企业内部盘点工作看似简单,实则复杂且极易出现问题,特别强调工作方法的正确和盘查活动的周密严谨。笔者拟对企业资产中的现金及银行票据、库存商品、低值易耗品以及固定资产、往来款项等的盘点工作进行分析,结合工作中发现的易被忽视的问题,对应特别注意的事项加以总结,供盘点工作人员参考。

一、现金及银行票据盘点中的特别注意事项

现金、银行票据是财务工作中最容易出现问题的部分,很多财务舞弊案的发生都与此有关。在现金、银行票据的盘点中应特别注意如下细节：

1.定期（如每月末）与突袭盘点方式相结合,避免被摸出规律有所防备。

2.“收据”应视同现金管理,其填开、保管中有很多细节须重视。企业收到的现金款项和银行票据（银行本票、银行汇票、银行<商业>承兑汇票等）应由收款人开具相应的收据并加盖财务专用章。收据应连续编号并由专人登记保管,交旧领新时应核查收据编号是否连续并均已入账,未入账的是否为作废单据,作废单据是否完整、联次齐全并全部加盖作废章；填写应完整,如时间、交款单位全称、收款方式及收款事由等。财务专用章应由非出纳、非银行票据保管人保管且必须在填写完毕的收据上盖章,不可因嫌麻烦提前在空白收据上盖章,避免各联次金额不一致等情况发生。建议在收据上同时由付款人、收款人签全名确认,不可只填写姓而不填写名,避免实际收付款金额与收据体现金额不符引发争议。

3.客户要求预开现金、电汇、银行票据等的收据的,业务人员应先口头申请,获批后,填写“预开收据申请单”,申请单要素包括客户名称、收据号码、收款方式、收款事由、金额、申请人、申请时间、预计回款时间、负责人签字等事项,由出纳人员开出收据并负责跟进到款情况。收款后及时将到款时间及入账凭证号标注在“预开收据登记簿”相应申请单中。核查时应注意上述事项是否填写完整,已开出的预开收据回款是否及时、有无重复或错误开具等,不及时的须查明原因并跟进。

4.盘点时应衔接好上期与本期关联点,确保所有盘点内容、环节、程序不留死角、空隙,堵塞中间环节的漏洞。例如,日常凭证审核中须对照原始单据对进出账单、支票等一一审核,审核时应注意其合法、合理、真实、完整性,预防利用职务之便套购商品或套现等贪污行为的发生；核对收据与日记账中的收款是否一致,有无遗漏,有无坐支,金额是否正确,预防出现隐瞒收入、挪用公款、违反财务制度等情况；核查“支票领用登记簿”记录与账载是否完全一致,不一致的要查明原因并进行处理；盘点表中账面余额是否填写正确,表中调整项目的单据是否已全部入账、已入账未支付的原始报销凭证是否相符、有无错漏,填写是否正确,特别注意不可填反方向等。

5.应填制现金、银行存款、银行票据盘点表以及银行存款余额调节表,以便及时发现、纠正账务处理中的错漏。银行余额调节表应由出纳以外的人员编制或逐笔复核,防止人为涂改银行对账单以掩饰套现的行为；逐笔查证未达账项以确认其真实、合理、正确性。

二、库存商品盘点中的特别注意事项

企业应建立存货管理岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责权限,切实做到不相容岗位相互分离、制约和监督。盘点中应特别关注如下事项:

1.由ERP信息系统导出的库存商品电子清单,应完整保留有关信息,如模块、选项、时间等,以便复盘及核查。

2.损坏的货物被客户退货后必须在盘点前及时做销售冲单处理,以便在盘点时作为盘亏清理掉,避免库存数据的虚假不实。

3.应依据盘点报告表上的相关签署意见进行账务处理,不允许在未获得批复之前就先行处理,避免授权审批、制约机制形同虚设。

4.存货盘亏损失金额为其盘亏金额扣除责任人赔偿后的余额。

5.盘点中发现的问题必须进一步跟进,须对盘盈、盘亏物品一一查明原因,逐一核实、确认,不能留有存疑问题。除上报反映外,还应及时协调相关人员申请处理,直至发现的问题得到解决。如：盘点发现短缺商品系由供应商直发客户造成,应查明重复发货的原因和货物现状,直至追回多发的货物或获得客户同意付款购买该货物；由总部仓发货来时即短缺的,应强调实物短缺即为盘亏,此情况应在发现来货短少时及时沟通、上报反映,沟通无效的及时请示处理意见,而不应拖延到盘点时才作说明；已发货而未开出销售单的,应立即与客户确认并开单,且须考虑改善工作流程,设法杜绝类似工作失误。

