转至财经处,财务人员会对具有高信用级别的报账人员所发起的报账事项进行优先处理。
3.报账信用管理与维护。每笔报账结束后,报账信用管理模块将计算出该笔报销对报账人员信用得分的影响。报账信用评价主要从票据真实性、审批合规性、原始凭证粘贴规范性、信息填报正确性、支持性附件完备性等方面进行。根据报账时出现的错误类型,按照错误性质划分为恶意错误和非恶意错误两大类。对于提供虚假发票等恶意错误采取降低报账信用等级的方式处理;对于发票粘贴不规范、信息填报错误等非恶意错误则根据该类错误发生次数相应降低信用等级。对于多次审核无误的报账事项,可提升报账人员信用等级。具体报账信用评价指标及信用得分计算方法内置于报账系统中并对报账人员公布。
二、推进报账信用管理顺利实施关键点
1.以稳定运行的网上报账系统为基础。基于报账信用管理的高校网上报账模式是在现行网上报账系统中,开发报账信用管理功能模块,以实现对报账人员的信用评级管理。信用评价标准、信用得分计算方法以及个人信用的更新和维护均需借助系统得以实现,因此,稳定运行的网上报账系统是报账信用管理顺利实施的基础。
2.以完善的报账信用管理制度为保障。公开、健全的报账信用管理制度,一方面便于报账相关人员了解与查看,另一方面对于报账过程中出现的矛盾或摩擦有规可循,有据可查。
3.以完备的报账信用管理与维护为核心。报账信用管理需要报账人员、财务人员和审批人员的密切配合。首先,报账人员应重视报账工作,提高自我规范意识;其次,财务人员要熟练掌握基本业务技能和系统操作技能,认真核对电子报账信息和纸质原始凭证,并本着对报账人员认真负责的态度,慎重选择退单原因,认真核查扣分事项,保证报账信用得分的准确性;最后,审批人员应合理安排审批时间,缩短审批周期,保证报账信息及时反馈至财务人员,从而完成对报账信用的更新和维护。
责任编辑 王雅涵