2014年国务院发布的《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》，为未来科研经费管理指明了方向。科研项目负责人“报销难”，“卡得死”、“服务差”的报销体验，与财务部门“人手不足”、“不被理解”、“不遵守规定”的工作感受形成了具有中国特色的“研管矛盾”。这一问题的彻底解决除依赖于管理规定的严格执行外，还需要引入新技术从根源上解决经费的审批、支出、报销、分析、监管等问题。

BL大学作为国家985研究型高校，财政科研经费拨款及教师科研收入逐年增长，2013年科研经费流转额近30亿元（包括纵向科研经费拨款和横向科研协作收入）。在此情况下，学校财务部门的传统报销模式已经无法满足快速增长的报销需求，报销需求的激增与相关经费核算及管理效率低下之间的矛盾也不断激化。“报销难度大、报销压力大”的问题越发突出，已严重阻碍了学校整体教学和科学研究的高效运行。针对日益突出的报销问题，BL大学规划了未来5年的财务信息化战略，以期建立起一个全网络化、全智能化的基于移动互联网的财务信息化平台。BL大学自2014年年初开始着手建立网络报销系统，以作为整个项目的第一阶段成果。网络报销模式运行一年多来，改变了教师现场报账的常规模式，摆脱了报销难、报账环境差的困境，提高了财务工作效率，加强了财务管理。

一、加强宣传培训，鼓励全员参与

网络报销工作全面展开前，BL学校的财务处分学院分部门先后进行了5次阶段性技术培训，引导教师正确使用网络报销系统，使教师亲自体会网络报销系统的便捷性和智能化。网络报销系统正式运行后，BL学校仍然十分重视网络报销系统的宣传与培训工作，通过一系列网络手段进一步宣传并搜集、解决系统出现的新问题，其目的就是确保被培训者熟悉系统使用流程、管理好网络报销单据，再根据原始单据正确录入报销所需财务信息。随着这一系列措施的实施，常规报销业务基本可以实现智能服务，教师与财务人员频繁的“窗对窗”式报销业务咨询次数逐渐减少。

2014年高校会计制度的新旧转换引起会计科目的更替，进而影响教师在网络报销系统录入界面中对经费的归类选择，BL大学依然有未接受培训的教师对网络报销系统较为陌生。因此财务处还在每个学期对新入职教师进行定期培训和宣传推广。定期培训虽然有利于加大宣传力度，但宣传面毕竟有限。为了把网络报销宣传工作做得更为广泛有效，财务处将网络报销流程和相关操作规范加入《工作手册》，并制作模拟学习软件，以便新入职教师能迅速学会使用网络报销系统。同时财务处也建立微博和微信公共账号，实时发布相关通知，及时在线解答师生在使用财务系统时遇到的各类问题。

二、再造业务流程，优化人员配置

BL高校实行网络报销系统后，根据网络报销特点与教师的实际需求，对报销大厅的人员进行了优化配置。将传统报销大厅9个平行报销的窗口设置为6个专项窗口、2个接单窗口和1个应急窗口，其中6个专项窗口专门负责报销单据审核与记账凭证编制工作，1个应急窗口负责教师便捷递交单据并处理加急业务。试行后发现该窗口组织形式并没有实现工作效率最大化。究其原因是网络报销单据先由申报人递交至接单人员，再传至最终编制记账凭证的会计人员。这样的流程大大方便了申报人，却人为加长了报销流程的链条，最终制单人员在审核网络报销单和原始发票时如有质疑或需要获取相关经济业务的报销信息时，无法获取来自申报人的第一手信息，而通过接单人员短暂的沟通得来的信息往往不够全面或传递失真，存在信息遗漏的问题。为此，BL大学该校创新性地将接单工作转移至网上来模拟完成。这种做法的直接变化是：教师递交单据前需先登录系统确认之前提交的网络报销单被分派的业务窗口，然后直接将相关单据递交至指定的业务窗口。最终制单人员在该窗口对网络报销单据进行初审，主要审核三方面的内容：一是报销业务的合理性及合规性，不能报销的单据应当场退回，并说明原因。二是报销手续是否齐全，如大额借款需要履行的审批手续等。三是报销单据的填写是否完整，不完整单据需现场补齐。若制单人员能与递交单据的教师在现场确认清楚上述事项，将大大减少后续制单过程中再联系教师的可能性。为了配合网上分派接单的方式，财务部门取消了2个接单窗口并转为审核窗口，由此克服了教师和制单人员信息交流的障碍。系统亦可提前预约交单日期，避免了报销大厅拥堵。在未增加工作人员数量的情况下，报销大厅日处理单据量由原来的420笔增加到580笔，网络报销工作的效率明显提高。

三、信息实时发布，引入服务评价

网络报销突破了财务报销的时间空间限制，但在运行初期并没有大幅提高工作效率，因为系统实际运行后，制单人员需电话通知申报人取回被退回的单据，解释实报金额和申请金额的差异，工作时间大都耗费在与申报人的信息沟通上。针对此种现象，财务处在网络报销系统中建立了短信平台，制单人员可在制单完成的第一时间将报销金额、报销时间、报销单据的核减情况等关键信息以短信的方式通知教师，短信功能的实现增强了网络报销系统信息传递的及时性，节约了制单人员的工作时间。

