时间:2019-10-25 作者:李阳 扈筱薇 王晶 (作者单位:国网山东省电力公司德州供电公司)
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摘要:
为应对日益复杂的业务种类和培养一专多能的员工,许多基层供电公司财务资产部实施了“AB岗”制度,如D供电公司的出纳岗除了承担大批种类繁多的资金支付业务外,还要承担月度现金预算和协助凭证整理等日常或临时性业务,资金支付的效率问题日趋凸显。对此,D供电公司财务资产部采取下列措施提高资金支付效率,取得了较好成效。
一、设置核算专责进行“二次支付”
D供电公司按照《国家电网公司资金管理办法》要求,将社保、工会资金纳入财务资产部管理,涉及资金支付的账户共8个,分别为3个主业账户(基本户、农网户和税金户)、1个工会账户和4个社保账户,大部分账户都涉及职工的报销业务,支付对象涵盖公司各个部门在职及退休职工1300余人,财务资产部的支付业务和支付对象迅速增加。为减少支付跨度(直接支付对象),D供电公司财务资产部针对各种报销业务设置了部门核算专责,由其进行“二次支付”,即由各部门熟悉财务制度和流程的核算专责汇总经办所在部门的报销凭证,一张报销凭证包括部门较多人的报销款项,财务资产部将汇总的报销款项付款至核算专责,再由核算专责以现金、网银转账等各种方式直接面向员工进行最终支付。采用该方法后,财务资产部的报销...
为应对日益复杂的业务种类和培养一专多能的员工,许多基层供电公司财务资产部实施了“AB岗”制度,如D供电公司的出纳岗除了承担大批种类繁多的资金支付业务外,还要承担月度现金预算和协助凭证整理等日常或临时性业务,资金支付的效率问题日趋凸显。对此,D供电公司财务资产部采取下列措施提高资金支付效率,取得了较好成效。
一、设置核算专责进行“二次支付”
D供电公司按照《国家电网公司资金管理办法》要求,将社保、工会资金纳入财务资产部管理,涉及资金支付的账户共8个,分别为3个主业账户(基本户、农网户和税金户)、1个工会账户和4个社保账户,大部分账户都涉及职工的报销业务,支付对象涵盖公司各个部门在职及退休职工1300余人,财务资产部的支付业务和支付对象迅速增加。为减少支付跨度(直接支付对象),D供电公司财务资产部针对各种报销业务设置了部门核算专责,由其进行“二次支付”,即由各部门熟悉财务制度和流程的核算专责汇总经办所在部门的报销凭证,一张报销凭证包括部门较多人的报销款项,财务资产部将汇总的报销款项付款至核算专责,再由核算专责以现金、网银转账等各种方式直接面向员工进行最终支付。采用该方法后,财务资产部的报销凭证数量减少了一多半。
二、以全面的网银转账支付代替传统支付方式
D供电公司8个支付账户的支付方式原有国网统一的内网财务管控支付、外网网银转账支付、现金支付和票据支付4种,其中现金支付和票据支付业务总量占全部支付业务的50%以上,除带来较大的风险敞口外,支付效率也较低。同时,由于出纳岗和审批岗在处理“AB”岗的其他业务时常常会被不定时出现的大量报销人员所打断,支付时间的可控性较差。鉴于上述传统支付方式的弊端,D供电公司大胆变革,对财务管控支付外的所有业务推行全面网银转账的支付方式,作了三项准备工作。即各核算专责分别向财务资产部提供核算专用账号,由记账会计在员工报销系统中录入,此后制证时可直接调出该核算专责账号供出纳岗进行付款,核算专责再转账给最终收款人。
三、对“一次支付”过程实施企业批量支付
在网银逐笔支付模式下,出纳岗在添加每个支付指令时需要在多次网页跳转中逐次输入验证码和U盾密码,发现指令错误时只能作废后重新添加,且审批岗在审批每条指令时也需要逐次输入验证码和U盾密码,当网速较慢时,成批的支付凭证会增大了出纳岗和审批岗工作压力。D供电公司利用企业网银客户端(以下简称企业批量工具)和网银“批量支付”模块,对财务管控支付外的所有业务灵活地进行批量支付,凭证的支付速度由原来的每周两清变成了现在的每日一清,即使在支付高峰期也可以轻松实现支付凭证的“零库存”。由于D供电公司所有账户开户银行为工商银行(下称工行),具体措施以工行为例进行说明。
2.规避系统对相同企业批量工具的限制问题。安装两个相同的企业批量工具时,会遇到不被计算机系统允许等问题。考虑到再增加一台外网计算机终端会增加新的外网风险敞口,财务资产部安装了另外一个较旧版本的企业批量工具。这样,一台外网计算机终端,两个新旧版本的批量工具,即可胜任所有账户的企业批量支付业务。
