时间:2020-03-24 作者:王忠武
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摘要:
ERP系统是企业重要的信息管理系统,是管理层做出决策的重要工具。中国石油化工股份有限公司自2000年开始采取分散服务器模式自下而上进行ERP建设,即从分公司层面入手进行ERP建设工作。虽然股份公司通过分散服务器模式的ERP建设,逐步了解了系统的结构、运作模式和运行规律等,但这种分散服务器模式包括后来进行的自下而上的集中服务器模式建设缺乏股份公司层面的管理思想和顶层设计理念,缺乏对ERP系统最终应用目标的定位导向,基本上还是基于企业各自的管理思路和管理模式,造成一些设计缺陷与配套系统的集成困难。随着股份公司对ERP系统管理理念和管理思路的逐步明确,现有系统已经不能满足需要,系统的结构性调整比较频繁。在结构性调整和配套系统集成过程中,由于没有从标准化上进行把握,缺乏对核心系统的认定,缺乏系统联动的标准,造成实施过程中配套系统与核心系统的冲突。为了全面做好标准化项目建设,笔者认为,应该着重解决以下几个方面的问题:
一、标准化建设的目标
目前股份公司ERP虽然从形式上和局部环节上体现了集中设计、分步实施的某些特征,但是从规范化、标准化、统一化、易用化方面来看,与“打造世界一流财务”的目标还有很大差距。因...
ERP系统是企业重要的信息管理系统,是管理层做出决策的重要工具。中国石油化工股份有限公司自2000年开始采取分散服务器模式自下而上进行ERP建设,即从分公司层面入手进行ERP建设工作。虽然股份公司通过分散服务器模式的ERP建设,逐步了解了系统的结构、运作模式和运行规律等,但这种分散服务器模式包括后来进行的自下而上的集中服务器模式建设缺乏股份公司层面的管理思想和顶层设计理念,缺乏对ERP系统最终应用目标的定位导向,基本上还是基于企业各自的管理思路和管理模式,造成一些设计缺陷与配套系统的集成困难。随着股份公司对ERP系统管理理念和管理思路的逐步明确,现有系统已经不能满足需要,系统的结构性调整比较频繁。在结构性调整和配套系统集成过程中,由于没有从标准化上进行把握,缺乏对核心系统的认定,缺乏系统联动的标准,造成实施过程中配套系统与核心系统的冲突。为了全面做好标准化项目建设,笔者认为,应该着重解决以下几个方面的问题:
一、标准化建设的目标
目前股份公司ERP虽然从形式上和局部环节上体现了集中设计、分步实施的某些特征,但是从规范化、标准化、统一化、易用化方面来看,与“打造世界一流财务”的目标还有很大差距。因此,笔者认为,为了着力解决这些问题,标准化建设应该基于“打造世界一流财务”的目标,确定系统建设和应用的最终方向,从系统制度标准化、系统流程标准化、系统模版标准化、系统主数据标准化等方面入手,将标准化信息固化在系统中,从而达到系统的规范化、标准化、统一化、易用化。
二、标准化的设计理念
根据股份公司提出的“世界一流、共享服务、顶层设计、集中集成、统筹兼顾、分步实施”的原则,ERP的标准化项目应该以系统的最终应用和管理目标为指导思想,结合目前系统存在的问题,根据期望的固化结果及动态过程管理需要进行设计。设计过程中以结果为导向,从结果导向入手,按照信息需求与源数据提供之间的对应关系,建立与信息需求相适应的数据结构,以及与数据结构相适应的数据管理模式。通过向前回溯到系统的业务触发端,把握系统的标准化需求方向,建立规范的、标准的过程控制体系,有效地将需求与业务触发端结合起来,形成流程化、规范化、标准化的运作模式。因此,设计理念应从后端向前端分析,系统建设实施过程应从前向后推进。
三、标准化建设的实施内容
