摘要:
技术服务企业应收账款的特点是跨年度应收款项较多、项目整体验收时间较长、占用营运资金较多等。此类企业的经营业务通常按照具体项目进行管理,而项目管理又与合同管理关联度高,则技术服务企业的应收账款内控管理的信息化建设,须与合同管理信息系统、项目管理信息系统、预算管理模块、绩效考核管理模块四个业务系统重点进行关联。
(一)与合同管理信息系统关联
1.各分公司(或事业分部)安排人员进行客商的建档、立项、授权、保函的申请及合同的录入等工作。其中,合同中关于收款方式的条款,应由企业总部根据自身管理的需要,结合以往项目回款的规律,按照各类项目合同履行的特点,统一提供格式模板,以利于今后应收账款的分类管理。
2.数据录入后由各分公司(或事业分部)负责人审核,审核时应注意区分销售合同的项目来源,生成完整、准确的项目信息,包括项目负责人、合同联系人、催款责任人、审批流程类别、项目WBS号,为今后的合同款项催收工作做准备。
3.各分公司(或事业分部)负责人审核后,将其经合同管理信息系统转交企业总部的市场营销部门、财务资产部门审批。市场营销部门主要审批和客户管理相关的条款,财务资产部门主要审批和...
技术服务企业应收账款的特点是跨年度应收款项较多、项目整体验收时间较长、占用营运资金较多等。此类企业的经营业务通常按照具体项目进行管理,而项目管理又与合同管理关联度高,则技术服务企业的应收账款内控管理的信息化建设,须与合同管理信息系统、项目管理信息系统、预算管理模块、绩效考核管理模块四个业务系统重点进行关联。
(一)与合同管理信息系统关联
1.各分公司(或事业分部)安排人员进行客商的建档、立项、授权、保函的申请及合同的录入等工作。其中,合同中关于收款方式的条款,应由企业总部根据自身管理的需要,结合以往项目回款的规律,按照各类项目合同履行的特点,统一提供格式模板,以利于今后应收账款的分类管理。
2.数据录入后由各分公司(或事业分部)负责人审核,审核时应注意区分销售合同的项目来源,生成完整、准确的项目信息,包括项目负责人、合同联系人、催款责任人、审批流程类别、项目WBS号,为今后的合同款项催收工作做准备。
3.各分公司(或事业分部)负责人审核后,将其经合同管理信息系统转交企业总部的市场营销部门、财务资产部门审批。市场营销部门主要审批和客户管理相关的条款,财务资产部门主要审批和资金结算相关的条款。
4.企业总部的市场营销部门负责授权、保函、合同归档的办理及开具发票,其中,发票开具时间应尽可能与合同执行进度保持一致,以便应收账款对应的收入、应交税金的确认与合同实际履行情况匹配,为合同款项的催收提供准确、完整的信息。
(二)与项目管理信息系统关联
1.在企业内部建立投标信息管理平台,对投标保证金进行清收。通过该信息平台及时公布已完成的项目投标,催收投标保证金或索取中标服务费发票,定期清理未收回投标保证金。对于逾期的投标保证金,应根据实际情况进行责任追究。
2.通过项目履行管控平台,特别是项目的验收关闭来促进应收账款的管理。技术服务企业的财务资产部门应定期开展当年及上年度已完成项目资金收支的清理工作,协同各业务部门关闭已完成的销售项目。清理工作主要包括已完成项目的收入确认情况、开票进度、回款进度、投运进度等,并对符合验收关闭条件的项目进行技术关闭和财务关闭。
3.建立面向各业务单元的认款平台,区分各个项目的到款,完成项目履行各个阶段应收账款的清账。认款平台包括数据同步(与资金管控系统同步)、业务管理、财务管理、数据库配置等功能节点。先由业务部门的管理人员判断到款所属项目及性质,再由财务资产部门客户管理岗位人员按月出具项目应收账款报表给业务部门,最后由业务部门的催款责任人认领各自的应收账款及其对应的到款,并将认领信息传递给财务资产部门完成应收账款的清账。
(三)与预算管理模块关联
1.各业务单元应按月编制应收账款回款计划,并于每月下旬,通过预算管理模块将其随下月度现金流预算上报总部财务资产部门和市场营销部门。企业总部应建立月度应收账款回款情况通报制度。各分公司(或事业分部)按月向财务资产部门上报应收账款上月回款计划的完成情况和本月回款计划,财务资产部门按月对回款计划的执行情况进行督促检查和统计分析,计算出各业务单元的月度现金流回款计划完成率,并在企业办公系统及月度经营分析会上公布数据。
2.财务资产部门将回款情况与资金支付挂接。根据项目管理系统与合同管理系统传递过来的各项目及其子合同的成本预算单,财务资产部门要求项目的款项到达后才能开支,尽量减少提前启动项目,降低垫付资金成本。
3.安排专人跟踪项目的收支预算执行情况,按照项目的经费预算定期与客户办理对账手续。这样做,在避免会计核算错漏的同时,又能消除购销双方人为的数据误差,为应对可能发生的纠纷提供可靠的依据。其中特别要关注的是,根据项目经费预算及合同履行情况开展的对账手续和催款凭据是销售合同签收手续的一种补充形式,企业应妥善保存相关的书面对账手续和催款凭据。
(四)与绩效考核管理模块关联
1.考评客户主数据完整性与规范性。考评的目的是根据企业市场营销部门对客户主数据的管理与统计要求,规范新增客户主数据完整性,并促使工作人员对历史客户主数据进行清理与完善,为分析客户信用提供数据支撑。
2.考评合同信息完整率。该指标是为了满足企业市场部门的监管需要,有利于市场部门对所有分公司(或事业分部)进行业务考核,提高合同数据的完整性,提高市场分析的准确性,有利于制订高效的应收账款催收计划。其主要内容包括项目类销售合同的WBS号、服务专业、产品线、采购订单日期(代表实际合同签约日期)及最后联系日期(合同返回日期)、销售地区、所属行业、销售经理、合作伙伴。
3.考评合同信息准确率。该指标用于规范销售合同相关信息的准确性,同时为催款业务与转签业务的基础数据规范提供保障,主要考评内容包括收款方式、合同启动方式(是否为提前启动)、生效日期、验收节点等。
责任编辑 杨亚彬