时间:2021-01-06 作者:熊伟 (作者单位:大庆油田有限责任公司第四采油厂)
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摘要:
在当今信息技术飞速发展、经济全球化的环境下,企业面临的竞争日益激烈,内部管理也更加复杂。大庆油田有限责任公司(以下简称大庆油田)所处石油行业,国际市场变化迅速,要想在竞争中保持优势地位,对市场的快速变化及时做出反应是至关重要的。因此,整合企业全部资源、改造企业的信息网络,通过ERP系统与FMIS系统的融合提升,无疑对实现大庆油田财务目标、提高财务管理效率进而创造企业价值、确保企业竞争优势起到至关重要的作用。
一、FMIS系统建设
FMIS系统(Finance Management Information System),即中油财务管理信息系统。FMIS从1995年发展至今已20年时间,是一个对企业经营、财务运作进行管理、控制、监督的计算机软件系统。其建设总目标是:采用现代通讯技术、网络技术、计算机技术、信息技术,在对财会管理国际化、规范化、标准化、程序化的基础上,完成对财务、资产的有关数据的收集、传送、加工、处理、存储和管理工作,出具财务报告,为公司决策提供数据分析和决策支持。
FMIS的建设过程,也是中国石油财务管理信息化的过程。大庆油田按照上级管理要求,自1999年上市以来,致力于研发建立会计一级集中核算体系,并逐步形成了目前以FMI...
在当今信息技术飞速发展、经济全球化的环境下,企业面临的竞争日益激烈,内部管理也更加复杂。大庆油田有限责任公司(以下简称大庆油田)所处石油行业,国际市场变化迅速,要想在竞争中保持优势地位,对市场的快速变化及时做出反应是至关重要的。因此,整合企业全部资源、改造企业的信息网络,通过ERP系统与FMIS系统的融合提升,无疑对实现大庆油田财务目标、提高财务管理效率进而创造企业价值、确保企业竞争优势起到至关重要的作用。
一、FMIS系统建设
FMIS系统(Finance Management Information System),即中油财务管理信息系统。FMIS从1995年发展至今已20年时间,是一个对企业经营、财务运作进行管理、控制、监督的计算机软件系统。其建设总目标是:采用现代通讯技术、网络技术、计算机技术、信息技术,在对财会管理国际化、规范化、标准化、程序化的基础上,完成对财务、资产的有关数据的收集、传送、加工、处理、存储和管理工作,出具财务报告,为公司决策提供数据分析和决策支持。
FMIS的建设过程,也是中国石油财务管理信息化的过程。大庆油田按照上级管理要求,自1999年上市以来,致力于研发建立会计一级集中核算体系,并逐步形成了目前以FMIS7.0财务管理信息系统为核心的会计一级集中核算管理体系,统一公司内部会计制度、简化核算层次、优化核算流程,实现财务数据准确归集、快速提取与深入分析;同时,自主开发了《大庆油田财务基础管理集成平台》,研制开发了成本模块、基建模块、科研模块等多项专业化核算管理模块,推动财务信息与业务信息有效融合。
与传统财务管理方式相比,FMIS的建设取得了以下效果:
(一)会计核算行为更加规范
会计集中核算后,公司及所属分(子)公司及其作业单元、子作业单元严格按照统一制定的业务流程、会计政策、标准化体系进行业务处理,制定统一的科目编码、会计实体编码、客户分类编码、资金流向编码、地质区块编码、成本费用编码、标准化字典、内部单位字典等,实现了会计信息的可比性、一贯性和可集成性,使会计核算行为更加规范。
(二)会计信息质量更加真实、有效
财务管理信息的共享、透明,使各级管理层能够实时对所属各单位的业务处理情况进行查询、监督,保证各项业务按照法律法规、企业会计准则的要求进行处理,及时查错、纠偏。
(三)获取会计信息速度更快、更及时
集团公司、地区公司及二级单位等各级核算主体,能够从FMIS系统中直接生成会计报表,彻底改变了以往财务报告逐级上报汇总的方式,各级管理层从事后获取静态报表信息转变为实时获取动态财务信息,财务管理效率大幅提高。
(四)财务价值管理职能进一步突显
2010年,公司资金管理信息平台正式上线运行,资金流入、流出业务全部纳入资金平台运行管理,使FMIS在原有超强核算功能的基础上成功完成资金同步管理的大跨越,使得公司财务经营分析管理工作更加灵活、分析范围更加全面、分析方式更加多样、分析内容更加深入。由于各级财务部门更多地参与到企业的财务管理和经营决策中去,能够根据最新情况为管理层提供动态的决策支持信息,从而实现了财务管理行为的增值服务。