目前,标准化项目建设的实施内容应包括系统制度标准化、系统流程标准化、系统模版标准化、系统结构标准化、系统主数据标准化、业务处理模式标准化等。在标准化项目建设实施过程中,应该立足现实,并具有适当的前瞻性。通过对未来业务的发展趋势分析,在标准化项目建设中对未来业务拓展予以适当考虑,并建立相应的介入和修正标准,根据业务的发展进程及时修正前瞻性标准。
1.系统制度标准化
系统制度标准化应该包括系统需求调研标准化、系统的申请与审核标准化、系统设计标准化、系统实施内容和实施过程标准化、系统应用标准化、配套系统集成标准化、系统运维标准化、系统变更标准化、系统考核标准化等。通过系统制度标准化的建立,使企业在ERP系统的应用过程中从初始到结果整个过程都有章可循,有据可查,从而有效防止企业盲目和自发的行为,把企业的自发行为和个性需求引导到总部的整体框架当中,有效地防止系统差别,使信息数据从制度上得到保证。
2.系统流程标准化
系统流程标准化主要是针对总部各业务板块内企业个性化流程特征比较明显,系统流程不规范、不统一的情况,通过优化和优选,梳理出不同板块内所属企业共性的业务流程并加以规范,制定统一的标准。系统流程标准化着力解决相同板块业务属性内不同企业的业务处理链条,寻求最优化、最有效的系统流程标准,实现经济高效、规范标准的过程控制体系。
目前系统的ARIS(集成信息系统架构)流程设计,实现了系统内流程点对点的无缝衔接,基本覆盖了企业的整个经济业务过程。通过流程标准化设计,将各业务板块的优化流程作为板块内标准化流程在系统中固化下来,形成流程设计标准模版,统一规范板块内企业的业务流程,使进入系统的板块内企业从源头开始就有了统一的标准。
3.系统模版标准化
ERP系统的实施不仅仅是对业务的规范,也是对企业管理思想和管理流程的再造。通过建立标准化模版,可以有效地解决进入系统的各企业管理理念和管理流程的差异,实现模版化管理。因此,系统模版标准化应该根据板块业务属性和经济业务特征及过程,在涵盖共性企业所有主流业务的情况下,建立一套统一的标准化模版。同时针对各板块之间的共性要求,建立股份公司统一的标准化模版,实现股份公司领导提出的“顶层设计”理念。
4.系统结构标准化
系统结构标准化主要是指系统的结构配置性信息的标准化。通过系统结构的标准化,建立一个相对统一的标准配置环境和操作系统,可以有效地防止配置性信息的差异化和错误。其包括全局性结构的标准化和板块结构标准化。可以通过层级性标准化设计,使系统结构配置趋于统一和稳定。
5.系统主数据标准化
目前系统中主数据的标准化程度不够,个性化差异比较多,尤其是科目主数据和供应商、客户主数据。主数据管理平台系统创建完成以后,很多共用信息分发到公司代码,需要企业自行进行后续公司代码层数据维护。由于缺乏统一的主数据标准,经常会出现同一主数据在不同企业维护的信息不一致的情况。
科目主数据体系是一套规范的主数据体系,在ERP系统中任何企业的科目主数据都应该完全一致,不一致的科目主数据会造成业务数据处理结构的差别,带来核算标准和数据质量的差异,可比性降低。因此在科目主数据的标准化建设中,一方面要解决科目主数据限定信息的规范问题(如科目主数据不同配置选项在科目中应用中产生的结果,不同属性科目主数据的创建规范等);另一方面要解决科目主数据创建标准化流程问题。对于科目主数据,在标准化代码网站创建时,应该直接对配置数据进行限定和固化,不允许企业自行修改。企业分发过来的主数据应该直接根据分发用户的命名规则或者设定的公司代码选项直接写入企业的ERP系统中,不需要企业做后续的维护,从而达到科目主数据的标准化。
