摘要:
由于银企业务涉及的业务量巨大,银企账单在时间、金额上不完全同步,手工方式下工作人员工作量较大。为了解决此问题,企业应建立银企电子对账系统,实现银行与企业电子账单的数据智能化比对,满足财务人员对银企电子对账的时间和精确度的要求,提高财务工作的工作效率与智能化水平,促进财务管理水平的提高。
(一)手工编制调节表存在的问题
1.不能完全满足会计信息及时性、可靠性要求
手工方式下财务人员是按照时间进度在每月月初进行手工挑账生成余额调节表,是以一个月为周期进行的,不利于企业随时掌握资金拥有情况,不能随时满足资金决策需要。虽然可以通过查询掌握银行余额,但是对于在途项目,如一些企业已收银行未收的现金流入和类似的现金流出变化较大,需要和银行紧密联系,当资金量和流水量较大时,会计信息的可靠性就不能完全满足。
2.业务量大、高质量完成存在一定难度
银企对账业务只是业务量相对大、比较繁琐但并不复杂,如某企业涉及银行的业务量巨大,银行账户二十多个,每月流水数量达7000多笔,流水金额达二十亿元以上,其中单笔营业收入的收取在相同金额和相同时间区域内的笔数占总笔数的30%左右,需要花费大量的时间...
由于银企业务涉及的业务量巨大,银企账单在时间、金额上不完全同步,手工方式下工作人员工作量较大。为了解决此问题,企业应建立银企电子对账系统,实现银行与企业电子账单的数据智能化比对,满足财务人员对银企电子对账的时间和精确度的要求,提高财务工作的工作效率与智能化水平,促进财务管理水平的提高。
(一)手工编制调节表存在的问题
1.不能完全满足会计信息及时性、可靠性要求
手工方式下财务人员是按照时间进度在每月月初进行手工挑账生成余额调节表,是以一个月为周期进行的,不利于企业随时掌握资金拥有情况,不能随时满足资金决策需要。虽然可以通过查询掌握银行余额,但是对于在途项目,如一些企业已收银行未收的现金流入和类似的现金流出变化较大,需要和银行紧密联系,当资金量和流水量较大时,会计信息的可靠性就不能完全满足。
2.业务量大、高质量完成存在一定难度
银企对账业务只是业务量相对大、比较繁琐但并不复杂,如某企业涉及银行的业务量巨大,银行账户二十多个,每月流水数量达7000多笔,流水金额达二十亿元以上,其中单笔营业收入的收取在相同金额和相同时间区域内的笔数占总笔数的30%左右,需要花费大量的时间与精力进行两方比对,如财务人员编制调节表完成需要连续工作5个工作日之久。同时财务人员会将主要精力放在余额调节表的比对和编制平衡上,由于个人能力和责任心的问题,可能对于编制质量和后期未达账项的处理就不能完全兼顾,如果形成大量未达账项特别是企业已收银行未收、银行已付企业未付的项目,即已形成了事实上的“损失”而不能去查明原因处理,就会给企业造成实际损失。这种情况可能会导致能力强的人由于业务相对简单比较繁琐不愿做,而能力弱的人又由于业务量大做不了,高质量完成挑账工作可能存在一定困难。
3.银企对账业务复核确认存在困难
手工对账方式下复核只是根据对账结果进行检查,而检查的方式可能是抽查,如果认为有问题可能还要重新进行挑账,这样需要大量时间,而且还不能保证内部控制完全实施到位,因此银企对账业务复核确认存在一定困难。
4.银企对账的连续性不能完全得到保证
一般单位都不会配备一个专职财务人员进行银企对账,这就意味着在进行手工对账的同时可能还要完成其他工作,而在手工方式下核对账项是连续性较强的工作,实务中在5个工作日内对账的连续性很难得到保证,进而工作时间、质量也不能完全保证。
(二)改进办法
使用银企电子对账系统,通过各种权限、功能设置满足财务管理对银企对账的时间和质量的要求,可以大幅度提高工作效率和减轻工作强度,更为重要的是人性化地设置各种提示、提问、警示功能,还能进一步加强银企对账的内部控制。
1.设置智能比对和灵活查询功能
智能比对共分为四个方面:一是银企账单中金额一致且账目条数唯一的数据自动对账;二是银企账单中金额一致但账目条数不唯一的数据,进行银企双方比对;三是余下数据为银企金额不一致,但可通过智能查询自动对账,智能查询功能有企业或银行同向比对、银企双方一对多比对及银企双方多对一比对;四是除去智能比对以外的条目需要经过人工分析比对。在账单查询模块中,对于日期、金额、凭证号码、流水号等各项信息,系统都能实现排序功能,使得查找数据变得更加灵活,提高了银企对账的效率与工作的便捷程度,并提升对账的工作效率。
2.设置人性化提醒、保存等功能
在数据导入过程中,为防止多次导入造成数据重复,特别设置提醒功能,即对于系统中已有数据重复导入时,此系统会弹出提醒对话框,提示数据已有,禁止再次导入。这样能够防止重复导入账目,保证银企账目核对精准度。同时考虑到挑账工作可能会受其他事务性工作影响,不可能完全连续工作,人性化地设置了暂存功能,能够及时保存已比对数据,对账工作不会因临时暂停而丢失已操作结果。
3.采取了权限设定、复核确认等内控措施
银企对账系统操作用户分为普通用户及管理员用户。管理员用户由财务负责人担任,除具备普通用户权限外,还可以增加、删减普通用户,并对其操作权限进行限定,而且是唯一可对错误数据进行修改的人员,强化了银企对账的内部控制,能够保证系统安全使用和信息的安全性、工作的准确性。在银企账单数据比对之后,系统自动确认未达账项,生成余额调节表。余额调节表生成之后,不能人工改动,可确保财务工作结果的准确无误。如果出现错误,确实需要修改,将在履行审批程序后重新编制调节表。
(三)电子对账的先进性
1.实现时时对账,满足会计信息及时性的要求
银企对账系统能够实现银行与企业电子账单的数据智能化比对,在同等工作量的情况下在5个小时之内可以完成电子对账,实现“一键式”生成余额调节表,可以实现银企时时对账,提高资金使用效率,防范资金风险,满足企业决策者对资金管理的需要,满足财务管理对银企对账的时间和质量的要求,提高财务工作的智能化水平。
2.工作质量提升,满足会计信息可靠性的要求
使用电子对账系统,完成对账时间由原来的5个工作日减少为5小时,一方面使财务人员工作量减少、劳动强度降低,另一方面,可将财务人员的主要精力投入到电子对账和未达账项的清理工作,有效提升对账质量,保证会计信息可靠性的要求。
3.对账人性化,满足会计信息安全性的要求
考虑到对账工作可能会受其他事务性工作影响而中途停止,电子对账系统人性化地设置了暂存、提醒等功能,能够保证已比对数据得到及时保存,此功能既增强工作的连续性,又保证了信息的安全性。
4.对账过程可以管控,满足内部控制管理要求
电子对账系统设置了警示功能,对于一些容易出现舞弊的账项调节提醒管理员用户进行重点关注,强化了银企对账的过程控制,企业的资金风险得到加强,有效解决了手工对账方式下复核确认存在的困难。■
责任编辑 达青