一、办公资产管理存在的问题

2014年以前，江苏中烟工业公司淮阴卷烟厂（以下简称淮阴卷烟厂）办公资产采用传统的手工单据管理，没有建立完整的台账，不方便查找和统计，难以对资产转移实施有效管理，导致办公资产管理存在一些问题：一是购置缺乏计划性。办公资产与房屋、生产用固定资产等相比较，具有价值较低、品种多、易损耗、报废较频繁等特点。年初没有明确购置计划而在年度工作中随时提出购置申请，且多为零星采购，导致采购价格偏高，部分资产质量无法保证。二是后续管理不到位。资产购入后申请领用手续相对简单，甚至出现无专人管理的现象；部分领用人、保管人责任意识不强，随意使用、放置，使办公资产未能被妥善保管和保养，造成一些非正常损失；部分资产处于闲置或半闲置状态，造成资产浪费。三是资产清查难度大。一方面，办公资产价值较低、品种繁杂、易移动、存放分散、使用期限长短不一；另一方面，同样或类似的办公资产，因购买时间、型号规格、购买价格有差异，加之政策变化或会计人员职业判断不同，导致企业资产管理与实物流转口径和时间均存在差异。

二、办公资产管理信息化建设概况

（一）制度建设

针对办公资产管理中存在的问题，淮阴卷烟厂制订了《办公资产内控管理规定》，并成立办公资产管理信息化建设领导小组，由厂长任组长，各分管领导为副组长。审计处牵头组织实施办公资产管理系统项目，形成管理方案并推进项目实施，项目完成后移交行政处归口管理。信息中心根据需求建议开发软件和完善系统技术。行政处负责办公资产盘查统计、实物管理和系统运行。各部门配合做好资产盘查统计、日常管理等相关工作。

（二）办公资产管理系统功能

通过开展制度测试、样本采集、设计编码、设计流程，江苏中烟淮阴卷烟厂2014年运用条码管理技术，开发了办公资产信息化管理系统。该系统包括用户（账户）管理、办公资产入库管理、办公资产基本信息及库存管理、办公资产申请管理、办公资产领用管理、数据统计以及系统信息的维护等主要模块，对入库、领用、流转和处置进行流程化管理，实现了资产的有效管控。其中，用户（账户）管理模块是系统管理员用于设置和管理各用户的基本信息的模块，主要负责整个系统中用户信息和权限的添加、删除和修改。办公资产入库管理模块可实现入库管理员对采购回来且验收合格的办公资产进行入库登记的功能。办公资产基本信息及库存管理模块可实现办公资产基本信息管理添加、删除、修改和查询，便于依据基本信息进行查询、库存盘点等。办公资产申请管理模块可帮助管理者依据申请人填写的使用办公用品申请单和仓库库存基本情况，决定是否批准申请。办公资产领用管理模块是为了满足管理员对办公资产领用的信息进行管理。数据统计模块主要用于统计需要领取和库存的办公资产的数量及各办公用品的库存数量，以及每个用户的领取记录及其汇总。系统信息的维护模块主要为满足系统管理员对系统进行权限、用户管理和数据备分、基础数据维护的需要。

（三）管理考核办法

三、办公资产管理系统运行具体流程

（一）入库管理

办公资产购入后，统一由行政处负责验收入库。行政处仓库保管员应认真核对资产的相关信息，核对无误后点击管理系统中的“资产入库”，将资产信息录入管理系统，建立系统信息卡片，包括名称、型号、购置时间等详细内容，然后将信息上传给行政处部门负责人进行网上审批，审批通过后，相关信息将在系统内统一编号生成对应的条码。新购入的办公资产应填写入库单，入库单一式两联。第一联为存根联，由行政处保管员留存并据以建立资产卡片台账；第二联为结算联，由经办人据以进行财务报销。新入库的资产类型，由行政处采集资产图片样本，录入系统进行维护。

（二）领用管理

各部门领用办公资产时，由领用部门管理员输入资产名称、数量、存放地点等领用信息，经部门负责人网上点击确认后，上传到行政处部门负责人审核，待审核通过后方可到行政处仓库领取。领取时，仓库保管员要对资产领用信息进行审核，审查无误后给予发货，并按照发货信息打印资产条码，按照标识要求贴放条码，便于统一管理。

（三）转移管理

一是资产回收。多余或不用的资产由行政处统一回收。转出部门管理员在系统中录入回收申请相关信息，经部门负责人确认后上传给行政处部门负责人审批，审批通过后，由行政处保管员进行资产回收确认，并在系统中反映资产回收信息。二是部门内部的资产转移。当资产的存放处在所在部门内部发生变动时，由管理员输入转移审批相关信息，经部门负责人审核确认后即可转移。

（四）报废处理

一是资产预报废。由资产管理员填制报废申请，经部门负责人签字确认后，上传给行政处部门负责人审批，并将相关资产移交行政处保管员进行确认。二是报废资产处置。由行政处仓库管理员选择需报废处置的资产，经行政处部门负责人、分管领导审批后，正式办理报废处置并在系统台账中体现。

（五）条码维护

从管理系统中设置条码管理模块，根据实物盘点和未来的生产需要对办公资产进行分类，并按要求设置层级编码进行统一编号管理。然后对照分类编码要求在系统中生成条码，打印出来后贴放在资产合适的位置，实现办公资产一物一条码。

（六）系统监管

各部门资产管理员应实时关注办公资产的领用、转移、报废等变动情况，对办公资产条码进行日常维护，发现条码缺失或损坏应及时与行政处管理员联系更换。办公资产监管系统实行动态监管维护，定期针对办公资产实物及条码贴放组织盘点检查，对系统运行情况进行定期检查，以提高办公资产的管控水平。