摘要:
随着企业信息化管理的不断深入,越来越多的企业运用专业软件进行资金管理。常见的专项资金管理软件管理的内容涵盖资金结算、资金计划、资金分析等,具体管理内容受企业性质、所在行业、规模等因素的影响。相对于独立的资金管理系统,全面集成系统环境下的资金管理在数据共享、实时控制、精细化管理等方面有更深入的管控。
全面集成系统环境下一般构建以ERP系统为中心的管理控制系统,各项基础资料包括供应商及供应商银行账户、客户及客户银行账户、员工及员工报销账户等,须根据各系统控制的需要录入各项基础资料的详尽信息,并通过接口程序共享至其他需要的系统。
除了基础资料的数据共享,各项资金业务通过接口程序或中间键与ERP系统共享,采用收入及时入账、支出先账务后资金等措施实现对资金的实时控制。
1.收入及时入账。指的是各项收入通过与银行系统银企直联方式,直接同步到资金系统,资金系统通过预先定义的客户银行账户数据或供应商银行账户数据,确认数据属于哪个客户或哪个供应商,同步至ERP系统的应收及应付模块,及时更新客户信用信息,实现对客户信用的实时管控;部分不能确认内容的收款,需要通过人工确认收款内容,并及时同步至ERP系...
随着企业信息化管理的不断深入,越来越多的企业运用专业软件进行资金管理。常见的专项资金管理软件管理的内容涵盖资金结算、资金计划、资金分析等,具体管理内容受企业性质、所在行业、规模等因素的影响。相对于独立的资金管理系统,全面集成系统环境下的资金管理在数据共享、实时控制、精细化管理等方面有更深入的管控。
全面集成系统环境下一般构建以ERP系统为中心的管理控制系统,各项基础资料包括供应商及供应商银行账户、客户及客户银行账户、员工及员工报销账户等,须根据各系统控制的需要录入各项基础资料的详尽信息,并通过接口程序共享至其他需要的系统。
除了基础资料的数据共享,各项资金业务通过接口程序或中间键与ERP系统共享,采用收入及时入账、支出先账务后资金等措施实现对资金的实时控制。
1.收入及时入账。指的是各项收入通过与银行系统银企直联方式,直接同步到资金系统,资金系统通过预先定义的客户银行账户数据或供应商银行账户数据,确认数据属于哪个客户或哪个供应商,同步至ERP系统的应收及应付模块,及时更新客户信用信息,实现对客户信用的实时管控;部分不能确认内容的收款,需要通过人工确认收款内容,并及时同步至ERP系统;其他各项收入如银行贷款到账、其他单位往来到账、应收票据贴现、应付票据保证金退还等内容,则通过银企直联先行更新资金系统收入,再通过资金管理人员详细甄别,确认收入内容后传至ERP系统中入账。
2.支出先账务后资金。指的是各项支出需要先在ERP系统入账,再同步到资金系统进行支付。各项支出在ERP系统入账时,应根据控制要求进行实时控制。具体做法为:
(1)供应商类支出先在ERP系统中录入账务,录入时需要对照资金计划检查,通过后传递至资金系统中,再通过银企直联实现直接支付。由于资金支付安全受到众多企业高度重视,这类支付一般需要经过资金管理人员安全稽核确认后方可进行,确认时需再度检查资金计划控制,以实行多重审核。
(2)建安工程及设备类支出,以ERP系统合同模块为起点作为编制资金计划的基础,然后根据合同进度在ERP系统中自动形成发票及后续的资金计划检查等内容。此类支出与常规支出相比,金额较大,同时要求资金管理人员检查合同条款,企业往往对这类支出的安全稽核提高级别进行控制。
(3)员工类支出包括费用报销及各项借款,都是先行在ERP系统中录入账务,录入时需要通过全面预算及资金计划检查,通过后传递至资金系统中,再通过银企直联直接支付至员工报销卡中。
(4)员工各项工资薪金支出首先在ERP系统人力资源模块汇总产生账务,入账时需要通过全面预算及资金计划检查,然后由人力资源部将明细结果通过报表传递至银行,由银行按员工明细支付内容进行支付。支付完成后将汇总结果传递至资金管理系统,再由资金管理系统回传至ERP系统作最终确认。
(5)公司内部资金往来直接在资金管理系统中处理,需要通过预先编制资金计划的控制,以及资金系统内部银行额度的控制,通过后资金系统银企直联直接放行,并将放行结果同步至ERP系统,然后在各关联公司内部同步入账,以避免资金往来在各公司入账不一致。
(6)各项强制类性质的支出,包括应交税金、五险一金、水电费等,都是直接在ERP系统中先入账,再传入资金系统中进行支付,一般不进行全面预算控制及资金结算控制。
(7)与资金管理结算相关联的支出,如银行贷款到期还款、应付票据到期结算、银行购汇结汇等,首先在资金管理系统中进行业务管理,然后传入至ERP系统中入账,一般只作资金计划比对,不作资金结算控制。
(8)其他各项小额支出,如银行手续费、支票工本费之类支出,直接在资金系统中根据银行支付结果处理,再传入至ERP系统中进行账务处理,一般不进行全面预算控制及资金结算控制。
在全面集成系统环境下,全面预算系统对于资金计划编制进行统控与指导,编制详细资金计划时,需要按照全面预算系统年度、季度预算的要求,详细分解至具体的各项收入和支出内容,保证资金计划符合整体战略要求,避免各系统各自为政、编制脱节的现象。