时间:2020-03-24 作者:吴辉 云萍 (作者单位:北京工商大学商学院)
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摘要:
由于信息技术的发展和全社会信息化整体水平的提高,信息化已不再是企业会计工作的手段和工具,而是企业会计工作的基础环境。在此大背景下,财政部于2013年12月6日颁布了《企业会计信息化工作规范》。该规范与以往的规范相比有哪些不同?对会计软件及供应商和企业会计信息化工作都提出了哪些新的要求?笔者就此提出自己的一些看法。
一、本规范与以往宗旨的不同
本规范第一条中特别强调“节省社会资源”,这与以往的规范有很大的不同,这一点顺应了信息技术的发展和我国整体信息化的水平。这说明本规范的具体条款要围绕此宗旨来制定,要求企业会计信息化工作中应充分利用信息化的特点和优势,最终实现减少成本、提高效率、为企业和社会创造价值的目的。本规范最具突破的条款是第四十条和第四十一条,规定会计资料可以无纸化。会计资料的无纸化不但可以节省纸张资源,同时还可以节省设备、能源、人力、储存空间等资源。会计资料的无纸化是本规范“节省社会资源”的一个具体体现,而在规范的其他条款中体现的“利用信息化手段,实现信息共享与集中”、“利用信息化手段,实现自动审核和内部控制”等,也同样能达到“节省社会资源”的目的。
二、本规范对会...
由于信息技术的发展和全社会信息化整体水平的提高,信息化已不再是企业会计工作的手段和工具,而是企业会计工作的基础环境。在此大背景下,财政部于2013年12月6日颁布了《企业会计信息化工作规范》。该规范与以往的规范相比有哪些不同?对会计软件及供应商和企业会计信息化工作都提出了哪些新的要求?笔者就此提出自己的一些看法。
一、本规范与以往宗旨的不同
本规范第一条中特别强调“节省社会资源”,这与以往的规范有很大的不同,这一点顺应了信息技术的发展和我国整体信息化的水平。这说明本规范的具体条款要围绕此宗旨来制定,要求企业会计信息化工作中应充分利用信息化的特点和优势,最终实现减少成本、提高效率、为企业和社会创造价值的目的。本规范最具突破的条款是第四十条和第四十一条,规定会计资料可以无纸化。会计资料的无纸化不但可以节省纸张资源,同时还可以节省设备、能源、人力、储存空间等资源。会计资料的无纸化是本规范“节省社会资源”的一个具体体现,而在规范的其他条款中体现的“利用信息化手段,实现信息共享与集中”、“利用信息化手段,实现自动审核和内部控制”等,也同样能达到“节省社会资源”的目的。
二、本规范对会计软件及供应商的新要求
(一)本规范要求会计软件中要增加新的功能
1.会计软件应当具有会计资料归档功能
本规范第十三条规定,会计软件应当具有会计资料归档功能,提供导出会计档案的接口。这条规范是配合第四十条和第四十一条会计资料无纸化的。会计资料无纸化后,电子会计资料应该如何归档?
会计资料归档不同于会计数据的备份,备份的会计数据依赖特定的会计软件,只有在特定的软件中,才能恢复。如在会计软件的账务处理系统中,会计账簿与报表不是真实存在的,真实存在的是凭证数据和各明细科目每一会计期的余额数据,会计账簿或报表是需要查询或输出时临时生成的。这样,备份的会计数据就只是凭证数据和科目的余额数据,只有依赖特定的软件才能恢复账簿与报表。但由于技术进步或管理上的原因,企业可能会更换会计软件,有可能导致原来的会计资料无法读取,因此,归档的电子会计资料要求不能依赖特定的会计软件。那么,以何种格式对会计资料进行归档?笔者认为XBRL或可作为会计资料归档的格式。
2.会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口
本规范的第十二条规定,会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口,满足外部会计监督需要。
这是一个老问题,国内的专家、学者一直在讨论这个问题,财政部也一直在努力推动这项工作。如:2004年,财政部、审计署和上海市财政局发布基于XBRL原理制定的《信息技术——会计核算软件数据接口》并申报为国家标准(GB/T19581-2004)。目前,配合这一规定的贯彻落实,全国会计信息化标准化技术委员会正着手开展会计软件数据接口国家标准制定工作。
尽管这条规范是从便于会计监管角度提出的,但会计软件数据接口的标准化将有利于企业财务业务一体化、电子会计资料的存档、云会计的使用等。
3.会计软件中应集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能