二、ERP系统与FMIS系统的融合
ERP系统(Enterrse Resource Plan-ning),即企业资源计划系统,是指建立在资讯技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP的实质是一种理念,主要目的是通过整合企业各种资源,提升内部运营的效率和整体的经营水平,其供应链管理思想,可帮助企业有效利用供应链上的一切资源来快速高效地响应市场需求的变化,提升企业的竞争力。一个好的ERP应用系统,应能够体现企业、行业、国际的优秀管理理念、优化整合企业各种资源,统一业务流程、涵盖企业各种基础业务数据,高效、自动产生企业所需的管理报表。因此,使用哪一种软件系统作为ERP的载体并不重要,关键是该软件能否实现上述目的。中国石油选择了S软件作为实现ERP管理目标的工具。
S软件ERP系统设置有财务会计(FI)、管理会计(CO)、销售管理(SD)、生产计划(PP)、采购与库存(MM)、设备管理(PM)、项目管理(PS)七大模块,个别单位依据企业特质还设置了原油与物资采购(YMM)模块。在ERP系统中,财务子系统与其他子系统有着密切的联系,如销售、生产等子系统的业务数据,通过信息集成,可直接传入财务子系统,自动生成财务凭证,方便快捷地反映企业的运营状态。
尽管ERP系统设有财务会计(FI)模块,但在会计核算及报表生成方面却相对弱化,还难以满足上市公司财务报表对外披露以及油田内部管理的需要。而FMIS系统虽然具有ERP系统所无法替代的超强的会计核算、报表出具及财务分析功能,但是却没有与其他生产业务系统相连,业务与财务之间还是相对独立,财务部门主要通过系统外的单据传递实现财务记账。因此,只有通过ERP系统与FMIS系统的融合,才能实现信息数据高度共享、推动财务管理与企业管理水平共同提高的目的。
(一)ERP系统与FMIS系统的融合方法
ERP系统侧重于财务中的会计分析、财务控制和会计预测等方面,同时也强调处理事件的过程。目前,ERP系统中应用的财务管理模块已经可以完成从事后的信息反映,到会计账务处理,然后到一体化、多层次的财务管理。
2008年年底,大庆油田全面开展ERP项目建设。以上市部分业务为重点,上市与未上市业务协调推进,整个项目建设分试点和全面实施两个阶段进行:
一是试点阶段(2008年11月~2009年12月)。制定项目详细实施计划,选择试点单位。试点单位按照试点阶段目标、任务和计划,结合实际业务流程的调整,完成蓝图设计和数据测试,通过发现问题解决问题,总结经验,形成推广模板。
二是全面实施阶段(2010年1月~2011年6月)。主要任务是参照试点单位建设模板,结合推广单位的实施经验,按照推广计划全面完成ERP建设任务。之前,出于集团及地区公司企业内部管理需要,以FMIS系统为基础,已上线并投入使用的有交易平台、网上报销、固定资产系统等,在全面推广阶段,一并纳入ERP与FMIS融合范围。
大庆油田所开发建立的ERP与FMIIS融合架构,优势互补,创建了企业资源共享与筹划资源管理的平台,使两套系统有机地整合成一个整体,实现了数据一次录入,多方共享,保证了ERP与FMIS系统集成的可靠性和数据的完整性。具体来说,融合抓住了“开头”与“结尾”两个关键环节:
1.初始阶段要发挥财务模块的核心集成作用,编制、完善融合方案及蓝图设计。大庆油田在多年的财务管理工作中积累了丰富的经验,有些方面已形成高效的管理流程和办法,为了使S软件这一成型的商品化软件实现油田的管理要求,确保ERP系统对管理中的特色和优势部分能全面支持,公司财务认真分析自身业务后,确定了公司代码设置、内部交易实时抵消、辅助核算、油气成本核算、集成凭证汇总等几个关键环节进行重点开发,攻坚克难,最终建立“具有大庆油田管理特色的财务融合方案”,并通过试点加以完善。例如,通过基于S软件的内部交易实时抵消,实现了内部关联交易单位之间的财务核算实时联动,提高了整个公司层面财务核算的准确性和及时性。再如,通过ERP油气成本核算功能,进一步健全了成本控制体系,实现了精细化成本核算,同时通过与A2等业务系统的集成,大大提高了成本核算运行效率和便捷性。
