时间:2020-03-24 作者:张霓 (作者单位:中南财经政法大学会计学院)
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摘要:
近年来,市场环境日益复杂,竞争日益激烈,企业的管理理念和方法面临着重大挑战,尤其是国内外企业的内部控制暴露出一系列问题,银行业因内控失效爆发的案件也很多。晋商作为中国近代经济史上的一个奇迹形成了独特的经营理念和内控制度。学习研究山西票号的内控制度,不仅仅是对历史的研究探索,更能给现代企业以启示。
一、山西票号的内控措施
1.组织结构方面
组织结构的合理设置要根据经营管理的需要,既不能过于精简也不能太过臃肿。山西票号各职能部门的设置是根据其业务范围、规模大小、管理水平安排的,和现代企业组织设置有很多相似之处。票号由东家即相当于现代企业的股东出资,聘任合格的大掌柜即相当于现代企业的总经理管理票号的日常事务。经营权完全交予大掌柜,实现了所有权和经营权的分离。大掌柜下又设置了柜房、信房、账房、跑街四个部门,对应现代企业的营业部、秘书处、财务部、销售部。同时,总号掌柜又统管每个分号掌柜。票号管理注重信与义的结合,领导者给予员工充分信赖,使员工具有归属感与责任感,实现自我价值和票号价值的最大化。
近年来,市场环境日益复杂,竞争日益激烈,企业的管理理念和方法面临着重大挑战,尤其是国内外企业的内部控制暴露出一系列问题,银行业因内控失效爆发的案件也很多。晋商作为中国近代经济史上的一个奇迹形成了独特的经营理念和内控制度。学习研究山西票号的内控制度,不仅仅是对历史的研究探索,更能给现代企业以启示。
一、山西票号的内控措施
1.组织结构方面
组织结构的合理设置要根据经营管理的需要,既不能过于精简也不能太过臃肿。山西票号各职能部门的设置是根据其业务范围、规模大小、管理水平安排的,和现代企业组织设置有很多相似之处。票号由东家即相当于现代企业的股东出资,聘任合格的大掌柜即相当于现代企业的总经理管理票号的日常事务。经营权完全交予大掌柜,实现了所有权和经营权的分离。大掌柜下又设置了柜房、信房、账房、跑街四个部门,对应现代企业的营业部、秘书处、财务部、销售部。同时,总号掌柜又统管每个分号掌柜。票号管理注重信与义的结合,领导者给予员工充分信赖,使员工具有归属感与责任感,实现自我价值和票号价值的最大化。
2.授权管理方面
票号的授权程序是由东家授权给大掌柜,大掌柜授权给分号掌柜,分号掌柜再将具体任务分配下去,有层次,有秩序。一般授权是在职能范围内的:总号掌柜负责制定总的战略规划,对资金运用、人员调配、业务经营、资源安排都有决策权力;分号掌柜具有业务经营和后勤人员的任用权。考虑到特殊情况,除了一般授权,票号还规定了特殊授权的情形。比如票号规定,超过贷款限额的必须有特殊授权才能办理。咸丰11年,考虑当时形势,总号指示广州分号 “俟后总以小小而做,以赶盘搅而已,万不可贪图利息,致悔于将来。”也能看出票号在授权方面不死板教条,能够根据环境变化及时变通。
3.内部报告方面
因为票号设置有众多的分号,总号与分号之间有一套完整的业务报告制度,从而使总号能有效地了解各地的情况,做出正确的决策。业务报告具体分为“月清”账册和 “年总结”账册。账册不仅要算出当期损益,还需要计算出每股分红。
票号的业务信息多采用信件形式,具体分为兹报、复报、附报、叙事报四类。兹报是汇兑后收款号向交款号发出的报告;附报是使用最多的一种报告,各分号每天把营业收支数字和码头全盘的情况通告各分号以相互了解情况;叙事报是总号对分号的业务指示以及分号对分号业务的评论及意见。票号中上至掌柜下至学徒时刻关注着市场行情变化,对市场了如指掌,可以避免信誉和财产损失,从而做出正确的决策。
4.会计系统方面
会计系统是内控信息的来源之一,能为内控系统的有效运行提供技术支持,使得资金控制和费用控制更为有效。山西票号的会计账簿分为基础账簿、分类账簿和辅助账簿。记账本位币实行银本位制。山西票号的会计系统是一个自成一体的体系,包括账户设置、记账方法、记账程序、核算方法等诸多方面,他们把经济业务分为进、缴、存、该四类:进指全部收入;缴指全部支出;存指资产包括债权;该指负债包括业主投资。关系定义为:进–缴=存–该,对会计对象和会计要素进行科学的分类。图1为票号会计处理的一般流程。
