时间:2020-03-20 作者:朱卫东 朱映 王锐 (作者单位:合肥工业大学)
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摘要:
在烟草专卖制度体系下,我国的烟草业务流程是一种自下而上的运营模式:零售商根据历史销售情况和当前库存等信息分析得出自己的订货需求;烟草专卖公司对各个零售商的需求数据进行采集,分析整个市场的需求并监控各零售商的经营状态;烟草专卖公司通过对自己进销存各项数据的分析,提出采购申请;申请通过审核后,烟草专卖公司向烟草生产厂商提交采购合同;烟草生产厂商根据采购合同生产卷烟;卷烟生产结束后,烟草生产厂商将卷烟配送给烟草专卖公司,烟草专卖公司再根据各个零售商的订单以及实际情况,将卷烟配送给各个零售商,最终通过消费者的购买行为,使卷烟流向市场。由此可见,烟草生产厂商的卷烟生产量,直接关系到卷烟投放市场数量的合理与否,而若想确定合理的数量,就需要烟草专卖公司正确高效地采集各个零售商的需求数据,制定科学的采购合同。设计良好的烟草销售管理系统可以有效连接卷烟市场、零售商、烟草专卖公司三者之间的纽带,把各个卷烟需求区域的销售情况、零售户的库存和订货情况记录下来并上传,有助于烟草专卖公司做出面向整个卷烟市场的经营决策。
一、系统总体设计目标
1.零售商在经营过程中,可以利用系统终端掌握销售、库存、利润...
在烟草专卖制度体系下,我国的烟草业务流程是一种自下而上的运营模式:零售商根据历史销售情况和当前库存等信息分析得出自己的订货需求;烟草专卖公司对各个零售商的需求数据进行采集,分析整个市场的需求并监控各零售商的经营状态;烟草专卖公司通过对自己进销存各项数据的分析,提出采购申请;申请通过审核后,烟草专卖公司向烟草生产厂商提交采购合同;烟草生产厂商根据采购合同生产卷烟;卷烟生产结束后,烟草生产厂商将卷烟配送给烟草专卖公司,烟草专卖公司再根据各个零售商的订单以及实际情况,将卷烟配送给各个零售商,最终通过消费者的购买行为,使卷烟流向市场。由此可见,烟草生产厂商的卷烟生产量,直接关系到卷烟投放市场数量的合理与否,而若想确定合理的数量,就需要烟草专卖公司正确高效地采集各个零售商的需求数据,制定科学的采购合同。设计良好的烟草销售管理系统可以有效连接卷烟市场、零售商、烟草专卖公司三者之间的纽带,把各个卷烟需求区域的销售情况、零售户的库存和订货情况记录下来并上传,有助于烟草专卖公司做出面向整个卷烟市场的经营决策。
一、系统总体设计目标
1.零售商在经营过程中,可以利用系统终端掌握销售、库存、利润的相关数据,管理订单信息;根据系统给出的订货建议制定订货计划;查看烟草专卖公司发布的最新通知及时调整经营计划;通过会员管理了解会员消费情况;同时利用进销存综合分析功能进行自我盈利分析管理。
2.烟草专卖公司通过系统的运行,可以获取真实的市场需求、销售量、实际销售价格、单个及全面的社会库存等市场信息。确保数据全面性和准确性,保障精准营销目标的实现。采集零售客户相关信息,分析其经营状态,对其进行个性化盈利指导及监督。同时对企业自身的采购销售、财务库存进行管理分析,了解消费者行为趋势,为经营者的决策分析提供依据。
二、系统总体设计
笔者设计的烟草销售管理系统主要由零售终端、专卖公司销售业务管理信息系统和专卖公司经营分析系统三部分组成。这三部分共同构成一个烟草销售云网络。
零售终端作为直接面向卷烟需求市场的云端,记录零售商的销售信息、库存信息、订货信息等,同时把这些信息汇总上传给云中心。云中心包括烟草专卖公司的销售业务管理信息系统和经营分析系统。各门店的所有业务数据实际是存储在烟草专卖公司的数据库服务器中,销售业务管理信息系统将各销售终端的卷烟销售信息、库存信息、账目信息、会员信息进行汇总管理,为专卖公司的经营决策提供信息支持。经营分析系统提供直观的数据信息,帮助烟草专卖公司的经营决策者了解市场动态;分析各个零售商经营状态、品牌走向和消费者行为,制定烟草专卖公司自己的采购计划,同时为下一步经营的快速调整提供依据。
