时间:2020-03-20 作者:郭茜 王章莉 周莉 (作者单位:中南财经政法大学会计学院 中南财经政法大学财务处 湖北省体育彩票管理中心)
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摘要:
近年来,在财务共享服务模式和核算环境下,共享服务在财务业务中得到了广泛的发展和运用,其中应收和应付账款业务在共享服务领域的实施均占很大比例。本文通过分析财务共享服务下企业应收和应付账款业务的管理变革,分析该变革对企业往来款项产生的有利影响及存在的不足之处,为企业更好地应用财务共享系统完善应收和应付账款业务提供建议。
一、财务共享服务对企业财务工作的影响
1.保证了会计记录和报告的内容规范、结构统一
为了实现企业整体的数据集成和各类分析报告的统一,对企业各个业务单元的会计核算编码和财务报告内容进行统一成为了企业发展的必然趋势。而财务共享服务中心能够考虑公司统一合并报告的要求和当地税务及相关法规的要求,将不同业务单元的实体会计业务集中起来记账和报告,从而对会计核算体系进行改进,使会计核算编码、会计表格、基本财务制度、业务流程和内部监控在公司整体层面实现统一,有利于提高企业整体财务系统的规范性和协调性。
以中兴集团为例,在实施财务共享服务之前,其各公司的核算要求差别较大,造成会计编码的长度不一致,集团财务共享服务中心则依据共享服务的要求统一了各公司的会计编码和录入审批程...
近年来,在财务共享服务模式和核算环境下,共享服务在财务业务中得到了广泛的发展和运用,其中应收和应付账款业务在共享服务领域的实施均占很大比例。本文通过分析财务共享服务下企业应收和应付账款业务的管理变革,分析该变革对企业往来款项产生的有利影响及存在的不足之处,为企业更好地应用财务共享系统完善应收和应付账款业务提供建议。
一、财务共享服务对企业财务工作的影响
1.保证了会计记录和报告的内容规范、结构统一
为了实现企业整体的数据集成和各类分析报告的统一,对企业各个业务单元的会计核算编码和财务报告内容进行统一成为了企业发展的必然趋势。而财务共享服务中心能够考虑公司统一合并报告的要求和当地税务及相关法规的要求,将不同业务单元的实体会计业务集中起来记账和报告,从而对会计核算体系进行改进,使会计核算编码、会计表格、基本财务制度、业务流程和内部监控在公司整体层面实现统一,有利于提高企业整体财务系统的规范性和协调性。
以中兴集团为例,在实施财务共享服务之前,其各公司的核算要求差别较大,造成会计编码的长度不一致,集团财务共享服务中心则依据共享服务的要求统一了各公司的会计编码和录入审批程序,从而实现了会计编码的规范性和唯一性;同时财务共享服务中心也统一了集团内各公司基础数据的录入、处理、集成和报告的要求,并对该数据处理的流程进行了梳理和完善,从而极大地提升了集团整体财务数据处理的效率。
2.节省企业的IT系统成本和人工成本
在未实施财务共享服务的企业中,每个业务单元都需要配套的外派财务机构及相应的财务人员。而且根据各个分部的等级、资产规模、业务量等特殊性质,相关财务人员在数量和素质上的要求各不相同,各分部也无法有效地共用IT系统和财务人员,从而形成高额的IT系统成本和财务人工成本。而财务共享服务中心的建立将资源、业务集中到共享服务中心处理,使企业整体的财务业务处理成本大大降低。另外,由于共享服务中心同企业的业务中心可以实现地域上的分离,为实现企业集团运作成本的进一步降低,可以选择将共享服务中心建立在综合成本较低的地区。
以美国运通公司为例,通过推行共享服务,该公司由最初的46个业务处理站合并为3个财务中心;全球业务处理人员减少了一半以上,其中仅一项旅行服务业务的合并就减少了1000名员工;费用成本在4亿美元的基础上降低了800万美元。此后,尽管美国运通公司的业务量不断增加,但其业务人员数量却不断减少。
