时间:2021-01-06 作者:王玉红 赵斌 (作者单位:东北财经大学会计学院/中国内部控制研究中心 万华化学<宁波>热电有限公司)
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摘要:
建立和推行信息化绩效评估制度,通过科学化的工具和模型评估企业信息化的经营成果,既有助于正确指导企业经营行为,又能够帮助企业寻找信息化建设的重点和运营中存在的问题,为企业制定信息系统的战略目标和经营指标提供可靠的参考依据。本文将以万华M电厂为例,利用侧重于战略目标规划的信息化绩效评估模型对其进行分析,从公司的战略目标入手层层分解细化信息化发展目标,利用特定的指标和标准对其信息化管理进行全面的评估。
一、万华M电厂信息化绩效评估模型构建
(一)依据企业的战略目标设定信息化的绩效评估目标
信息化的绩效主要体现信息化对企业目标的贡献。要想评价企业目标如何通过信息化项目实现优化,就必须要将信息化绩效评估和企业的战略目标相结合,并作为企业战略规划的一部分统一考虑,以确保信息化项目的价值贡献符合企业的战略目标。
(二)依据目标选择成熟的绩效评估模型
评估需要有一套科学的指标模型和理论方法作为基础,并遵守一定的客观规律和程序。信息化平衡计分卡是企业信息化战略实施的工具,它可以将企业的使命、战略目标和信息化的绩效评估结合起来,并转化为信息化的使命和战略目标,依此确定具体的目标...
建立和推行信息化绩效评估制度,通过科学化的工具和模型评估企业信息化的经营成果,既有助于正确指导企业经营行为,又能够帮助企业寻找信息化建设的重点和运营中存在的问题,为企业制定信息系统的战略目标和经营指标提供可靠的参考依据。本文将以万华M电厂为例,利用侧重于战略目标规划的信息化绩效评估模型对其进行分析,从公司的战略目标入手层层分解细化信息化发展目标,利用特定的指标和标准对其信息化管理进行全面的评估。
一、万华M电厂信息化绩效评估模型构建
(一)依据企业的战略目标设定信息化的绩效评估目标
信息化的绩效主要体现信息化对企业目标的贡献。要想评价企业目标如何通过信息化项目实现优化,就必须要将信息化绩效评估和企业的战略目标相结合,并作为企业战略规划的一部分统一考虑,以确保信息化项目的价值贡献符合企业的战略目标。
(二)依据目标选择成熟的绩效评估模型
评估需要有一套科学的指标模型和理论方法作为基础,并遵守一定的客观规律和程序。信息化平衡计分卡是企业信息化战略实施的工具,它可以将企业的使命、战略目标和信息化的绩效评估结合起来,并转化为信息化的使命和战略目标,依此确定具体的目标和评测指标,以实现战略和绩效的有机结合,如图1所示。
信息化平衡计分卡从四个方面入手将企业的战略目标分解为若干个主要目标,通过对这些目标的引导逐步指引企业信息化向公司既定目标发展。将这些目标落实到企业的每个员工、领导的工作中,既从日常工作中规范业务流程,配合公司信息化管控的推广工作,又激励员工从意识上积极推进企业战略目标。
(三)依据公司信息化绩效考核模型制定指标模型
在确定公司的绩效评估模型的基础上,需要围绕目标的关键因素进行分析并设计指标模型。指标分为结果指标和绩效驱动型指标,二者相互结合、配合使用:一方面通过绩效驱动指标表现结果指标的实现过程,另一方面通过结果指标表明绩效驱动指标如何改进企业的绩效。在确定指标后,还需要利用客观、有效的数学模型计算指标的权重指数,最终形成绩效考核指标模型,万华M电厂的信息化绩效评估总体模型如图2所示。
1.万华M电厂信息化绩效评估指标模型构建
万华M电厂指标模型分为三级:一级指标分别对应的是信息化平衡计分卡的四个层次角度,然后细分一级指标所包含的具体内容并形成二级指标、三级指标,最终综合所有指标建立万华M电厂的指标模型,具体内容包括:
(1)信息化战略角度(一级指标),包含5个二级指标:①信息化评估与规划,其三级指标包括企业是否有长期、中期、近期规划,企业信息化是否纳入企业整体发展规划,企业信息化规划是否考虑企业业务之间的集成性,企业是否有信息化预算,企业信息化年投入占销售收入的比重,企业是否在信息化项目实施后进行评价,企业是否将信息化应用纳入部门级的岗位考核;②信息化组织,其三级指标包括企业是否设有企业家信息主管,企业是否设有信息化常设机构,企业是否制定了信息化管理规范;③管理效率提高和模式的优化,其三级指标包括决策支持度,企业的预决算能力和财务决算速度提高,组织架构的改进,业务流程的优化;④产品成本下降,其三级指标包括制造成本降低率;⑤增长指数,其三级指标包括销售增长率和利润增长率。(2)信息化客户角度(一级指标),包含两个二级指标:①企业生产水平提高,其三级指标包括全员劳动生产率提高,产品生产周期缩短率,设备利用率提高,废品降低率;②市场竞争力提高,其三级指标包括订单处理时间加快,按时交货率提高,市场占有率提高,客户满意度提高。
