时间:2020-03-24 作者:李连华 (作者单位:浙江财经大学内部控制研究所)
[大]
[中]
[小]
摘要:
内部控制系统中存在着广泛的控制与被控制、监督与被监督、牵制与被牵制关系。这一性质和特点极容易在工作中引起上下级之间、部门之间的矛盾和冲突,进而制约企业的内部控制效率。从理论上讲,冲突来源于不同部门、组织之间的目标、活动、声望、权力、受教育程度等方面的差异。在企业内部控制中,每个成员都以所在部门等为标志把自己归属于某一个小的团体之内,并认同自己和该小团体之间的利益共同性。因此,当发现其他部门、组织可能阻碍自己的团体实现目标,或者其他部门组织实现了目标而自己所在的团体受到挫折时,冲突就产生了。如何协调和化解内部冲突,是内部控制机制运行中必须解决的实际问题,也是提高企业内部控制效率的关键所在。
一、内部冲突的种类及形成原因
如果从冲突双方所处的组织层次和管理作业流程的方向上来划分,内部冲突可以分为纵向冲突和横向冲突两种。
(一)纵向冲突
纵向冲突是指企业组织结构中不同管理层次之间的冲突,比如高层与中层之间、中层与基层等之间的冲突。理论上讲,凡是不同级次之间的冲突都属于纵向冲突,并非仅仅指相邻级次之间的冲突。
纵向冲突作为一种上下级之间的行为对抗,既可能表现为上级对下级的不满,也...
内部控制系统中存在着广泛的控制与被控制、监督与被监督、牵制与被牵制关系。这一性质和特点极容易在工作中引起上下级之间、部门之间的矛盾和冲突,进而制约企业的内部控制效率。从理论上讲,冲突来源于不同部门、组织之间的目标、活动、声望、权力、受教育程度等方面的差异。在企业内部控制中,每个成员都以所在部门等为标志把自己归属于某一个小的团体之内,并认同自己和该小团体之间的利益共同性。因此,当发现其他部门、组织可能阻碍自己的团体实现目标,或者其他部门组织实现了目标而自己所在的团体受到挫折时,冲突就产生了。如何协调和化解内部冲突,是内部控制机制运行中必须解决的实际问题,也是提高企业内部控制效率的关键所在。
一、内部冲突的种类及形成原因
如果从冲突双方所处的组织层次和管理作业流程的方向上来划分,内部冲突可以分为纵向冲突和横向冲突两种。
(一)纵向冲突
纵向冲突是指企业组织结构中不同管理层次之间的冲突,比如高层与中层之间、中层与基层等之间的冲突。理论上讲,凡是不同级次之间的冲突都属于纵向冲突,并非仅仅指相邻级次之间的冲突。
纵向冲突作为一种上下级之间的行为对抗,既可能表现为上级对下级的不满,也可能表现为下级对上级的不满。前者通常起因于下级没有完成上级交代的任务、或者没有听从上级的工作指令。后者则是起源于领导无能、指令不清、对员工的不公平对待等。从表现形式上看,上级对下级的不满通常表现为对下级的申斥和批评,因此容易观察。而下级对上级的不满一般表现为对工作的抵触、拖延或者私下的抱怨等,相对比较隐蔽,不太容易被观察到。因此,在内部控制管理中,一个优秀的管理者应该采用留言簿、座谈会、意见箱等方式让下属自由发表自己的意见,从中了解员工的委屈、意见和建议,并有针对性地采取措施化解隔阂,增加彼此之间的信任感和集体组织的凝聚力。
(二)横向冲突
在内部控制中,比较常见而且对内部控制效果破坏力比较大的是横向的矛盾和冲突。由于冲突双方在权力、地位、重要性上没有明显的级差,不存在领导与被领导的关系,因此,更难以妥协和化解冲突。在内部控制机制运行过程中,相同级次、不同部门之间的横向冲突有着复杂的原因。概况起来主要有以下几个方面。
1.目标差异。在内部控制中,各部门之间的目标可能是不一致的,甚至有时候是存在着冲突的。比如,财务部的控制目标是降低应收账款和坏账损失,而营销部门的目标是扩大市场销售份额和占有率。因此,可能造成营销部门扩大赊销而财务部门限制赊销这两个相反的目标行为导向。同样的情况还可能存在于生产部与销售部、人事部和财务部之间等。
2.权力地位差异。横向水平的部门之间虽然在权力配置时是处于相同的权力结构层次,但在实际工作中,他们的权力可能存在差异。权力差异可能造成一些部门表现出强势地位,而另一些部门则产生失落感,从而引起部门之间的矛盾。从原因上看,通常部门之间的权力差异主要源于各部门对企业实际贡献的大小以及他们是否掌握着财务资源。据相关调查结果显示,生产部、销售部、研发部和财务部普遍具有较大的权力。
3.依赖性与配合欠佳。理论上,各部门只是内部控制系统中的一个个节点,所有部门的工作联系在一起才能完成一项完整的业务流程,这就是部门依赖性。这种依赖性通常表现在集合依赖性和序列依赖性两个方面。前者是指各个部门平行地工作,然后汇合在一起完成一项整体工作任务。这种情况下,各部门之间几乎没有相互作用,冲突也比较少。而后者则是各部门之间的工作呈现出上下游关系,时间上具有继起性。上游部门工作的完成是下游部门开始工作的前提,部门之间需要较默契的配合,因而工作中极易出现矛盾。尤其是在缺乏协调沟通、对目标的态度不同、协调不能实现一致时,冲突更容易发生。