3.极大地提高了财务工作效率
共享服务中心致力于将以前各个业务单元的各项业务活动和资源进行系统整合,提供统一的平台以实现企业各种业务流程的标准化、各类数据处理形式的统一化和综合化,促进了企业整体工作效率和服务质量的不断提高。企业成立的财务共享服务中心,实现了企业财务工作由最初的各个分部的分散管控向企业整体的集中管控的转变,建立了统一的财务体系,能够集中提供高水平的服务和有效集中的监督,因而能大大提高财务工作的效率,从而实现企业财务工作的集约化和标准化。
以Oracle公司为例,该公司在6年间逐步在全球建立了三个区域化的共享服务中心,极大地提升了财务工作效率,其全球60多家子公司的年末结账和报表合并只需要几天的时间就能全部完成。
二、财务共享服务下应收账款业务的管理变革
1.财务共享服务中心集中对企业的客户资料进行分类管理
随着共享服务中心的不断演变和发展,其功能也实现了扩展,共享服务已经逐渐渗透到企业全部供应链中,企业信息流的管理成为重点,使管理层能够得到及时、高质量的供应链信息。财务共享服务中心配备专门人员对客户资料进行更新和完善,有利于客户关系的维护和实现对客户资信情况的准确把握。
以中国电信股份有限公司为例,该公司在客户发展阶段时,就首先需要对客户信息进行充分了解,对各个客户的主营业务、资产状况、资信状况等进行详细的记录,形成系统的客户信息资料库。经过对上述客户信息进行分析,进而有针对性地制定不同的信用标准或不予赊欠款项,而不是盲目地承诺准予每一个客户赊欠款项。由此实现了事前风险防范,可防止客户故意欺诈。
2.保证应收款项回收的安全性和完整性
财务共享中心作为独立的会计核算机构,对应收账款管理的专业化程度高、职责分工明确,能够有效地避免企业各个业务单元中会计人员与其他业务人员之间的串通舞弊,降低回收资金被侵占、挪用的风险,而且还能够降低各业务单元私设小金库的风险。企业应收账款回收的安全性和完整性在财务共享服务中心得到了有效的保证,从而维护了企业整体的利益。
中国电信股份有限公司财务共享服务中心的财务核算系统自动将共享中心会计人员编制的涉及货币资金收支的记账凭证传导至银企互联系统,再统一由共享中心的出纳人员进行处理。而且各财务岗位各施其责,与各个分公司的独立核算相比,实现了岗位职责更突出、更有效的分离,避免了责任划分不清、岗位人员缺乏而串岗等不规范现象的发生。财务共享服务中心会计的独立性比分公司会计的独立性更强,因而与应收账款相关的资金管控风险相对降低。
3.能够更好地对应收账款进行集中催收管理,减少坏账风险
实现对应收账款的跟踪管理,并且建立行之有效的收账政策是财务共享服务中心的重要目标。相对于以前不同业务单元各自处理本实体应收账款业务,集中管理各类收款业务,可以通过更加专业化的服务让款项更快、更好地周转,减少资金在途和收款安全的隐忧。
中国电信股份有限公司财务共享服务中心对集团所有的应收款项采用账龄分析法和ABC分析法进行回收监督。通过账龄分析法可以清楚地了解到应收账款的逾期情况,从而根据账龄的不同采用不同的收账政策;而通过ABC分析法可以将所有欠款客户按欠款金额进行分类排序,再按照欠款期限进行排序,从而依据分析结果采取不同的收账政策。
三、财务共享服务下应付账款业务的管理变革
1.企业和供应商的交接界面成为应付账款管理系统中最重要的组成部分
应付账款管理系统中最重要的组成部分是公司和供应商的业务交接界面。该交接界面体现在两个方面:一是供应商发票及业务信息向公司传递的界面,二是对应付款项进行支付并接受供应商查询的界面。这种企业与供应商双向的交接界面能够更好地实现应付账款业务管理的标准化与准确性,减少日常双方对账的复杂性。
