摘要:
2012年中油集团公司借鉴集中共享服务理念,兼顾集团公司境内外上市、未上市企业管理需求,启动了在集团公司范围内统一使用、涵盖所有非生产性支出的支出报销信息管理平台(以下简称集中报销平台)。集中报销平台实现了费用项目、管控流程、费用标准和数据结构的统一,提高了财务管理水平,保证了管理层对预算的有效管控。
一、中油集团公司集中报销平台的内容
(一)集中报销信息平台管理的支出范围
中油集团公司集中报销信息平台管理的支出范围包括五项费用、日常办公费用、公司管理费用、公共运行费用、车辆费用、租赁费用、运费及修理费、税费及行政事业收费、其他费用、捐赠及罚款、财产保险费、员工福利费等共12大类117项费用要素。此外,集团公司还拟定了50项可选费用要素供不同类型企业选用,不强制要求纳入集中报销平台管理。
(二)集中报销平台的业务流程
中油集团公司集中报销由员工发起,经过事前审批、报销申请、报销审批、原始凭证审核与扫描传输等环节流转,经地区公司集中报销人员抽查审核后,生成会计凭证、支付款项,最终生成报销报告。
(三)集中报销平台对传统报销业务财务环境的改变
启动集中报销平台后...
2012年中油集团公司借鉴集中共享服务理念,兼顾集团公司境内外上市、未上市企业管理需求,启动了在集团公司范围内统一使用、涵盖所有非生产性支出的支出报销信息管理平台(以下简称集中报销平台)。集中报销平台实现了费用项目、管控流程、费用标准和数据结构的统一,提高了财务管理水平,保证了管理层对预算的有效管控。
一、中油集团公司集中报销平台的内容
(一)集中报销信息平台管理的支出范围
中油集团公司集中报销信息平台管理的支出范围包括五项费用、日常办公费用、公司管理费用、公共运行费用、车辆费用、租赁费用、运费及修理费、税费及行政事业收费、其他费用、捐赠及罚款、财产保险费、员工福利费等共12大类117项费用要素。此外,集团公司还拟定了50项可选费用要素供不同类型企业选用,不强制要求纳入集中报销平台管理。
(二)集中报销平台的业务流程
中油集团公司集中报销由员工发起,经过事前审批、报销申请、报销审批、原始凭证审核与扫描传输等环节流转,经地区公司集中报销人员抽查审核后,生成会计凭证、支付款项,最终生成报销报告。
(三)集中报销平台对传统报销业务财务环境的改变
启动集中报销平台后,中油集团公司在原财务系统中添加了“组织机构对照表”、“成本对象对照表”、“费用要素对照表”、“个人账户信息对照表”等功能,充分利用原有资源,实现了费用项目、管控流程、费用标准和数据结构的统一。相对于传统报销业务财务环境,其改变主要包括以下方面:
1.审批环节标准化:审批环节以行政领导为主,审批流程依据组织机构和费用要素搭建。费用审批流程由集团公司统一设定,地区公司不能更改任何环节。在实际工作中,各级经办人只能依据流程选择审核人和审批人,流程简洁、固化,简化了费用支出审批手续,减少了管理层次,提高了工作效率。
2.影像扫描业务:新增的影像扫描为集中报销完成远程审批提供了保障,实现了总部对报销票据的集中处理。影像技术将报销方式由传统的现场票据实物传递,改为远程报销票据信息传送、审批的在线传递方式。在实际工作中,能够实现预算费用支出的逐级查询,最终细化到原始报销单据的查询。
3.使用凭证模板,实现凭证生成自动化。会计人员扫描单据经审核推送后,可以依据模板制作凭证,使凭证制作基本实现了自动化,对比传统凭证制作在科目选择的流程上实现了优化。
4.使用卡支付。付款环节由出纳填制支票提取现金逐渐过度为银企直联和卡支付,减少了现金收取的步骤,提高了工作效率和资金支付透明度,并降低了资金管理风险。
5.通过以ERP为核心的应用集成,充分利用ERP系统资源,与FMIS、预算、资金平台、大司库、HR、合同、影像扫描、出国人员管理、机票订购、邮件、短信等系统对接,自动同步人员信息、组织机构信息,实现业务端发起、自动识别和自动提醒,提高了平台业务的处理效率。
二、集中报销平台存在的问题和解决方案
(一)集中报销平台启用后发现的缺陷和问题
1.工作流程存在内容重叠、工作量增大等问题。在财务环节,一笔业务根据流程需要在会计和审核之间重复传递、重复审核,纸质和网上报销内容重叠,扫描单据对于地区公司意义不大。集中报销平台对比传统报销新增了扫描推送等环节,发现问题后,在网上修改单据或退回、作废、重新提交等增加了报销人员和财务人员的工作量。
2.需要加大培训力度,拓宽培训广度。新系统上线后,由于基层单位报销人员很多,不能全面培训、全员覆盖,只能培训单位各级办事人员,在报销过程中出错频繁,虽然有电子手册,报销人依旧咨询不断,需要逐步强化培训力度。
3.成本增加。由于单据需要扫描上传至服务器,且集团公司对大额单据粘贴有一些相关规定,增加了扫描设备成本和单据使用量。
4.系统问题。报销人出差申请环节,如果预计花费填写过高,在实际报销环节中,领导审核审批会自动通过,直接转到会计环节进行业务处理,审核人及审批人看不见报销单据,容易产生内控漏洞。
5.使用凭证模板,凭证生成尚不能完全自动化。会计人员需要根据实际情况修改模板制作凭证,凭证制作仅实现了初步的自动化,距离真正自动化制作凭证尚有距离。
6.系统覆盖不全面。目前仍有线下业务,系统需要进一步完善。
(二)解决方案
1.采用层层培训的办法,拓宽基层单位培训广度,提高员工的学习能力,做到网上报销的应知应会,同时加大考核力度,减少退票环节。
2.单据扫描依托总部控制需求的实际情况,由总部界定红线。比如可以实行报销单条形码扫描,将万元以上的票据单独扫描并上传,取消目前超500元票据单独粘贴扫描的规定,突出重点,降低消耗成本。
3.完善财务制度。报销人员预计花费要填制明细,不能任意估算,对于自动通过领导审批的,财务人员应按制度要求附纸质签字。
4.适当增配扫描人员或减少原始单据的扫描,化解单据扫描频繁传递带来的大量简单劳动。
5.进一步完善系统。在系统中细化凭证模板,逐级细化到报销平台上的每一个基层单位,理论上可以覆盖95%以上的会计业务,实现凭证自动化升级。
虽然集中报销平台目前并不完善,但启用该平台本质上是一项标准化、自动化、制度化的管理提升。从广度上看,集中报销将全员纳入系统,是全员参与的平台。它以全面预算和费用管理为基础,进一步规范归口和非归口费用审批,减少了管理层次,拓宽了网上报销系统的管理幅度。从深度上看,集中报销进一步深化和规范了费用归集口径,实现了费用项目、标准、管控流程和数据结构的统一,在管理手段上从过去的点、线管理上升为全面立体式管理。集中报销平台启用后,在付款环节对内使用卡支付,减少了风险控制点,尽可能消除了企业资金流转环节的风险。更重要的是,通过系统对数据的集中分析,根据财务信息管理的需要,报销平台能够准确、及时、自动完成标准化和个性化报告,便于各级领导及决策层分析管理,实现有效管控。
责任编辑 李斐然