本规范的第十一条提出,鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言(XBRL)功能,便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。
XBRL是一种新兴的电子财务报告格式,它最大的优点是可以跨平台使用,可以解决财务报告的重复编报、重复录入等问题,因此能有效降低会计信息生产和使用成本。另外,它还具有快速查询、分析等功能,便于实现财务报告分析、深度挖掘会计信息价值。至2013年,大型中央企业、银行业金融机构、保险公司、地方大中型企业共计206家向财政部报送XBRL格式年度财务报告。另外,各上市公司也向上交所或深交所提供XBRL格式的财务报告。
XBRL格式的会计数据输出,不论对本规范第十三条提出的电子会计数据归档,还是第十二条提出的会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口都有一定的借鉴意义。
(二)本规范要求会计软件要有修改的功能
1.会计软件应当提供不可逆的记账功能
本规范的第十条规定,会计软件应当提供不可逆的记账功能。计算机条件下的“记账”功能与手工的“记账”的含义不同。在计算机条件下,未记账凭证和已记账凭证分别存在不同的临时凭证库和永久凭证库中,“记账”实际上是将已审核凭证数据从临时库转移到永久库的过程。
目前有些会计软件对未记账的凭证可以进行任意的、无痕迹的修改与删除,但对已记账凭证的修改通过红字冲销的方式进行,修改是有痕迹的,但为了会计人员的操作方便、提高效率,提供了“反记账”功能,这样一来,已记账凭证也同未记账凭证一样,可以进行任意的、无痕迹的修改与删除了,相当于核算结果可以任意、无痕迹地修改了,这不符合内部控制的要求。因此,本规范明确了会计软件应当提供不可逆的记账功能,也就是不应有“反记账”的功能。
除此以外,为了兼顾效率,本规范的第十条还规定,不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人关键数据修改功能,但对已记账凭证中的“摘要”等非关键信息是可以直接修改的。而目前主流会计软件对于已经记账的凭证是不允许直接进行修改的,不管哪个项目出错,都要用红字冲销的方法进行修改,因此需要增加对已记账凭证非关键项目直接修改的功能。
2.会计软件应当提供满足会计监督需求的操作日志功能
本规范的第十四条从会计监督的角度提出对操作日志的功能要求。
第一,完整性要求。完整性有两层含义,第一层是要求将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来,包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除,及对核算工作所依赖的基础数据(如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息)的维护。第二层是对具体操作的内容,也要记录下来。如不但要记录用户修改了凭证这个操作,还要记录修改了凭证的哪个项目(是科目?还是金额?或其他什么)。
目前的会计软件只能做到第一层的要求,需要加以修改才能做到第二层的要求。
第二,安全性的要求。要求操作日志是不能删除或修改的。而目前会计软件中的用户操作日志虽然不能修改,但可以删除,这一点也要进行修改。
第三,可查询性要求。要求可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。因为,本规范要求操作日志记录的内容增多了,因此会计软件操作日志查询的功能一定要进行修改。
(三)对“云会计”供应商的要求
云计算是一种新的网络技术,它既是一种技术的创新,也是一种商业模式的创新。不管是硬件设施还是应用软件,企业都可以采用即租即用的模式使用,体现了一种“不求所有,但求所用”的理念,从而减少了用户初期投入和运营维护的成本,尤其适合众多的中小企业。
“云会计”是云计算——软件即服务的一种应用。即会计软件存在“云会计”供应商处,企业可以通过互联网使用会计软件和供应商的硬件设施,产生的会计数据也存在“云会计”供应商的服务器中。但由此产生了很多问题,如不论是企业整个会计工作的运营还是会计数据的安全性都要依赖于“云会计”的供应商,企业存在无法控制的风险;另外,“云会计”的供应商掌管的不是一家而是多家企业的会计工作和会计数据,它的责任是可想而知的。