以中兴通讯的应付账款管理系统为例,应付账款流程是该企业共享服务中实施最为普遍的业务流程,主要解决面向公司外部供应商的货款支付或服务提供。该流程首先由供应商或企业直接在供应商管理系统中录入发票信息,然后对采集的发票信息进行审核和复核,以及向应付账款管理系统和支付信息进行转换,最后利用网络银行或银企互联的方式完成款项支付,并且在完成支付后,通过供应商管理系统告知供应商,并且接受供应商的付款查询。
2.实施银企直连模块,实现了企业财务系统与银行数据库的直接交互
银企直连模块系统实施前需谨慎选择一家或多家合作银行,而且在进行洽谈时,需要重点关注支付手续费、接口方式以及是否能够和银行交互数据。如能进行数据交互,还可以实现与银行间的自动对账等高端功能。银企直连模块的实施大幅提升了企业资金的支付效率,进一步提高了企业资金支付的风险管控能力,实现了支付各环节完整的处理。另外,为了确保银企直连系统的安全性,在该系统的实施过程中有必要拟定高级别的综合安全解决方案。
在中兴通讯的银企直连模块实施过程中,拟定高级别综合安全解决方案涉及到从硬件到软件、从开发到维护、从平台到传输、从业务人员到IT人员、从内部到外部等多个方面。经过评估,中兴通讯银企直连模块的实施提升了资金支付效率,提高了资金支付的风险管控能力,而且资金支付的各个环节全部实现了自动化、精确化处理。
3.将供应商的信息集中汇总管理,优化了企业的供应链系统
财务共享系统集中了不同业务单元的供应商信息,形成了系统的供应商信息资料库。在该供应商资料库中,对各家供应商的供货品种、规格、供应价格、供应产品合格率等资料进行详细记录,有利于提升企业供应商的整体素质,优化企业的供应链系统,保证企业各项生产采购的质量和连续性。
中兴通讯的财务共享系统中有专门的供应商信息模块,每个供应商都有其对应的供应商编号,详细记录了供应商的各项基本情况和交易信息。通过该信息模块,该公司实现了对供应商信息的优化整合,并对信息进行及时的更新和补充,全面准确了解各供应商的供应产品信息,实现公司供应商整体素质的提升和上游供应链系统的优化。
四、几点建议
1.财务共享系统不直接面向具体的相关业务人员,可能导致回收款项的跟踪困难
财务共享服务中心的成立给货币资金管控带来各种优势的同时,也带来了一些应收款项控制的弊端,如财务共享服务中心与业务前端相分离,如何才能加强债权的管理成为企业必须解决的难题。为了解决这一问题,企业应该在客户关系建立初期对客户的资信情况进行详尽调查,从而确定相应的授信额度,而且在应收账款产生后也应该对应收款项进行实时监督,对账款的回收情况进行估计,并建立行之有效的收账政策。
2.随着财务集中化程度的加深,需要进一步保证资金集中支付的安全性
根据企业货币资金支付的实际情况,建议从以下方面提高资金支付的安全性:财务共享服务中心的出纳人员应当将报账凭证上的收款信息与银企互联系统中已有的收款信息进行对比,检查其信息是否一致,从而有效避免错误、重复支付;银企互联系统应设置相应的资金支付临界值,对超过其设定临界值的资金支付自动生成单独的标示,出纳人员必须对每笔标示的资金支付进行严格的审核;形成定期事后检查的机制,规定出纳人员必须每月抽查上月已经支付的款项,并对货币资金支付的正确性进行审核。另外,为了避免因系统故障和人工干预等原因造成的资金支付风险,财务共享服务中心还应当派遣专门的技术人员对操作系统进行定期维护与优化。
3.实行财务共享服务的评价体系
企业应根据内部反馈分析实施财务共享服务后的各项变革,及时发现存在的问题并改进,如企业可以根据业务处理效率的变化和内部反馈的调查问卷,对实施财务共享服务前后进行对比,观察企业各部门和员工对财务体系满意度是否得到提高,实施财务共享的优越性是否得到了体现。■
[本文是国家自然科学基金(71072166)、中南财经政法大学研究生创新教育计划(2012S0905)和横向课题“中小企业融资效率”的阶段性研究成果之一]
责任编辑 陈利花
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