摘要:
财务付款类审批流程指经办公自动化系统(以下简称OA系统)审批后需要对外支付款项的流程,包括费用报销流程、日常借款流程、投资款支付流程、工程款支付流程等。很多企业在使用OA系统财务付款类审批流程时,要求线上审批和线下签字同步走,审批工作量不仅没有减少反而增加。究其缘由是企业对财务付款类流程使用OA审批的安全性心存疑虑。为此,笔者拟对OA系统中财务付款类审批流程的安全性进行设计,并以案例进一步说明。
一、财务付款类流程的设计要求
一个成功的财务付款类审批流程设计首先应满足安全性和严密性的要求,其次才是使用的便利性。那么如何才能达到安全性和严密性的要求?这就需要满足以下三个条件:
一是确保线上申请付款的流程内容与线下单据相符。首先设计一套流程编号规则以确保线上流程与线下单据有唯一的对应关系。比如,流程编号可采用“流程类型简写字母+创建流程日期+当日顺序编号”的组合方式,既保证编号的唯一性,又提高编号的辨识度。其次,在线上流程中将原始单据经拍照或扫描后的电子文档上传至OA系统作为流程的附件,方便后续审批人员查阅单据,也可作为财务人员审核线下原始单据的对照依据。最后,财务部门在审核处理前...
财务付款类审批流程指经办公自动化系统(以下简称OA系统)审批后需要对外支付款项的流程,包括费用报销流程、日常借款流程、投资款支付流程、工程款支付流程等。很多企业在使用OA系统财务付款类审批流程时,要求线上审批和线下签字同步走,审批工作量不仅没有减少反而增加。究其缘由是企业对财务付款类流程使用OA审批的安全性心存疑虑。为此,笔者拟对OA系统中财务付款类审批流程的安全性进行设计,并以案例进一步说明。
一、财务付款类流程的设计要求
一个成功的财务付款类审批流程设计首先应满足安全性和严密性的要求,其次才是使用的便利性。那么如何才能达到安全性和严密性的要求?这就需要满足以下三个条件:
一是确保线上申请付款的流程内容与线下单据相符。首先设计一套流程编号规则以确保线上流程与线下单据有唯一的对应关系。比如,流程编号可采用“流程类型简写字母+创建流程日期+当日顺序编号”的组合方式,既保证编号的唯一性,又提高编号的辨识度。其次,在线上流程中将原始单据经拍照或扫描后的电子文档上传至OA系统作为流程的附件,方便后续审批人员查阅单据,也可作为财务人员审核线下原始单据的对照依据。最后,财务部门在审核处理前须认真比对线上流程的内容和附件是否与线下传递的原始单据一致。
二是确保线上流程的审批结果是审批人真实的意见表达。首先设计一套密码管理及运用规则,如采取定期修改密码、增加密码难度,或者使用动态密码器、手机验证码等安全措施。其次要求审批人无论同意与否都需在流程中明确表达意见,而不仅仅是点击“批准”按钮。最后,对于金额较大的同意付款意见要求审批人用手写体签署,若为特殊事项还需附加一段语音留言(软件自带功能)。
三是确保实际付款情况与线上审批事项一致。线上审批结束后,由财务部门的审核人员打印流程审批单,匹配相应的原始单据后交出纳付款。其中关键控制点在于打印模板的设置、对出纳付款的要求以及申请付款人对付款结果的确认。因此,首先,从OA系统中打印出来的流程审批单需设计特别的标识,且该标识能够被出纳识别。其次,出纳付款只能从流程中的财务审核人员手中接单,付款前出纳需核对一次付款金额和收款单位是否与流程内容一致。最后,付款结束后,出纳在OA系统中结束该流程,系统将自动通知付款申请人跟踪收款情况。
二、企业应用案例解析
下面笔者以一家企业的付款审批流程为例,详细说明流程设计思路和每个环节的具体要求。
第二环节是部门负责人审核。流程结转到部门负责人处会出现在部门负责人的“待办事宜”中。部门负责人点开流程后,可看到流程标题、编号、事项、金额、经办人员等流程表单上的信息,同时也可点开附件查看相关票据、合同等的电子文档。若对事项存在疑问,还可要求经办人员提供原始凭证并作相应解释。财务付款类流程一般要求部门负责人对事项的真实性进行审核,包括时间、地点、人物、金额和业务内容。审核通过后,部门负责人在流程中提交审核意见,流程自动结转到下一环节。
第三环节是财务部门审核。经办人员查看流程结转到财务部门后,须尽快将原始凭证传递给财务部门审核人员。财务部门审核人员通过流程编号找到匹配的线上流程和线下的原始单据,并认真审核以下内容:一是线上流程的内容包括事项描述、金额、附件张数、经办人员、附件等信息是否与原始单据相符;二是原始单据的真实性、合理性。如发现不符合规定的情况应退回经办人员修改;如审核通过,则应在原始凭证上加盖审核印章后将原始凭证留存财务部门,避免单据在传递过程中发生遗失或更换情况。后续审批主要是线上审批,若审批人有疑问可询问经办人员并向财务部门调用原始凭证。
第四环节是终审人审批。财务付款类流程中拥有最终审批权限的人称为终审人。不同企业、不同岗位分工、不同权限分配都可能导致付款流程的终审人不同。终审人应结合流程中前几个节点的审核意见,在充分了解事项的真实性、合理性、合法合规性后,在流程中批示意见。若不予支付,流程退回到创建人;若同意支付,流程结转到财务部门。终审人在审批金额较大的付款流程时,建议在线上用手写体签署意见,若为特殊事项,必要时还可附加一段语音留言,以尽可能确保该审批意见为终审人本人的真实意见表达。
第五环节是财务部门打印流程审批单。终审人同意付款后,流程会转至财务部门审核人员处。该审核人员一般与第三环节中的财务部门审核人员为同一人,以便其了解事项的进展情况进行后续会计处理。在此节点,审核人员主要负责查看终审人的意见表达是否清楚明白,如有疑问需再次向终审人核实审批意见。待审核无误后,审核人员方可打印流程审批单,并与线下留存的对应的原始单据合并装订,交出纳付款。同时,线上流程结转至出纳付款环节。
第六环节出纳付款。出纳从财务部门审核人员手中接过匹配好的付款凭证后,在付款前应审核两项内容,即流程审批单的标识是否正确以及付款金额和收款单位是否与线上流程内容相符。这样既可使出纳与会计相互监督,也可为付款准确把好最后一道关。出纳付款完毕后,在流程上提交付款时间、付款方式等已付款信息,系统会自动通知经办人员提醒其注意确认款项是否收到。如为现金付款,收款人须到出纳处当面签收。
从上述分析可以看出,该流程设计的每个环节的关键控制点清楚明确且具有操作性,整个财务付款审批流程从申请付款到付款成功呈一个闭环,流程中的参与人也按照企业内控制度要求相互分离、互相监督。此外,笔者还建议有条件的企业也可同时设置财务部门初审和复审两级审核制度以及网银转账付款时提交和复核分离审核制度,以进一步加强OA系统中财务付款类审批流程的安全性。
责任编辑 李卓