时间:2020-03-24 作者:赵玉涛 (作者单位:对外经济贸易大学国际商学院)
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摘要:
我国保险公司业务呈现地域分散、业务性质相对统一、单证数量多的特点,随着行业的发展,在各地分散核算的传统会计核算模式已无法满足保险公司快速发展的需要,集中核算成为解决这一问题的首要选择。但是从实践来看,集中核算也存在着沟通成本高、原始单证异地保存潜在财务风险等问题。对此,笔者以保险公司S公司为例,浅析其完善集中核算的几点措施。
(一)灵活利用工作机会和信息系统解决沟通障碍的问题
S公司针对沟通中的问题进行调研后发现,非面对面沟通的障碍是由核算中心人员与分支机构的人员不够熟悉引起的。对此,总公司财务部搭建平台,通过研讨会等方式,在解决工作问题的同时为核算中心和分支机构会计人员创造了见面机会,使“陌生人”转化为“熟人”,解决了由于“不曾谋面”而导致的问题,沟通效果有了明显好转。针对沟通环节多的问题,S公司开发了OA信息流转通道,通过在办公系统中及时上传问题至OA系统,实现了多个环节之间的直接沟通,把原来的信息流转“串行”方式,改为“串行”和“并行”同时发挥作用的方式,有效解决了环节过多导致的效率低、效果差问题。
(二)加强会计基础工作规范建设和财务监督检查,夯实基层会计工作
我国保险公司业务呈现地域分散、业务性质相对统一、单证数量多的特点,随着行业的发展,在各地分散核算的传统会计核算模式已无法满足保险公司快速发展的需要,集中核算成为解决这一问题的首要选择。但是从实践来看,集中核算也存在着沟通成本高、原始单证异地保存潜在财务风险等问题。对此,笔者以保险公司S公司为例,浅析其完善集中核算的几点措施。
(一)灵活利用工作机会和信息系统解决沟通障碍的问题
S公司针对沟通中的问题进行调研后发现,非面对面沟通的障碍是由核算中心人员与分支机构的人员不够熟悉引起的。对此,总公司财务部搭建平台,通过研讨会等方式,在解决工作问题的同时为核算中心和分支机构会计人员创造了见面机会,使“陌生人”转化为“熟人”,解决了由于“不曾谋面”而导致的问题,沟通效果有了明显好转。针对沟通环节多的问题,S公司开发了OA信息流转通道,通过在办公系统中及时上传问题至OA系统,实现了多个环节之间的直接沟通,把原来的信息流转“串行”方式,改为“串行”和“并行”同时发挥作用的方式,有效解决了环节过多导致的效率低、效果差问题。
(二)加强会计基础工作规范建设和财务监督检查,夯实基层会计工作
一是及时修订完善公司会计基础工作规范以及相关的会计单证规范,明确分支机构与核算中心在集中核算体制下的职能分工,在此基础上强调会计基础工作的重要性。二是加强保险公司内部财务监督检查,建立对分支机构定期现场检查的机制,重点关注集中核算以后存在的审核盲点,例如原始单证的真实性、规定金额以下无需扫描的单证合规性、原始单证与扫描影像可能不一致等问题,以及分支机构财务印章、有价单证的管理情况,逐步建立分支机构完善基础工作与总公司加强集中核算相配合的内部控制体系。
(三)多管齐下,缩短磨合期
S公司认真对待实施集中核算以后带来的各种“不适应”现象,从思想上予以重视,正面引导分支机构管理层和会计人员尽快适应集中核算体制,对症下药解决问题。一是对分支机构负责人存在的抵触情绪,由公司负责人在大会上表态支持集中核算,强调集中核算的风险管控作用及其对分支机构的正面影响。二是对分支机构会计人员加强鼓励与培训,一方面从精神上鼓励其做好基础性工作;另一方面做好分支机构财务管理工作的系统性建设,为分支机构的财务管理工作指明方向,加大对分支机构会计人员的财务管理培训,推动分支机构会计人员为所在单位管理层提供直接的经营决策支持,实现从以会计核算职能为主向以财务管理职能为主的工作内容的转变,提升会计人员自身价值。
(四)加强人员管理,缩小人力配备与工作要求之间的差距
为了解决人员能力和公司实际需求之间存在差距的问题,S公司采取了三项关键措施:一是在集中核算岗位中,适当配备学历高、经验丰富的会计人员,作为集中核算的中坚力量,为其他集中核算岗位人员提供全面的支持。二是在招聘环节把好关,提高选人要求,避免招聘不合适人选导致工作的被动。三是做好对集中核算岗位会计人员的定期培训,全面系统讲解公司业务、费用、资产等方面的基础知识,推进会计人员知识的系统化,定期组织交流沟通工作心得,共享知识经验,改进沟通能力。
(五)制定岗位操作规范手册,统一集中核算操作流程
S公司实践经验表明,组织编写岗位操作规范手册,制定会计集中核算的工作标准流程,对于保险公司提高集中核算效率和质量起到了重要作用。具体来说,一是组织全体集中核算会计人员参与该项工作,通过编写手册过程中的主动思考,深入掌握核算工作的每一个细节,为扎实稳健处理业务打下基础。二是就手册内容向分支机构广泛征求意见,调动分支机构会计人员的积极性。由于该手册与分支机构会计人员日常工作密切相关,因此得到了分支机构会计人员的高度关注,在推动分支机构会计人员掌握集中核算工作要点方面起到了积极作用。三是做好岗位操作规范的宣传、解释工作。在开始执行岗位操作规范前,组织分支机构会计人员认真系统学习,指出风险点,并在工作实际中予以重点关注。■
(本文系教育部人文社科项目<10YJC630243>的阶段性研究成果)
责任编辑 张璐怡
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