摘要:
移动互联网的广泛应用使得许多传统业务受到严重冲击,会计业务也不例外。目前传统会计业务中普遍存在会计核算及时性差、信息失真、财务报告阅览形式不灵活等问题。鉴于此,笔者提出应将移动互联网手段应用于会计业务,借助其便捷性、即时性、定向性及精准性等特点提升业务的整体质量和效率。
一、具体应用
(一)在会计核算流程方面的应用
会计核算包括原始凭证收集、审批、审核、制单、入账几个流程,移动互联网的应用主要集中在原始凭证的收集和审核上。前者充分利用了移动互联网的快捷性和及时性。具体来说,公司给每位员工安装一个移动互联网终端(手机)APP程序,明确要求在业务发生当天将原始凭证拍照或扫描,并注明具体的业务事项进行系统上报审批。系统则对具体的事项和原始单据产生唯一的识别号,同时财务人员在后台接收到业务事项的相关信息及原始凭证的电子资料,先按照电子资料进行核算处理,收到原始凭证后再进行凭证的装订。这就提高了账务处理的及时性,可为业务决策提供实时信息。后者则充分利用了移动互联网的定向性、精确性和感触性。具体来说,每个移动终端可跟踪一个员工的行动轨迹,从而进行准确定位。例如,可通过GPS准确定位出...
移动互联网的广泛应用使得许多传统业务受到严重冲击,会计业务也不例外。目前传统会计业务中普遍存在会计核算及时性差、信息失真、财务报告阅览形式不灵活等问题。鉴于此,笔者提出应将移动互联网手段应用于会计业务,借助其便捷性、即时性、定向性及精准性等特点提升业务的整体质量和效率。
一、具体应用
(一)在会计核算流程方面的应用
会计核算包括原始凭证收集、审批、审核、制单、入账几个流程,移动互联网的应用主要集中在原始凭证的收集和审核上。前者充分利用了移动互联网的快捷性和及时性。具体来说,公司给每位员工安装一个移动互联网终端(手机)APP程序,明确要求在业务发生当天将原始凭证拍照或扫描,并注明具体的业务事项进行系统上报审批。系统则对具体的事项和原始单据产生唯一的识别号,同时财务人员在后台接收到业务事项的相关信息及原始凭证的电子资料,先按照电子资料进行核算处理,收到原始凭证后再进行凭证的装订。这就提高了账务处理的及时性,可为业务决策提供实时信息。后者则充分利用了移动互联网的定向性、精确性和感触性。具体来说,每个移动终端可跟踪一个员工的行动轨迹,从而进行准确定位。例如,可通过GPS准确定位出差或者招待客户的时间和地点,作为报销的审核依据。在仓库安装RFID终端可以准确定位出入库的数量及物品。针对行政采购物品的原始凭证增加二维码,财务人员可通过扫描发票二维码对具体业务的真实性进行准确审核。
(二)在财务报表获取和查看方面的应用
企业财务报表编制完成后,由财务负责人在系统中进行审批,随后自动推送到企业管理层人员的移动终端上,管理层对财务报表的获取和查看将不再受地理位置、时间及周围环境的影响。通过移动终端的BI工具,可随时查看企业不同维度、不同组织单位、不同时间、不同分析要素所对应的财务指标,还可按照个人偏好设置阅览方式,使财务报表展示更加灵活。此外,移动终端和ERP系统的集成,使得管理层能及时通过财务报表钻取查询到订单情况、商机、线索、合同等业务信息。
(三)在资金收支管理方面的应用
(四)在会计档案管理方面的应用
一是在档案的归档、查询、借阅、销毁等方面的应用。通过移动终端产生的数据归档到档案系统后,系统进行统一分类、编号管理,每一个实体档案对应唯一的一个电子档案编号。日常档案的查询、借阅等都通过移动终端进行操作,不会受到地理位置及环境的影响,整个操作过程方便快捷,提高了工作效率。二是在档案的日常保管方面的应用,档案室安装的安防、监控、温度、湿度等控制设备与移动终端接口,可随时对档案室进行监控,并在出现异常情况时通过移动终端预警,保障档案室的物理安全,减少档案室的管理成本。
二、需注意的问题
一是安全问题。主要包括移动互联网络本身的安全和移动终端的安全两个层面。前者是由于移动互联网大多采用无线上网方式,这样对于无线网路的建设、隔离、控制就有很严格的要求,尤其是财务系统移动终端的认证管理,要防止其他非授权的终端接入到公司的内部网络使财务数据的安全受到威胁。后者是由于移动终端都比较分散,不利于统一管理,因此容易受到病毒、网络攻击,给企业造成巨大的经济损失,应对财务移动终端进行特殊设置及配置,保障财务移动终端的相对安全。
二是个人隐私问题。如果在财务制度中规定通过GPS对员工的工作进行定位管理来了解财务数据的真实性,这样就会涉及员工的个人隐私问题,程度不易把握。此外,由于移动互联网的便捷性,员工可随时随地办公,这样对工作时间就较难严格界定。建议可通过技术手段明确移动互联网的使用时间,这样既可以保护员工权益,也可防止非工作时段的非法数据链接。
三是制度环境问题。在外部法规配套方面,建议在修订《中华人民共和国会计法》时明确承认包括图片、声音、视频文件等电子原始凭证的合法性,同时通过修订《中华人民共和国票据法》大力推广电子发票业务,尤其是企业间的电子发票,此外,相关部门还需建立行业规范,规定移动财务系统的接口标准,为后续的金税工程等国家信息化工程打好坚实基础。在企业内部制度配套方面,企业应在应用移动互联网程序的同时,有针对性地对财务报销、会计核算、资金收付等业务的相关财务制度及流程进行及时修订,以更好地推广移动互联网在企业财务中的应用。
责任编辑 李卓