摘要:
企业集团集中采购是在组织采购商品物资时,进行统一集中的供应商管理与评估、采购招投标管理与采购价格管理,同时,负责汇集分、子公司采购申请并进行调整汇总,形成集团采购计划,并进行货物的集中订购业务和集中核算业务。其实质是将采购业务归到一个部门来管理,可以消除多头指挥,避免重复采购和重复库存,强化企业整体购买力。北方联合电力公司是内蒙古自治区内电煤采购量最大的区域公司,公司电煤采购工作受煤炭市场波动的影响较大。2013年,公司确定了优化燃料采购的“集中订货、分开收货、集中付款”的集中采购策略,帮助企业发掘出优质供应商,提高公司原料的平稳供给,同时降低了公司的采购成本。
一、集中采购模式实践探索
(一)对订单整合优化,编制采购规划
对北方联合电力公司而言,制定一个好的采购规划不仅能促进工作效率的提高,也能从根本上降低成本的消耗。这种规划不仅关系到公司系统的经营工作流程,而且在很大程度上与公司的发展相关联。北方联合电力公司实施集中采购模式的第一步是对各电厂采购计划进行汇总,在此基础上对订单进行整合优化,编制企业集中采购规划。在满足生产要求、保证燃料供应、控制燃料成本的同时,编制企业...
企业集团集中采购是在组织采购商品物资时,进行统一集中的供应商管理与评估、采购招投标管理与采购价格管理,同时,负责汇集分、子公司采购申请并进行调整汇总,形成集团采购计划,并进行货物的集中订购业务和集中核算业务。其实质是将采购业务归到一个部门来管理,可以消除多头指挥,避免重复采购和重复库存,强化企业整体购买力。北方联合电力公司是内蒙古自治区内电煤采购量最大的区域公司,公司电煤采购工作受煤炭市场波动的影响较大。2013年,公司确定了优化燃料采购的“集中订货、分开收货、集中付款”的集中采购策略,帮助企业发掘出优质供应商,提高公司原料的平稳供给,同时降低了公司的采购成本。
一、集中采购模式实践探索
(一)对订单整合优化,编制采购规划
对北方联合电力公司而言,制定一个好的采购规划不仅能促进工作效率的提高,也能从根本上降低成本的消耗。这种规划不仅关系到公司系统的经营工作流程,而且在很大程度上与公司的发展相关联。北方联合电力公司实施集中采购模式的第一步是对各电厂采购计划进行汇总,在此基础上对订单进行整合优化,编制企业集中采购规划。在满足生产要求、保证燃料供应、控制燃料成本的同时,编制企业的需求计划与生产计划(其中,需求计划由各电厂提出,燃料采购公司根据实际汇总的需求情况,及时准确地制定总体的采购计划,且不能直接定向确定或变相确定燃料的供应商)。之后,由燃料采购公司按需求计划与生产计划统一集中采购。采购过程中以国有重点煤炭企业和定点供应为主、市场采购为辅,当需求量与订货数量存在缺口时,通过积极参与市场采购加强对采购成本的控制。
在集中采购模式下,公司根据电力生产的需求对库存情况进行考量,科学地规划未来一定时期的电煤采购量,以防出现燃料采购量过剩或者不足;燃料采购的预计成本纳入企业整体的采购管理预算,经总公司审查批复后再行实施;各电厂依据其每月的发电量和供热量计划,制定燃料每月消耗量、燃料库存增减量计划,并参考汇总的采购合同及市场采购量,做好企业月度燃料供需平衡工作,安排月度运输计划。
(二)对供应商进行科学分类,筛选合格的供应商
公司依据煤炭以及各种生产设备和必需品的重要程度进行排序,利用金字塔架构模型,将公司所有供应商划分成几类,如占企业采购总额60%~70%燃料供应商数量较少,可将其设于金字塔顶端,视为公司战略合作伙伴建立长期有效的合作,通过督促供应商提高煤炭质量、降低交易成本等措施提升公司整体发展效率。在此基础上,公司从成本因素、低位发热量、硫分、合同履约率等几个方面,对集团的战略合作伙伴——燃料供应商进行选择和综合评价,由此搭建起公司与燃料供应商管理的基础评价框架体系。