因此,本规范第十五条、第十六条、第十七条分别规定了“云会计”的供应商应负的责任。第十五、十七条规定要求“云会计”的供应商要对企业会计资料的安全性负责;第十六条明确了尽管会计资料存放在“云会计”的供应商处,但所有权是归企业的。
(四)对会计软件供应商提供的服务提出了新要求
本规范的第十九条鼓励会计软件供应商利用新的互联网技术为企业提供更好、更及时的服务。供应商可采用呼叫中心、在线客服等方式为客户服务。实际上,现在为客户服务的方式特别多,如可以采用目前流行的微博、微信、QQ等多种方式,语音和画面交流并举,还可以采用实时监控平台,对用户软件的运行情况进行实时监控。
会计资料无纸化对会计监管人员提出了更高的要求,要求会计监管人员会使用企业应用的会计软件,以便完成会计的监管工作。因此,本规范的第二十条要求会计软件供应商从会计监管的角度,提供会计软件的使用教程和教材。这也是本规范为“会计监管”第二次提出的对会计软件供应商的要求。第一次是第十二条,要求会计软件提供符合国家统一标准的数据接口,以便于会计监督人员使用审计软件进行会计监督。
三、本规范对企业会计信息化工作的新要求
(一)引导企业成功实施会计信息化
国内外的研究显示,影响企业信息化成功的要素包括:项目的需求、目标和范围的制定、高层管理者的支持、业务流程再造、教育与培训、软件选择和遗留问题的处理。而且研究进一步表明,在我国,影响企业信息化成功最关键的因素是高层管理者的支持。本规范的第二十一、二十二、二十三、二十五、二十六、二十七条正是围绕这些因素,引导企业如何成功地实施会计信息化,使企业在实施会计信息化的过程中少走弯路,避免资源浪费。
第二十一条强调组织与人才对企业会计信息化的重要性,特别是高层领导在会计信息化中的作用。原因在于:①企业会计信息化并不仅仅是会计部门的事情,需要各部门的合作,需要高层管理者的组织、协调。②会计信息化是企业一个管理模式变革的过程,怎么改、改什么需要高层管理者从企业整体的角度来进行决策。
第二十二条强调根据企业的实际情况,合理确定会计信息化项目的需求、目标和范围,不能“赶时髦”,追求“一步到位”,要在整体规划的前提下,可以分阶段逐步完善,分模块逐渐搭建。
第二十三条强调,企业应通过信息化推动管理模式、组织架构、业务流程的优化与革新。因此,要进行管理和经营模式的创新,进行组织结构和业务流程再造与优化,并根据信息化条件下的特点,建立各种管理制度。只有这样才能真正地利用计算机的优势,提高效率、降低成本。另外,不要将会计信息化的问题仅仅看作是计算机技术在会计核算与财务管理中应用的问题。由于会计软件的开发商积累了来自众多企业的管理经验,会计软件中体现了很多先进的管理思想,通过会计信息化可以促进企业管理模式或经营模式的创新。因此,会计信息化的过程也就是企业管理创新的过程。
第二十五、二十六条强调会计软件选择在企业会计信息化中的重要性。企业购买或定制会计软件时:一要考虑是软件的适用性,也就是软件功能。软件是否满足会计准则、工作规范的要求,是否能够满足行业的特点,是否能够满足企业个性化管理与核算的需求。二要考虑软件的安全性,即软件的使用安全和会计数据的安全。软件的使用安全主要是指软件中各种功能权限和数据权限的设置、不相容岗位的设置、操作密码的设置、是否存在可逆性操作、操作日志功能等是否能够满足企业内部控制的需要;会计数据的安全主要是软件中是否有完备的数据备份功能,是否能够防止从数据库层面对会计数据进行删除、修改等。三要考虑会计软件运行的稳定性。由于软件开发过程中可能存在小缺陷,软件在运行时可能会出现中断或出错的现象。为了保证软件运行稳定,可以考虑选择较成熟的软件,或购买软件时对软件进行全面、时间较长的测试。四要考虑软件的运行速度(即响应速度)。软件运行的速度慢不一定是会计软件本身造成的,也可能是硬件、网络和数据库管理系统的原因。五要考虑软件的可扩展性,也就是软件是否能够满足企业未来发展的需要。
第二十七条强调教育与培训和遗留问题的处理在企业会计信息化中的重要性。首先,会计或财务管理软件中包含有管理思想,因此教育培训首先是对中高层管理者管理思想的培训,只有中高层管理者接受了会计软件中体现的管理思想,才能推动它的实施与使用;其次,是基层管理者或一般会计人员软件操作的培训。由于企业业务发展或软件不完善等原因,会计信息化不是一次就能完成的,因此一定会有一些遗留问题,如软件版本的升级、故障的处理、二次开发等,这些都需要企业认真处理。
(二)本规范强调“信息的集中管理、共享和业务的集成”