供应商和客户主数据也应该是一套规范的标准化体系。只有企业新增本企业内部的客户或供应商时,主数据的局部会发生改变。对于企业申请的与本企业没有所属关系的主数据,对主数据的限定信息应该是一致的。目前的系统是前端创建、企业分发、BW端进行数据检查,根据检查结果进行公司代码级数据修正,存在被动性和滞后性,没有从前端进行规范。因此对于供应商和客户主数据中关于统驭科目、往来单位属性、事业部属性、现金管理组、银行主数据等信息有必要在标准化代码网站创建环节进行固化,通过在代码网站前端维护公司代码数据自动读取替代机制,使企业分发时将主数据信息自动写入ERP系统中,不需要企业进行后续维护和判断,从而减少人为识别差异,建立标准化主数据。因此,主数据标准化建设应该着重从前端解决数据标准和共享问题。
6.业务处理模式标准化
在系统制度标准化、系统流程标准化、系统模版标准化、系统结构标准化和主数据标准化等外部条件具备的情况下,业务处理模式标准化的条件已经具备。通过对股份公司通用业务和各板块主流业务进行梳理提炼,创建标准化的业务处理模式。标准化的业务处理模式应该基于工作流环节,以各业务在工作流中的存在位置,创建标准的业务处理场景、标准的操作事务代码、标准的业务数据类型(如物料的移动类型等)以及标准的操作程序。将目前的松散化业务处理变成流水线式的业务处理,有助于规范业务,提高操作人员的基本素质,保证数据信息质量的规范性、标准性和可比性,使系统反映的数据信息更接近于生产经营的实际,为管理层提供更准确的参考依据。
7.会计信息报告与查询的标准化
会计信息报告作为系统数据最终的结果展示,因其固化、直观、数据清晰明了、易用性较强,很长一段时间以来一直受到企业管理层的青睐。因此会计信息报告的标准化也是标准化建设中十分重要的环节。目前股份公司的会计信息报告标准化主要通过BW&BCS系统来实现。BW&BCS从2009年第一批扩大试点以来,已经基本满足了目前管理层的需要。但是目前的BW&BCS系统是基于原来缺乏整体标准化的信息系统的状况,为了满足目前的管理需求而搭建的数据结构模型,其间通过了一系列的数据清洗和数据上载转换,链条冗长,结构非常复杂,系统稳定性较差。一旦管理信息需求发生巨大变化,或者虽然没有管理需求的变化,但是报表对外报送的格式发生巨大变化,系统目前的数据模型无法满足需要时,BW&BCS系统将不能满足目前的需要,需要做较大调整甚至推倒重建。因此,有必要在标准化建设过程中考虑基于标准化系统的结构,创建标准化会计信息报告系统。这种系统应该是基于标准化系统的数据结构和管理需求,实现多层次多维度的展示,可以满足多角度的数据调用。而且在BW&BCS系统BO展示中,应该主要以满足对外报送为主。
对于企业的内部管理需求,可以基于BW数据仓库中的数据存储,开发标准化的数据查询。这种查询应该是基于BW数据仓库的数据源,具有查询灵活、组合丰富、数据实时、信息共享的特点。还可以通过在系统中创建科学的数据分析模型,引入系统查询数据,进行数据的生产过程还原和实时分析,从而提高沉睡数据的利用性。同时,对于ERP系统中共性的信息在进行公共客制化开发,提高系统的使用效率和易用性,使查询结构直观、简洁,满足应用者的习惯性需求。
8.针对系统常见错误信息的标准化文档
标准化建设还应当对于系统内常见的错误和配套系统集成的常见错误进行标准化文档数据库建设,给企业用户提供一个学习和应用总结平台。通过对常见错误的分析,达到常见问题企业用户基本能够自己解决、共性问题统一解决的目的。
(作者系江西省天然气有限公司总会计师)
责任编辑 陈利花
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