2.收尾阶段要全面系统测试,确保系统功能的正确性和可操作性。在把好设计关后,要重点抓好系统测试工作,确保根据蓝图开发出来的系统符合设计要求,系统正确、易用。为了实现这一目标,大庆油田在实际操作中没有采用业界通用的集成测试方法,而是创造性地开展了多轮次“大规模模拟运行测试”,集中所有单位业务和财务人员的关键用户,以真实业务数据为测试蓝本,模拟上线后的真实应用场景,全面验证融合方案、ERP系统和数据的准确性。通过查缺补漏,逐项解决测试中出现的问题,保证设计到位。
通过对蓝图和测试两个环节的重点把握,大庆油田大大提升了ERP系统质量,为顺利上线和成功应用提供了重要保障。
除把握以上两个关键环节外,过程组织和控制也十分重要,大庆油田成立了专门的组织,对内全程参与ERP系统方案的制定、协调各二级单位、统一和规范管理数据等工作,对外做好与集团总部的联动,以保证在中国石油大的ERP系统建设背景下,将自身业务特点和集团公司统一管控要求相结合,使各项工作有序、稳步推进。
(二)ERP系统与FMIS系统的融合效果
随着各种账务及相关业务处理系统(如差旅费报销系统、资金平台系统、CMIS系统、资产系统、票据系统、融合FMIS系统等)的不断投入使用与更新,大庆油田财务工作的信息化程度越来越高。
FMIS与ERP的完美融合,实现了以财务管理和资源管控为核心的财务与业务间的信息集成,使财务管理工作完成了由集中到集成的跨越,有效推动了价值链与业务链整合,实现了财务与业务相互渗透,发挥协同管理效应,促进财务业务一体化发展,将公司价值管理工作带到一个更加广阔的全新领域。具体产生了以下效果:
一是实现了信息的集成。横向上,大庆油田ERP财务模块与项目、物资、设备、销售模块实现了高度集成,业务由前端模块发起后自动归集到财务进行结算,整个业务链的衔接为财务管理提供了前后一致的生产经营数据,实现了整个企业的资金流、物流、信息流的一体化整合,对于提高工作效率、提升管理信息的准确性、支持经营决策等起到了重要作用。纵向上,油田ERP系统覆盖上市和未上市全部核心业务,将公司计划投资、工程项目管理、财务与成本核算等各项业务全部纳入系统管理,为公司决策层、管理层和执行层提供多层次的资源调配与优化、管理监控和业务执行手段,对公司由传统的条块分割管理,向信息高度集成的规范化、科学化管理方式转变,起到了重要的推动和支持作用。
二是使会计信息更加真实可靠。ERP系统的应用,使业务人员在业务前端进行的业务处理,可通过系统直接传递给财务人员,财务人员据此进行账务处理,大大减少了人工传递会计原始单据可能出现的差错,使原始会计凭证更加真实可靠。另外,在财务辅助核算方面,根据公司财务提出的“业务和财务均提供辅助核算信息”的原则,业务和财务部门在ERP系统中都要录入辅助核算信息,促进了业务管理和数据的规范性,使得业务部门的任何一个出入库活动,都能指明物资来源/去向、用途、送料/领用单位,实现了整个业务链条上各部门、岗位各负其责,共同把关,在实现信息共享的同时,保证了数据的一致性、及时性、准确性和唯一性,全面提升了各级业务管理人员的规范意识,进一步促进了公司管理水平的提高。
三是提高了内部控制效率。大庆油田ERP实施过程中,便与内控紧密结合,将制度、流程通过系统固化,实现管理落地,彰显实效。ERP项目财务模块在蓝图设计期间,就与内部控制体系建立了充分融合。通过ERP系统的应用,固化控制点,使原来很多管理制度、流程层面的控制点通过ERP系统实现了具体化、功能化,大多数控制环节都通过系统自动进行校验和约束,同时在岗位、职责、权限等方面,也通过ERP系统实现了严格管控。更重要的是,通过系统严格的设置和校验,杜绝了各业务控制点人为干预的可能,有效降低了财务风险。
四是转变管理理念,提升管理水平。作为集中统一的经营管理平台,ERP系统为油田管理创新、资源优化配置和过程管控等方面提供了有力支持。ERP系统的上线应用,打破了部门之间的本位主义,优化了业务流程,促进了公司对物资、设备、人员等各种资源的统筹调配和优化利用,尤其是增强了对项目投资计划等核心业务的集中管控能力,实现了财务与项目、物资、设备、销售等业务信息的一体化管理,保证了业务链条的完整性和管理数据的唯一性,提高了公司整体管理的精细化程度,推动了各项业务的规范化运作,提升了企业的决策支持效率,全面提高了企业管理水平。
责任编辑 李斐然
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