报账是企业业务部门请款、财务审核和出纳付款的过程，通常由业务经办人员提单、业务部门领导审批、财务初审、财务复审入账、出纳付款等环节组成。报账处于企业会计核算的最前端，是企业会计基础工作的重要组成部分，由报账问题所导致的企业财务管理问题将会影响企业会计信息的真实性。常见的报账问题主要体现在：业务报账缺少统一的报账规范和审核标准，财务审核各环节缺少统一的审核口径，业务报账缺少稳定、统一的财务接口人，业务经办人财务基础较薄弱、缺乏风险防控意识。鉴于此，笔者构建了一套企业报账全流程标准化体系，希望能够为企业健康、高效地开展会计核算、财务管理和企业运营等工作提供帮助。

一、构建企业报账全流程标准化体系

对于大多数企业而言，报账过程涉及多部门、多环节及与供应商的沟通协调事项。笔者结合所在企业报账工作开展情况和自身多年的财务管理经验，从全流程多层面构建了报账标准化体系（具体见图1）。从横向来看，报账全流程标准化体系分为业务端、财务端、支撑端三大模块，分别涉及业务部门报账标准化、财务部门审核标准化和相关支撑机制。业务部门作为业务开展全过程的责任人，须从源头上确保业务开展的合法合规以及请款报账资料的真实性、完整性和准确性；财务部门作为报账审核的主要角色，侧重于对业务部门提供的报账资料是否可靠、完备和一致进行复核，及时入账或就存在的问题与相关经办人沟通；为逐步缩小报账过程中的业务与财务差异，全面提升报账质量与效率，业务部门和财务部门还需在各自职责标准化的基础上建立相关的管理支撑机制。

从纵向来看，首先，对报账全流程进行梳理，明确业务前端、业务报账、业务审核和财务审核各环节的标准。其次，在报账关键环节设置监控机制，建立付款计划和跟踪机制、确保业务开展达到付款条件时及时发起报账；在财务审核环节明确审核时效，确保财务审核按质按时完成；定期开展长期挂账清理，确保报账款项及时支付，避免拖款欠款。最后，构建管理闭环，以部门报账员和业财互动平台作为沟通交流和问题反馈的有效纽带，为报账全流程标准化体系的持续完善提供有效途径。

二、报账全流程标准化体系的应用

（一）业务端报账标准化的应用

作为报账全过程的最前端，业务端是否规范合理直接影响后续环节能否顺利进行，业务部门在报账全流程中应重点关注以下方面：

1.建立业务前端标准化，规范合同签订及履行

2.建立合同付款计划，确保合同履行及付款的及时衔接

制定付款计划可增强付款计划性，避免资金支出的不均衡，同时为后续实际付款进度的监控提供标准依据。各业务部门应以合同为维度，根据合同付款条件约定和业务预计开展进度，每月提前拟定下月合同付款计划，作为对工作进度和质量的考核标准，有较强的约束和督促作用。此外，应建立付款计划的跟踪机制和激励机制。对于滞后报账款项，应督促业务部门及时报账，财务部门可按季度统计各部门的报账及时率，对请款滞后严重的部门要求解释原因并提出解决措施，对报账及时的部门给予奖励，确保报账均衡性。

3.制定业务报账操作指引，明确报账操作要求

报账单填写的正确性直接影响财务入账的科目和付款等。企业需结合自身业务特点和核算管理的相关要求，制定统一的具体报账操作指引，规范报账单的填写，包括摘要、业务内容、合同信息、预算信息、付款信息等。对于具体业务，还需规范不同业务类型报账所需提供的附件，如日常费用、预付款、工程款等，确保报账资料与合同付款条件和报账相关规范的一致性。

4.实现业务审核标准化，明确审核职责及要点

在业务审批阶段，建立首签人责任制，明确各业务审批环节相关经办人员的职责和审批要点，明确报账人作为业务部门的初审和财务部门的预审，对经手单据需根据公司统一制定的业务审核要求，审核业务经办人员提交的相关附件和资料中，报账单的填写是否规范、正确，附件是否齐全，是否符合业务报账的要求和合同的要求等。业务部门经理作为业务部门第一责任人，要确保付款业务的真实性和付款金额的准确性。