4.资源的稀缺性。资源稀缺性及对资源的争夺,是引起部门间冲突的另一个重要原因。各部门总是希望能够拥有更多的资源以便使目标的实现具有更加坚实的物质基础,但一旦提出的要求超出合理范围或者预算指标偏高时,就会引起部门之间尤其是资源掌管部门与资源需求部门之间的冲突。比如,物流部提出购买办公设备,财务部以超出资金预算为由拒绝;财务部申请增加人手,人力资源部以节省人力成本为由拒绝等,都可能引起部门之间的冲突。
5.不确定性。在内部控制实践中,部门之间的边界或者权限越模糊越容易引起冲突,越清晰则冲突越少。通常情况下,对于常规的、可以预知的活动,企业的内部控制制度已经制定了相应的业务流程规范,各部门之间在经办业务时的权责利是比较明确的。一旦业务环境发生重大变化而和控制制度的规定不一致时,各部门就可能在对问题的理解、解决方法以及相互的权责利分配上产生分歧,从而引起冲突。
6.报酬和激励制度的不合理。很多时候,部门之间的冲突并非源自于对私利的过度追求,而是源自于企业激励制度的不合理。一般情况下,当激励力度和部门控制目标的完成程度相结合时,可以促进部门之间的沟通与合作。而当激励力度和部门对企业整体目标的贡献程度相结合时,则会使他们之间的沟通减少,极容易引发冲突。在这种情况下,每个部门都会以牺牲其他部门来获得成功,压低其他部门而强调自己部门对整体目标的贡献程度。这方面一个常见的例子是,在根据各个部门对企业总体目标的贡献程度来打分并据此来发放奖金时,每个部门经理都会给自己部门打比较高的分数,而给其他部门打比较低的数。一旦这种行为变成公开活动的话,部门之间的冲突就会表面化。
二、如何进行合作和协调
无论是纵向冲突还是横向冲突,从行为后果上看,都会对内部控制的效果产生负面影响,甚至使控制措施失效。这种影响会表现在使部门精力分散、造成分裂、整体目标的引导力下降、降低员工的满意度等多个方面。在企业内部控制机制运行过程中,每一项控制制度的实施都是建立在不同部门之间相互配合的基础上的。没有合作与协调,就没有内部控制制度的执行。因为按照牵制原则的要求,内部控制制度不允许一个部门包办一项业务的全部手续。因此,如何解决部门之间的冲突,增强部门间的相互合作和协调性,就成为保证内部控制系统正常运转的关键。
(一)强调最高目标的重要性
对于企业管理高层来说,减弱部门冲突的一个有效方法就是强调各部门之间的共同利益和联系,提倡以大局为重的思想和价值观。有研究显示,当部门雇员看到他们的目标相互紧密联系时,他们就会积极地公开和共享资源与信息,相互之间的冲突就会减弱。这里的最终目标最好能够用比较实在的、使员工很容易体会和观察到的表述。比如,将组织的最高目标定位为组织的生存性要比将其定位于企业价值最大化更容易被员工所理解和接受。这种直接浅显的表述可以告诉员工,如果企业失败,大家现在的工作机会就会丧失。这种情况下,部门员工就可能忘记或者弱化对他们之间相互差异的认识。
(二)鼓励沟通和对话
在冲突的部门间鼓励相互沟通可以避免对对方能力、技术和特点的错误感知。比如,有些企业采用联席会议的方式把存在潜在冲突的各部门经理召集在一起,谈论内部控制管理中各自遇到的困难和问题,并列出自己的希望,从而较好地解决了部门之间的冲突,促进了部门之间双赢局面的出现。
(三)成员轮换
成员轮换是指定期或者不定期地实行成员跨部门之间的轮换。某种角度上这也是部门之间交流的内容,只是此处交流的是人员而不是对某项具体事务的观点和意见。从控制效果来看,成员轮换的好处,一是可以促进价值观、态度、问题和目标等在不同部门之间的相互渗透,促使成员能够从另一个部门的角度来理解本部门的工作;二是这种交流比较坦诚而且信息准确,有利于在企业内部建立起一种普遍的价值观和文化环境。
(四)采用合理的激励制度
不合理的激励机制经常是引发部门之间冲突的根源。比如,如果制度安排上只有一个部门获奖的话,那么各部门很可能会为了获取唯一的获奖机会而相互倾轧。因此,为加强部门之间的合作,企业在内部控制机制设计时,应该找到部门之间的利益共同点,把激励机制建立在部门互赢的基础之上。
(五)重新调整权力配置
这种方式主要适用于因权力配置不当而导致的部门冲突。有时候部门冲突的原因并非是各部门为了寻求自身的利益,而是大家对解决问题的方法有不同的理解。这种情况在多个部门共同管理一个问题也就是我们所说的“多头管理”时,是极容易出现的,而且理论上讲,共管涉及到的部门越多,部门之间的矛盾也就越多。比如,假定广告部和销售部都有权力决定广告的投放方式,那么这种情况下,销售部可能希望以直接邮寄为基本策略,而广告部则希望以广播、电视为广告平台,两者意见相左,互不相让。此时最好的解决部门冲突的方式,就是对企业的权力结构进行重新调整。比如,把广告投放的决策权统一交给广告部行使就可以避免类似冲突的发生。
(本文系教育部人文社会科学基金课题“基于制度演化视角的内部控制实施机制及其实施效率研究”<13YJA630045>的中期研究成果)
责任编辑 鲍双双
相关推荐