摘要:
目前,一些企业人员流动频繁,部分工人离职时放弃当月上岗工资,于是产生了部分盈余资金。在笔者参与的一桩审计案例中,由于A公司对离职人员管理不当,导致人事部门李某利用离职人员信息侵占人工工资,涉案金额达35万余元。李某利用A公司的内控缺陷,在编制员工工时记录表这一环节时进行舞弊,把辞职人员的基本信息保留,复制在职职工的工时记录,进而编制已离职人员的工时记录表。而审核人员仅仅检查工资汇总表EXCEL文档的数据与打印出来的数据文档是否一致,没有核对工资表中的工人是否在岗,因而无法发现异常。在领取工资时,李某利用私下刻制的离职员工私章将公司资金据为已有,导致了企业的经济损失。
(一)从企业管理角度分析该舞弊发生的原因
1.不相容岗位没有完全分离且缺乏严格的审核程序。A公司中,李某既负责人员的招聘和离职,又负责单位工资计算工作,甚至还兼任出纳一职,这种岗位设置缺陷给李某提供了舞弊的机会。该公司机房管理人员和车间主任对交给李某的工时记录资料从不留底,更没有遵循一式三份(留底一份、工资核算人员一份、审核人员一份)的规定,导致审计过程中部分数据无法核实。此外,财务审核人员缺乏警惕性,仅仅审核对方上交的...
目前,一些企业人员流动频繁,部分工人离职时放弃当月上岗工资,于是产生了部分盈余资金。在笔者参与的一桩审计案例中,由于A公司对离职人员管理不当,导致人事部门李某利用离职人员信息侵占人工工资,涉案金额达35万余元。李某利用A公司的内控缺陷,在编制员工工时记录表这一环节时进行舞弊,把辞职人员的基本信息保留,复制在职职工的工时记录,进而编制已离职人员的工时记录表。而审核人员仅仅检查工资汇总表EXCEL文档的数据与打印出来的数据文档是否一致,没有核对工资表中的工人是否在岗,因而无法发现异常。在领取工资时,李某利用私下刻制的离职员工私章将公司资金据为已有,导致了企业的经济损失。
(一)从企业管理角度分析该舞弊发生的原因
1.不相容岗位没有完全分离且缺乏严格的审核程序。A公司中,李某既负责人员的招聘和离职,又负责单位工资计算工作,甚至还兼任出纳一职,这种岗位设置缺陷给李某提供了舞弊的机会。该公司机房管理人员和车间主任对交给李某的工时记录资料从不留底,更没有遵循一式三份(留底一份、工资核算人员一份、审核人员一份)的规定,导致审计过程中部分数据无法核实。此外,财务审核人员缺乏警惕性,仅仅审核对方上交的资料,忽视了原始资料,导致无法判断对方工作是否存在差错和舞弊行为。
2.没有发挥财务分析提供决策的职能。A公司财务人员的日常工作只是对经济交易和事项进行确定、计量、记录和报告,却没有对账务数据中反映的经济事项进行账务分析,无法为公司管理层提供决策。
(二)防范此类舞弊事项发生的具体措施
1.坚持不相容岗位职责相分离原则。出于用人成本的考虑,民营企业难以做到所有岗位职责分离,但在关键控制点上一定要坚持不相容岗位分离原则,特别是员工薪资涉及的原始数据提供人、制单人、审核人、财务经理、出纳等关键控制岗位务必做到一职一岗。
2.规范招聘和离职流程。人事部门薪资管理人员应及时填制“新员工入职通知单”,经部门领导复核后交由财务部门作为新增人员发放工资的依据。对于办理了离职手续的人员,应及时填制“离职人员通知单”,经部门复核后交给财务部门作为停发工资的依据。
3.规范相关负责人提供原始工资计算依据的程序。公司指模打卡数据需通过机房软件转换成可读的EXECL文档,该文档应该由机房管理人员整理本月总工时后,通过办公邮件向工资制单人和工资审核人员各发一份,并且自身要对文档进行留底保存。由车间管理人员统计的加工明细表和员工加班申请表也应该一式三份,一份交给工资制单人员,一份交给工资审核人员,一份自己存档保管。
4.规范计算工资的流程。人事部门薪资管理人员根据打卡机记录的工人工时和车间管理人员提供的加班工时整理录入EXECL文档,按企业规定的小时工时率计算出每个工人的每月累计工作工资总额,再扣减当月病事项记录的应扣款项,计算出每个工人实际应发放的工资额。将每个工人的工时记录表、工资计算单以及车间工人的总工资明细表交给车间主任(或部门主管)复核签字,然后将电子文档和签字复核的纸质文档同时交由财务部门审核人审核,审核签字后送达人事经理签字,再由薪资管理人员填写“工资支付申请表”,并附上“员工工资明细表”、“员工工资汇总表”一同送到财务经理处审核签字,最后将“工资支付申请表”交给领导批准。
5.规范支付工资手续。建议A公司采用委托银行转入个人账户的方式支付工资,减少现金流动带来的可能性损失。如果暂无条件委托银行支付,建议现金支付工资流程如下:由负责薪资的记账会计根据经批准的“工资支付申请单”编制付款凭证,并附相关凭据,提交会计主管审核签字后转交给出纳填制现金支票,送由财务经理审核盖章,然后安排陪同人员与出纳一同到银行取现。领取工资时,每位员工必须手写签名确定,禁止用个人私章代替手写。
6.定期清理员工遗留工资。财务部和人事部门应该组建清理小组,定期对逾期未领取的离职员工工资进行清理,清理款项作为营业外收入交由财务部门入账。
责任编辑 王雅涵