3.导入网银名册添加主业、工会类收款人信息。利用企业批量工具的关键在于添加收款人信息。每次制作指令时重新录入并保存收款人名册会比较耗时,可以考虑利用网银中现成的收款人名册。首先,将下载后的名册导入到企业批量工具中完成初步添加,企业批量工具会自动过滤掉名册中不需要的字段。其次,由于导入后的名册中“收款地区”字段没有按照企业批量工具的要求分开列示“收款省份”和“收款地市”,支付指令仍不能成功添加,这时需要将导入后的名册再次导出生成EXCEL格式的名册。对导出后的名册按“收款省市”字段排序后,将“收款省市”字段逐一拆分成“收款省份”和“收款地市”两栏重新导入到企业批量工具中,替换掉初步添加的名册后即可最终完成收款人信息的添加。由此,可以直接快速调用添加好的收款人信息制作批量指令,在企业网银批量支付模块中提交并经审批后即可完成同城或异地、同行或跨行的所有批量支付业务。
4.采用“预留唯一账号”模式维护社保类收款人信息。D供电公司社保资金分4个账户来核算公司总计1300余名职工的社保费用,虽鼓励核算专责进行“二次支付”,但社保资金支付关系到职工切身利益,为缩短支付链条也允许较多收款人将支付凭证送交财务资产部直接进行“一次支付”。运用企业批量工具进行“一次支付”时效率最大化的条件是户名和账号一一映射并且准确无误,同时涵盖公司全部职工,D供电公司采用了“预留唯一账号”模式满足了上述条件。
一是预留全部职工唯一账号。鉴于社保资金类同于职工工资,最终流向职工个人,财务资产部主任出面协调人力资源部门领导和各薪酬专工,要求后者配合提供全体职工唯一的工资账号。同时,考虑到部分职工可能想要预留工资账号外的其他账号,财务资产部要求所有核算专责通知所在部门内的每位职工,由核算专责汇总替换的账号后再统一报送给财务资产部进行逐一更正。需要说明的是,为满足职工对账的需求,出纳岗在提交指令时会在摘要列内注明“A、B、C、D”,分别代表四个不同的社保账户,方便职工区分工资或其他款项。例如:摘要内“C-7-23”表示“7月份第23号住房公积金账户银行凭证”。若职工有疑问,财务资产部可以直接据其查询到对应凭证。档案管理人员查看到回单摘要时,也可将其迅速粘贴到对应凭证里。在企业批量工具中输入摘要信息很迅速,定位到当月同类其他支付明细添加指令时会自动带出,一般只需修改末位凭证号即可。
二是保证账号信息准确无误。财务资产部按照银行代发工资的形式,通过基本户对全部账号测试。银行反馈了数十条收款失败的错误账户信息后,财务资产部据此通过核算专责转告本人逐一更正,要求其将正确的电子版账户信息和纸质版卡折复印件交核算专责汇总后,再报送财务资产部进行审核更正。该程序已能保证全部收款信息准确无误。这一步骤完成后,再利用前述企业批量支付的做法,轻松实现对社保账户大批业务的“一次支付”。
四、对“二次支付”的个人批量支付过程进行培训
核算专责的“二次支付”过程和财务资产部的“一次支付”过程共同构成了完整的支付流程。若“二次支付”出现效率短板,财务资产部将会收到收款人大量的督促和查询,反过来降低“一次支付”的效率。针对“二次支付”效率的短板问题,财务资产部为全部核算专责进行了专门的网上银行批量支付的培训,并提供个人批量支付相关软件。相关软件包括个人批量工具和EXCEL文件转换工具,前者适用于逐条添加支付明细供制作个人批量支付文件,后者较适用于将现成的含姓名、账号和金额字段的EXCEL格式部门费用分配表直接转换成个人批量支付文件,在个人网银“批量支付”模块提交指令后,可在数分钟内完成对数百人的“二次支付”。如果核算专责仅仅有含姓名和金额字段的EXCEL格式部门费用分配表,通过vlookup函数带出相应的账号信息,同样可借助EXCEL文件转换工具完成上述过程。利用这两个软件之前,还需财务资产部向核算专责提供部门所有人员的收款信息,即前述EXCEL格式的社保业务收款人信息,以方便核算专责将其转换成TXT格式后导入到个人批量工具的收款人信息中。或者直接将该EXCEL格式的收款人信息另存,方便直接转换批量文件时以vlookup函数进行调用。
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