短信平台目前仍处于人工录入状态，相关部门可进一步将凭证信息直接与短信平台链接，达到自动生成短信的功能。财务部门亦可建立微信公众服务平台，将网络报销系统与移动设备连接起来，可进一步发挥网络报销系统的高效性和智能化。网上报销也可使用二维码扫描投递，无需输入职工号等个人信息，且可将报销款项打给指定的多个报销人，更便捷灵活。报销完毕财务系统反馈每笔业务的财务凭证编号，便于报销状态跟踪查询。

为提高网络报销模式下的服务质量，财务部门借鉴电子商务企业的评价模式，在系统中直接建立评价界面，申报人可对报销服务的满意度进行评价。当教师上网查询到申请的报销单已处理完毕的信息后，系统自动进入“对本次报销服务的满意度评价”的界面。相关部门会定期汇总系统里“满意度评价”数据，并结合工作量对制单人员的服务质量及工作效率进行综合分析与评价，将评价结果列入财务人员季度考核的基本指标。评价系统建立后，窗口服务水平逐步提高。

四、费用智能分析，降低科研成本

BL大学的网络报销系统以原有的财务软件为基础，经过二次开发，完成了系统主数据梳理，集成了费用管理的一体化解决方案平台。梳理后的系统开发了智能分析功能，可自动对某个会计科目进行经营决策分析。据近5年的相关数据，差旅费及专用材料费合计约占到科研项目支出的60%以上，因此BL大学建立了差旅费和专用材料费两个智能分析模块。经办教师报销时，需填写网络报销申请单的明细，制单人员在对科目和金额审核无误后，可以通过网络报销系统的智能转换功能将原始网络报销申请单直接转换成记账凭证。与传统报销模式不同的是，交易事项的原始信息在生成记账凭证的同时也被系统详细地记录下来，这一转变实现了对原始单据网络化的追踪，为智能分析功能的开发提供了基础。如：在差旅费智能分析模块中可以查看任意一笔差旅费的目的地、交通工具、酒店等原始信息；同时对这些原始信息也可以进行不同维度的智能分析，如在某个时间段（某年、某月、寒暑假）目的地区域的汇总对比分析，不同职称职务教师交通工具的选择偏好的对比分析，入住酒店偏好的对比分析等。专用材料费模块中可实现对材料供应商的优化选择管理（相同的材料，不同供应商的价格对比分析）、材料采购经济批量分析（适用于实验室经常用的消耗类材料需要持续购进的情况）、价格折扣分析等功能。

智能分析模块的扩展和完善还可实现同一项目中不同经费的支出构成和对比分析，重大跨年度课题在不同年度的经费使用情况对比分析，国拨经费（财政拨款形成的纵向科研经费）和自筹经费（横向科研协作经费）中不同项目的支出构成与对比分析，为学校的科研经费管理提供宝贵的数据支持。

五、监督费用支出，解决资金占用

不管是传统的报销方式或是现阶段试行的网络报销，如何有效监督与控制费用支出、达到资金使用效率最大化一直都是棘手的难题。

目前BL大学初步实现了网络报销平台与移动互联网平台的再融合与集成。如差旅费管理模块，将教师手动录入基本差旅信息（出发地、目的地、往返日期、乘坐交通工具、入住酒店等）改变为电子商务平台下全面的差旅管理模式，该模式由在线商务预订系统与网络报销系统的结合生成：在差旅费用还未发生时，将差旅安排便捷、清晰、完整的展现在教师或科研经费管理者面前，从源头上降低成本。教师只需下载并安装手机客户端即可简单操作，完成之前复杂的差旅申报及预订流程。经费管理人通过手机客户端完成后续的审批支付等工作，并随时可通过报表监控经费构成中差旅费的运行情况。这样一来，整个差旅管理系统变得更加精准与便捷，而在如此透明的方式下，教师搜集非教学科研相关票据进行报销的行为也被层层防守，杜绝在外。这一技术手段将自动实现对科研经费流向的监督和控制。

针对资金占用过大、使用效率低下的问题，BL学校正逐步试用公务卡代替备用金，并将BL大学所开发的网络报销系统与公务卡集成，可捕捉到持卡人的消费行为。

公务卡支付功能的实现分四个阶段完成：2014年1月至3月，根据网报系统差旅费管理模块和现有公务卡的使用情况，完成二者初步的集成。实现公务卡项目与现有的解决方案的无缝对接，这一系统填补了发卡行（工商银行）与BL大学之间信用卡交易流量数据的空白。2014年4月至5月为宣传和培训阶段。2014年6月，学校与发卡行定制专属BL大学的公务卡管理规定，如持卡人要对所有支出负责；公务卡仅限于业务用途的交易；公务卡不允许提取现金（预防任何可能出现的虚报冒领情况）；公务卡的信用额度基于教师的个人身份。2014年7月至12月为过渡试用阶段。

公务卡的实施和优化提升了学校的财务管理水平，有效解决了BL大学大量的借款和备用金占用问题。2014年年初，学校财务处账面的个人差旅费借款高达229万元，2014下半年实行公务卡后，降低至80余万元。而试点实行公务卡学院的差旅费借款几乎为零，保证了学校现金流转的顺畅，降低了BL大学的资金运营成本和财务风险。

责任编辑 刘黎静