（二）财务端报账标准化的应用

财务端作为企业会计核算管理部门，在对交易或事项进行会计确认、计量和报告时应保持应有的谨慎，应统一财务审核的口径和固化财务审核时效。

1.统一财务审核口径，固化会计核算标准

财务部门应根据相关会计准则及公司核算要求，分业务整理不同业务类型审核的共同要点和关注点以及不同业务类型的特点来编制各自的审核要点。财务人员应重点关注报账单及其相关支撑资料的完整性和一致性，如报账单类型、业务类型和业务活动选择的正确性，报账单和付款计划、合同付款条款金额是否一致，发票是否合规，合同付款要求的相关附件是否齐全等。为应付新的报账业务类型，财务部门须对财务审核口径进行不断优化，还可建立核算问题案例库，不断积累财务核算经验。

2.明确财务审核时效，提升单据处理效率

财务部门应根据审批流程和各业务类型审核的复杂程度，建立财务审核时限承诺制度，固化财务时效标准。具体来说，应建立报账单流转机制，记录流转时限，定期更新、跟踪报账单据审批状态，建立红、黄、绿时效预警机制，对于财务单据处理滞后或问题整改滞后单据进行双预警，提示相关人员尽快办理。同时要求财务审核人员每月提交审核时效报告，分析报账单审核的时效问题，以便持续提升报账单据审核效率。

（三）支撑端报账标准化及其应用

报账标准化不仅需要就业务端和财务端的各环节进行标准化，还需为业务部门和财务部门搭建有效的沟通反馈渠道，以便提高报账效能。

业务经办员分散报账的现状导致报账效率和质量低下，所以推动集中化报账机制至关重要。业务集中报账员人选应由公司领导层或业务部门负责人决策通过，明确职权范围，同时保持稳定性，一年内不得随意更换，财务部门则负责人员后续培养，促使报账员能尽快具备相应的能力。

在具体报账事项中，业务经办人负责供应商接洽和请款资料收集工作，请款资料由部门报账员统一审核后集中请款报账，有效发挥报账员的业财接口作用。对于集中报账方式，企业可分部门或分业务实行集中化报账管理。在分部门情况下，部门报账员负责收集本部门所有需要报账的经办人员的请款材料和相关附件向财务部门报账，部门报账员需既熟悉业务又熟悉公司财务管理流程和报账流程。在分业务情况下，根据不同业务类型设立专门的报账员，进行集中化报账管理，如采购订单类业务、非采购订单类业务、在建工程类业务等，各报账员须熟悉各自负责业务类型的特点，包括所需附件、附件的填写要求、合同的风险点等。

2.建立统一的业财互动沟通平台，拓宽报账问题反馈渠道

为加强企业财务信息的透明化和规范化，提高业务部门报账员和经办人员之间、业务部门和财务部门之间、财务部门内部的沟通效率，企业应建立统一的业财互动沟通平台和渠道。可通过各种即时通讯工具，建立报账员之间以及和财务人员之间的沟通群组，讨论报账中遇到的问题，咨询财务人员报账中所遇到的各种问题，达到充分及时沟通的效果。财务人员要定时总结报账人曾咨询过的常见问题及在报账中常见的错误，及时发布在企业系统的业财互动平台上。

3.定期清理长期挂账，填补报账潜在遗漏

财务部门各月编制的往来账集中反映了企业截至目前与供应商的结算付款详情，因此财务部门应协同业务部门就长期计提费用或已报账但长期未付款费用进行追查，根据企业财务管理相关要求就挂账金额向相应供应商进行函证，核实往来款挂账金额是否准确、挂账原因是否合理，对于满足付款条件的挂账，应催促业务部门及时发起报账，对于确实无需支付款项，应取得业务部门或供应商相关证明后予以核销，确保财务数据的准确性。

责任编辑 李卓