(三)签订采购合同,实施集中采购
对供应商进行分类筛选后,公司燃料管理部门对燃料采购合同的签订进行统一管理,包括制定相关管理制度、审核条款合理性、拟定规范文样、保管合同专用章、定期检查和评价合同签订及履行情况等。
为了与优质供应商保持长期稳定合作,在集中采购模式下公司与供应商签订了履约保函,对交货时间、产品价格等方面做出约定。履约保函签订后,对于合同履行期间因价格波动,或其他卖方出现突发事件而导致与保函内容不一致的,都应按照保函事先约定的标准保证合同的履行。此外,公司还结合供应商合同履行情况,在订单激励机制、价格激励机制、声誉激励机制与淘汰激励机制几个方面制定了详细具体的考核与激励制度,以此促进供应商的长期合作意愿。
(四)加强各分厂验收环节管理
各分厂在公司集中采购的情况下,分别进行燃料的验收入库。
1.燃料验收流程的主要措施。北方联合电力公司采用以下措施来防止集中采购模式下燃料验收过程中出现的风险:一是规范样品煤的采购和取制等过程,严格监督化验结果;二是各电厂燃料管理部门应以矿点和煤种作为标准建立入厂煤的质量台账,燃煤的结算价格应按照合同约定;三是根据燃料的特有属性制定全面细致的验收规范准则,入库必须质量验证并出具质检报告;四是燃料验收部门的工作人员应及时向相关部门报告验货过程中发现的燃料质量问题和异常状况,对于不合格的燃料应办理退货或供应商赔偿手续。
2.定期做好关键设备技术监督工作。定期检测公司计量设备和采制化检验设备等的技术监督工作,如汽车磅、采样仪、制样机、天平等,并通过持续的监督保证设备检验的公正性。对于轨道衡和汽车磅每半年或一年进行一次检衡工作,一旦发现问题,应增加检衡频率。
3.探索第三方到厂检验模式。目前国内电煤检验的主要方式有矿方检验、港口平仓第三方检验和到厂检验三种,其中,矿方检验和到厂检验所得出的数据与实际数据存在着较大的偏差,争议也较大。为此,公司以第三方到厂检验结果作为标准,减少了在途损耗,也在一定程度上减少了因煤炭采购量和煤质所引发的争议。
(五)集中付款,提高资金整体效率
集中采购模式下,各电厂只需做好燃料核算工作,由公司燃料采购部门统一汇总、集中付款,以此增加资金使用的透明度和效率,在一定程度上也减少了公司的投资风险。
二、集中采购实践的启示
通过对公司集中采购模式的分析,可以得到以下启示:
第一,将各分公司的采购订单进行集中化整合,加强采购管理中各流程间的分工、协作以及专业化,是实现集中采购策略的基础。在公司的统一协调和管理下,可以消除各分子公司之间固有的“信息孤岛”,降低信息的不对称性,使得公司内部能够成立一个较为系统、全面、准确的信息分享终端。通过共享信息,增强信息传递的准确性与及时性,有利于应对各类突发情况和进行科学决策。
第二,加强供应商管理,合理设置激励、监督、协调机制是实现集中采购策略的必要条件。集中采购可以提升公司整体议价能力,对企业燃料成本进行事前控制,维持企业总体成本的稳定性。同时,战略合作伙伴的开发与维护有利于提高集中采购的效率。
第三,完善集中采购模式下的验收付款环节,是实现集中采购策略的关键。集中采购是一项需要各方积极协调配合的系统工程,企业在集中采购过程中能否推动集中采购策略顺利实施直接关系到企业整体效益。为此,公司实施了集中付款制度,加强对采购付款环节的有效管理,改善付款流程,对各分厂的采购合同、相关单据凭证、审批程序等进行严密审查,保证了企业采购管理策略的高效率实现。
(本文系国家自然科学基金<71262009>的阶段性研究成果)
责任编辑 张璐怡