5.风险控制方面
票号经营者有较高的风险意识,如使用 “护本”、“副本”,起到了类似资本准备金的作用,以抵御信用风险;还创造性地设计了 “预提倒款”和 “严防空底”的方法,账期分红时按一定比例从利润中预提款项,专款专用,以备抵销倒账损失。为了防止利用假会票欺诈,山西票号的防伪制度也十分严密。会票的纸质选用和水印具有鲜明的特征,还会通过辨别字迹识别假票。同时,密押制度和密码暗书更是为控制假票做了有效的保证。
另外,票号有一整套的客户信用体系,对客户市场行情和需求变化能够及时反馈。票号会根据季节变化、粮食作物收获情况、各地利率变化预测银根的松紧,从而获取利差。票号不做抵押贷款以防止金融风险,遇有重要情况时及时向总号汇报。票号重视个人信用,存款的利息、汇款的汇费都是因人而异。总号会根据总的情况,调剂各地分号的存款,用存根多的分号的资金去接济短缺的分号,设置经营安全防线,把风险降到最低。
6.职工素质方面
山西票号从招聘、培训、奖惩、岗位轮换等方面建立了一系列有借鉴意义的规定。招聘员工方面,不录用亲戚,破除了一般家族企业裙带关系的管理模式,避免了因亲毁业、家族内部争权夺利现象的发生。此外,票号一般用同乡,不仅仅是因为对应聘者的品行、家庭情况有更好的了解,而且如果员工有违规徇私行为,还会让家族蒙羞,所以山西票号经营多年,鲜有内部人贪腐的记载。票号还设置了保荐人制度,被担保人出事,不仅连累保荐人名誉还会令其遭受一定的经济损失。这些措施使得票号招聘到高素质的员工,减少徇私舞弊的发生。
对于新进员工,须在总号培训三年再分配至各分号。培训内容包括礼仪规范、道德操守、职业技能(包括算盘使用、心算、辨认银钱、记账、语言等)。票号的行为准则也十分详细,包括严禁嫖赌、吸食鸦片,不得兼职,不得私自寄银钱回家等,起到了防止财产挪用、盗窃的作用。票号因岗用人,实行岗位轮换,奖惩制度明确,最有创造性的是设计了顶身股制度,对表现突出的伙友给予股份奖励,有效地调动了其积极性,与现代股份激励制度有异曲同工之妙。
二、启示
山西票号是在外部监管不足的情况下,自发探索了一套行之有效的内部控制方法,对晋商的辉煌起到了重要的作用,为现代内部控制方法提供了思路与方法,值得学习与借鉴。
1.设置高效的组织架构
山西票号的组织结构兼容了职能组织结构和现代多分部结构的优势。它能够通过集中单一部门内所有某一类型的活动来实现规模经济;有利于培养职能专家;由于任务为常规和重复性任务,因而工作效率得到提高;大掌柜便于监控各个部门。这种有点类似事业部制的组织结构,是一种高度集权下的分权管理体制,集中政策,分散经营,使得高层领导从繁重的日常经营业务中解脱,集中精力致力于长期经营决策,监督、协调票号各部门的经营业绩。但是票号对经营者的分配没有规定和限制;对经营者授权不明,出现随意改变经营方向而没有向出资者说明的侵权行为等,这些都启示现代企业完善组织结构的同时要明确各部门职权以达到有效管理的目的。
2.构建完备的会计制度
山西票号后期的衰败与其没有认真执行票号会计制度,缺乏专门监督与制约密不可分。对于现代企业来说,应妥善保管各类票据、印章,防止资金被贪污挪用;对库存现金实行限额管理,使资金的收入和支出相衔接;管理者应将经营业绩与应收账款的多少挂钩,制定应收账款的催收制度,维护资产和负债的真实性。成本控制方面,企业应根据业务流程,对总公司和分公司采取严格的成本费用控制,制定详细的费用控制原则。例如服食费用设置上限,交通费根据职务大小有相应的规定等。
3.增强对员工的激励措施
山西票号推行的人力顶股并参与分红的激励机制充分肯定了人力资本的重要性,对现代企业有一定的借鉴意义。企业应从招聘、培训、奖惩、岗位轮换等多个方面把控风险,对员工进行德才兼备的全面培训,适时进行考核评价。通过分红形式,使杰出人才能得到更多的回报。
责任编辑 陈利花
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