(3)信息化流程角度(一级指标),包含9个二级指标:①产品开发能力的提高,其三级指标包括新产品开发周期缩短率,年开发的新产品增长率,产品附加值提高;②网络与安全,其三级指标包括企业内部网络建设情况,企业门户网址的建立,信息安全;③信息标准化,其三级指标包括企业是否制定信息编码标准,企业使用信息编码的物料覆盖率;④基础数据规范化,其三级指标包括物料主数据的完整性,物料清单的产品覆盖率,物料清单的准确性,工艺路线的划分,工作中心的划分;⑤生产计划与控制,其三级指标包括主生产计划和物料需求计划的产品覆盖率,主生产计划和物料需求计划对生产的指导性;⑥进销存管理,其三级指标包括库存准确率,库存情况分析,采购计划管理、订单管理以及对采购的指导性,供应商的信息管理与分析,销售计划、定价策略、销售合同管理的实现和实际应用,客户管理的实现和应用;⑦财务管理,其三级指标包括企业是否全部实现电算化,企业是否实现了财务分析和控制,企业是否建立了完善的成本核算、分析和控制;⑧人力资源管理,其三级指标包括企业是否应用于工资管理、人事管理、职务管理、招聘等方面;⑨质量控制,其三级指标包括企业是否实现并应用了检验标准管理,企业是否实现并应用了检验计划管理,企业是否实现并应用了检验过程管理。
(4)信息化发展角度(一级指标),包含6个二级指标:①信息化培训,其三级指标包括企业是否制定信息化培训计划,企业员工对企业信息化实施的认知程度,近2年企业员工参加信息化培训的比重,企业信息化培训的效果;②办公自动化,其三级指标包括文档资料管理是否实现计算机化,内部日常管理等自动化程度;③生产自动化,其三级指标包括企业是否实现了生产作业调度与控制、生产数据的采集及系统状态监控;④电子商务的建立与应用,其三级指标包括电子商务的运营范围,电子采购占总采购额的比例,电子销售占总销售额的比例;⑤应用集成度,其三级指标包括企业内各应用分系统间的集成范围,企业内各应用分系统间的集成方式,企业是否与协作企业有协同/集成;⑥产品开发手段,其三级指标包括企业是否采用新设计支撑技术,企业是否有PDM/PLM的应用。
2.万华M电厂绩效评估指标模型权重计算
企业信息化绩效评估模型需综合评价考虑各个指标之间存在的相对重要性,即各指标要素对企业信息化发展而言的重要性各有不同,所以可以采用层次分析法(Analytical Hierarchy Process,简称AHP法)来计算各指标间的相对重要性,即同一层次中各指标的权重系数。经过AHP法计算(计算过程略)的万华M电厂信息化绩效评估指标模型及权重如表1所示。
(四)对万华M电厂信息化绩效评估结果进行评价
在设定好万华M电厂信息化绩效评估的指标模型和权重后,需要通过用户调查、会议访谈等形式采集指标考核数据,对定量数据或者定性数据进行统计处理,并依据指标模型的得分情况最终生成评估结果。定性数据的处理一般采用的方法是问卷调查法。所以,根据前面建立的万华M电厂的信息化绩效评估指标,本文采用AHP层次分析法对各指标的权重进行了确定,利用问卷调查法进行数据获取(加权平均),最终形成对每个过程的评价值以及公司级信息化绩效评估得分,如表1所示。
评估结果显示,万华M电厂的信息化工作处于起步阶段,存在许多基础性的工作需要处理,虽然逐步上线了一些系统支撑公司的运营,并取得了一定的成绩,但是面对利用信息化实现公司战略的目标还有非常大的差距,主要体现在以下方面:
1.信息化战略角度
从信息化战略角度来看,万华M电厂缺失了一些重要方面的建设。要想利用信息化开展工作,必须要有信息化职权部门进行支撑,不是一个、两个有能力或者有兴趣的人就能胜任的,需要有经验、有技术并且懂业务的专业人员去担当。既从技术角度出发解决实际工作问题,又从实际业务出发引导信息化发展,两者相辅相成。另外,从得分偏低的指标上发现,万华M电厂现阶段利用已上线的信息化系统取得的效果很一般,对于降低成本、提高利润等方面都远远没有达到预期效果。这说明信息系统操作得还不够深入。有可能是信息系统开发的深度、广度不够,也有可能是信息系统推广力度不够,没有完全发挥出系统的作用。但究其主要原因是信息人员的缺失造成了以上的问题出现,所以应成立信息化职权部门,并培养专业人才。
2.信息化客户角度