利用信息化的优势,提高企业的管理效率,降低成本,为企业与社会创造价值是本规范制定的主要思路与依据。因此,本规范强调利用信息化技术,通过“信息的集中管理、共享和业务的集成”,达到节省资源、提高效率的目的。
第二十八条、第三十条所强调的企业内部财务与业务的一体化的问题是一个老问题,随着计算机网络技术的发展和会计信息化进程在企业的深化,这个问题得到了一定程度的解决,但目前依然存在。
第二十四条强调的是集团企业信息一体化的问题。此条规范给出了实现集团企业信息一体化的指导性原则。企业会计信息化建设,功能可以逐个模块地搭建,范围可以从局部到全面,但是规划必须是整体性的,技术标准、编码规则和系统参数必须是统一的,否则就会出现信息孤岛的现象。
为了消除信息孤岛现象,很多集团企业的做法是全集团采用集团级的财务软件,全集团统一会计软件、会计科目统一编码、统一会计政策。在全集团会计核算统一的前提下,逐步实现全集团的全面预算管理、资金集中管理等。通过全集团的整体信息化,消除信息孤岛,不但实现了信息的共享,更实现了资源的共享,增强了集团管控,降低了集团运营的风险。
第二十九条强调的是企业内外信息一体化的问题,如企业与银行、供应商和客户信息一体化。
企业会计信息系统与银行的连接在很多企业已经实现,但还需要进一步发展,如很多集团企业利用信息化手段实现了资金集中管理,通过企业自身会计信息系统与银行信息系统的连接,实现了集团对下属分子公司资金的监控与调拨,电子银行承兑汇票也在普及。
随着整个社会信息化水平的提高,企业会计信息系统未来如果与铁路、航空等交通部门的信息系统相连,企业差旅费的报销不但可以节约资源、提高效率,还可以防止作假。
企业会计信息系统与外部供应商、客户信息系统相连,一是可以完成业务上的集成,如供应商可直接把发票传给企业,企业据此可直接形成会计凭证,中间省去了很多环节,既提高了效率,也节省了资源。二是企业会计信息系统与客户信息系统相连,可以直接了解最终消费者的消费习惯与喜好,更准确地进行产品的定位,尤其是目前大数据技术的应用,可专门通过对销售数据的分析,总结、提炼出消费者的消费习惯与喜好,帮助企业进行决策。
(三)本规范强调利用计算机自动处理的特点,实现内部控制和自动审核
本规范的第三十一条强调将内部控制的规则嵌入会计信息系统,利用计算机特点,实现内部控制。第三十二条强调将审核规则嵌入会计软件,实现计算机自动审核。
实际上,从会计软件诞生的那天起,就已经利用计算机的特点融入了很多内部控制制度的内容,如凭证录入中的完整性控制和正确性控制。目前,国内主流会计软件都有审批流的功能,这个功能可以设置业务单据满足何种条件,需要何人审批,可以把一些内控制度融入会计信息系统中。最近,出现了一种平台软件,基于这种软件,企业可以构建能够满足自身管理和控制需求的会计软件,这种软件可能更能满足本规范提出的要求。另外,会计软件中嵌入的预算控制等功能,也可以达到自动审核凭证的目的。
(四)本规范强调通过会计资料的无纸化,达到节省资源的目的
不论是信息技术发展水平、法律环境,还是目前我国企业会计信息化应用水平,都为我国企业会计资料无纸化的实现提供了充分的条件。因此,本规范第四十条、四十一条提出的企业内外部会计资料的无纸化,顺应了当前的形势,也是历史的必然。
本规范第四十条将企业内部会计资料分为原生和纸面转换两种。原生的是指由计算机系统自动产生的会计资料,而纸面转换的是指由纸面的会计资料直接转换为电子的会计资料。尽管本规范规定原生的会计资料不需要打印,但也要满足将来任何时候能够随时查询的条件。本规范对此规定得较严格。
《电子签名法》的出台和电子票据在金融、商务、政务领域的成功应用不但为第四十一条外部会计凭证的无纸化扫清了法律障碍,同时也提供了成功的经验。另外,这条规定也会推动企业会计信息系统与外部企业信息系统的相连,有利于提高整个社会的信息化水平,与本规范的第二十九条提倡的“企业内外部信息一体化”相呼应。
本规范的出台确实顺应了信息技术在我国的发展水平和会计信息化的应用水平,但也存在一些问题与困难,如会计资料无纸化后,各种会计资料应该以何种形式存档(会计软件中目前还没有这个功能)?会计监督应该如何进行?等等。这需要我们进一步探讨与解决。
[本文受到北京市哲学社科规划项目“中关村自主创新示范区产业集群发展的共生机制研究”(11JGB028)、教育部科学研究青年基金项目“主观业绩评价及其制度效果——基于组织公正中介作用的路径研究”(11YJC790043)的支持]
责任编辑 李斐然
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