6.库存商品盘点的处理必须是信息系统与财务账同步（同月度内）进行,否则容易导致库存商品数据出错。

7.财务人员作为监督人,要在盘点结束第一时间将全体参盘人员签名的盘点表收存,保证其独立性。当盘点过程中发生某些商品一时未找到的,切不可将监盘人持有的盘点清单交由仓库保管人员继续查找,造成盘点结果被篡改。

三、低值易耗品及固定资产盘点中的特别注意事项

低值易耗品在会计科目中归属于“周转材料”,填列财务报表时数据并入存货,但在日常管理中,尤其盘点时建议归类到“固定资产”。此类物品因其使用时间较长、种类繁多、存放分散、管理困难等,情况较为复杂,在盘点中往往发生问题较多。盘点至少应从两方面核实：其一是由“账”到“物”,此种方法较便捷,但可能漏盘盘盈物品；其二是由“物”到“账”,此种方法可盘查出实际盘盈的物品,如同次盘点不能做到,可分组或交替进行。凡不是“账实相符”的都要在盘盈、盘亏（坏损）表中体现。盘点时还应注意如下事项：

1.固定资产应统一编号,并将编号标示在该资产上。盘点时,通过对其分类,可以提高速度和准确性。

2.固定资产价值较大,应特别关注物品丢失的原因及处理；低值易耗品中的各类工具耐用但容易丢失,应特别强调保管人的责任。

3.固定资产报废、毁损损失金额为其账面净值扣除残值和责任人赔偿后的余额。

4.盘点核实过的固定资产应当做好标注,避免重复盘点。

5.涉及担保和抵押的固定资产,据合同对被担保单位的名称、性质、与本单位的关系、担保方式、起止时间、担保金额、贷款金额、已偿还金额、逾期未偿还金额等信息进行核实。

6.涉及租赁的固定资产,据资料核实其批准机构、文号、对方单位名称、出租合同或出借证明,应收及实收金额等情况。

笔者在工作中经历过多次固定资产盘点,主要感悟有以下两点：

一是避免“想当然”。比如一台已报废电脑的主机配了另一台已报废电脑的显示器,就多出了一套电脑,盘点时对此忽略不计是不科学的。如果认为存在这种情况,那么必须要将“账”与“实”对应清楚,哪台电脑的主机配了哪台电脑的显示器,当时怎么处理的,须确认并取得充分的依据后作出相应的判断和正确的处理。财务人员工作应严谨,处理业务必须有依据,忌讳猜想、估计等“想当然”的工作方法。对于盘盈、盘亏、坏损的,都要以“实际存在”为依据,以审慎的态度进行核实后方能形成盘点盈亏报告。

二是要考虑合理性。比如盘点表显示2004年购置的打印机“在用”完好,而2010年购置的同款、同型号打印机反而不存在了,显然不合常理,须进一步核查打印机编号以确保准确。

四、往来款项盘点中的特别注意事项

1.往来款项中属于债权性质的应收、预付及其他应收款,应定期出具“询证函”或“确认函”与对方核对账目或款项金额,并及时催要,尽早回款。取得的加盖了公章的“询证函”日后可作为诉讼（在诉讼有效期内）索款的有效法律依据。

2.对于一些公司已授权由业务员收取款项的“应收账款”客户,除定期发函之外,还应加强对账的密度,如增加电话对账等以提高效率,避免业务员收款后隐匿、挪用或出纳人员收款不入账等舞弊行为的发生。此外,还应注意消除业务人员以已寄交公司费用报销单为由,擅自将收到的大致相当的现金货款充抵而不及时汇回公司的错误行为。

3.由于预付账款存在诸如增加企业成本、费用,降低资金收益,导致企业购销关系由主动变被动及被恶意欺诈等风险,有必要采取一定的防范措施。如加强对供应商的资信审核、严格审批程序、及时跟踪等。对于逾期或不能按合同约定交付货物的,要及时催索款项以回笼资金,化解风险。

4.其他应收款构成中多有押金、质保金、投标保证金、员工借的备用金等,须定期（依台账登记的到期日或至少每年末）核对,备用金还须年末收回,有需要者次年再借。避免对方单位将押金、质保金等作为收入入账或因为时间久远、人员变动给索款造成困难等。

5.属于债务性质的应付、预收及其他应付款,应按合同约定及时清结,维护好各方利益,诚信经营,同时避免违反税法相关条款。

责任编辑 刘良伟