客户始终是企业的立身之本。客户满意不满意,新客户增加情况、老客户的意见和服务等情况都是企业所必须关注的。万华M电厂这方面做得还是不错的,在交付客户的产品质量和效率上都达到了客户的要求,提高了设备的利用率、缩短了客户的订单时间,对于提升客户满意度有着非常大的帮助。
3.信息化流程角度
从评估结果中不难看到,在信息化流程角度中的信息标准化、生产计划与控制得到的分值比较少。而细分目标中可以明确地看出问题出在万华M电厂对在用设备、零部件、采购物资没有统一管理,造成生产设备与采购部件信息不一致,无法达到统一编码、规范物料主数据的目标。这是因为近几年万华M电厂扩产过快,维护与采购供需矛盾进一步激化,生产维护、采购部门基本上都处于十分忙碌的状态,无法集中精力于物料统一的工作上。这是企业做大做强要过的重要一关,否则会引发企业资源浪费、利润下降等诸多不稳定因素。
4.信息化发展角度
得益于万华M电厂上线的SIS系统,公司的生产自动化有了一个质的飞跃,将生产作业的调度、控制和生产数据的采集及监控提升到了更高的一个阶段。但是刚上线的SIS系统、公司的OA系统和即将上线的ERP系统都是各自为政,没有将所有应用集成到一起,形成了数据孤岛。信息流程不完善、不彻底,没有形成信息闭环操作,会出现数据纰漏和流程失控的局面。虽然万华M电厂由于特殊的用户群体和运维方式决定了它的关注点是以内部运维为主,但是面对全国电厂改革的局面,万华M电厂必须在应用集成方面做出努力,才能使系统发挥最大的效力。
二、万华M电厂信息化绩效评估分析
(一)万华M电厂信息化绩效评估的优势
万华M电厂绩效评估的结果和指标模型的建立,其目的在于运用企业大量实际数据来解析和反映企业总体的信息化状况及其发展趋势,为公司进行相关的决策提供依据。通过评估的结果可以清晰地看到如何将公司的战略目标细分到信息化的日常工作中,指标模型的建立也让该单位更全面、深入地意识到信息化工作的着手点和重点。
一是促进了管理改善,提高了信息化工作水平。信息化绩效评估过程中对万华M电厂开展了企业诊断,这些工作一般由企业最高领导者亲自主持,管理层可随时掌握企业信息化实施的现状,发现企业信息化工作中的强项、弱点和问题;企业管理层可针对出现的问题及时调整经营策略,采取相应的措施,进行流程重组,提高企业信息化水平。
二是促进万华M电厂实现年度经营方针和目标。通过万华M电厂信息化绩效评估工作,容易发现公司经营和信息化工作的重大问题,通过评估报告,提高企业运营的水平,对实现年度经营方针和目标起到重大的促进作用。
三是IT平衡计分卡保证了公司战略目标执行。从企业战略目标出发,IT平衡计分卡将信息化战略目标直接与企业战略目标相关联,这样能够保证信息化交付产品满足企业的期望,不至于偏离正确方向,并保证实现信息化绩效考核的持续性改进。
(二)万华M电厂信息化绩效评估的改进
企业信息化绩效评估是一个涉及范围广、内容复杂的系统工程,无论是评估工作的组织实施,还是评估结果的具体应用都需要遵循一定的规范。万华M电厂的信息化建设要向纵深发展,必然要在更深层面上解决体制和机制问题,建立并推行企业信息化绩效评估的相关制度,形成注重信息化绩效的良好氛围。
一是万华M电厂信息化应与流程重组相结合。信息化绩效管理与流程息息相关。万华M电厂由于缺乏对流程的清晰理解,没能在组织上下建立起一致性的流程,在绩效评估的指标设定上忽略了流程之间的衔接。例如,万华M电厂的绩效评估是依据纵向职能结构设定的,缺少跨部门横向流程之间的绩效设定,造成各部门各自为政,从而导致整体效率低下。因此,万华M电厂信息化绩效评估实际上伴随着流程重组的问题。只有重新设计和改进流程,加强跨部门的合作,才能明确绩效评估的指标模型,进一步确定各部门的岗位职责。
二是万华M电厂绩效评估操作技术尚不成熟,还达不到考核个人绩效的程度。主要原因在于指标体系还不健全。将平衡计分卡用于考核,会使企业人员不可避免地有意绕开较难的工作,选取容易完成的指标,而忽视了工作过程的优化和绩效的提升。因此,这方面有待改进。
三是万华M电厂指标体系需要不断优化调整。平衡计分卡的制定过程就是一个培训沟通的过程,需要消耗大量人力、精力和时间来沟通、培训,确定部门战略及平衡计分卡,并将它们分解到个人。一个组织建立平衡计分卡大约需要15~17周时间,完善平衡计分卡大约需要2~3年时间,建立一个完整、实用的平衡计分卡大约需要3年左右时间。因此,实施平衡计分卡要结合自身实际,吸收和借鉴平衡计分卡的理念和方法,灵活运用,本着先简后繁、逐步完善的方式循序渐进地推进,切忌教条地照搬体系。
责任编辑 李斐然
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