三、基于云计算的烟草销售管理系统的技术架构
该系统通过终端采集零售商的进销存数据,实现对卷烟市场信息的各项管理,并对其中异构数据信息进行标准化处理,实现数据的集中存储,在此基础上,通过数据挖掘,实现决策支持。其技术架构的模型包含七个层次,由底层到高层依次为:数据信息采集层、网络服务支持层、云计算支持层、数据标准化层、系统应用层、系统服务层、决策支持层(如图1所示)。其中,数据信息采集层收集能够反映市场动态需求的零售终端各项经营数据,通过分布在各地的网络设置实现数据的传递;云计算支持层将网络服务支持层上传的数据传入云中心,交给数据标准化层进行数据的统一标准化转换处理;系统应用层为零售商提供零售终端的自我营销功能,同时为专卖公司提供销售业务管理和经营决策分析等应用服务;系统服务层为用户提供索引信息查询并进行信息资源整合;决策支持层完成数据资源池的数据挖掘和信息分析任务,为专卖公司做经营决策分析提供技术支持。
四、烟草零售终端功能设计
烟草零售终端系统的管理功能模块主要包括六个部分。一是账户余额查询模块。零售商通过该模块可查询自己的账户余额,及时掌握账户资金信息,如果资金不足则立即充值,以免影响订货。
二是库存管理模块。其中,订单管理功能使零售商可以根据时间查询订单信息,了解所选时间段内某个品牌或规格的卷烟出自哪些订单,同时根据历史销售量给出下一个订货周期的订货量建议。入库查询功能是按时间段、价格区间、品牌、规格和价类五种方式查询入库信息。当前库存查询功能是按进价区间、价类、品牌、规格和总库存查询五种方式查询当前库存信息。缺货预警功能是根据历史日销售量均值计算出最低库存量,列出所有低于最低库存的卷烟信息,提醒零售商及时补货。
三是销售管理模块。零售前台管理功能能够实现卷烟条码、规格名称、价格、数量和销售时间等信息的录入,同时完成交易结算以及会员消费生成积分等功能;销售信息查询功能可以实现按销售时间、数量、销售价格、品牌、规格名称和价类六个方面的销售信息查询功能;销售统计分析功能能够统计选定时间内卷烟的销售量、销售金额、销售均价等信息,分析比较同期和上期的销售情况。烟草专卖公司发布信息查询功能可以文本的形式查看烟草专卖公司的最新通知、促销信息、限量标准、批发价、专卖政策、法规宣传等,以文字和图片的形式查看最新的广告和烟草文化宣传。
四是系统维护模块。主要具备四项功能:初始化功能是指零售终端信息管理系统投入使用前必须进行初始化和功能设置,如库存初始化,终端号、服务器IP地址、端口号的设置等;维护与更新功能是指在运行过程中,维护人员要对系统定期进行检查,如果发生故障和错误,要及时对系统进行必要的修改与完善,同时为了使系统适应市场环境变化、满足新的需要,也要对原系统做局部更新。备份与恢复功能可避免因突然断电、非常规关机和设备故障等一些不可预料的错误而带来的损失。数据在联网状态下实时提交到烟草专卖公司销售业务管理信息系统的同时,在本地也保留一定时间的备份。密码设置是指本系统在投入运行之前需输入一个初始密码,在以后的运用过程中也可以修改密码。
五是进销存管理模块。零售终端采用信息技术管理进货、库存、销售等诸多环节,通过维度和指标的选择来分析进销存状况。维度包括时间、单位、规格、价类、品牌等;指标包括进货价期初库存数量、上期期初库存数量、同期期初库存数量、期初库存数量环比、期初库存数量同比等。
六是会员管理模块。将经常购买卷烟的顾客提升为会员,了解其消费情况,通过一些优惠活动如积分、折扣等,提高顾客对零售店的忠诚度,吸引更多的消费者。其具体功能包括会员识别功能、个人信息查询、会员消费记录查询等。
五、专卖公司销售业务管理信息系统功能设计
专卖公司销售业务管理信息系统介于零售终端和专卖公司经营分析系统之间,是两者进行数据交互的纽带。通过采集零售终端的卷烟进销存数据并进行综合管理,为烟草公司分析卷烟社会库存、卷烟价格走势及消费者消费行为等提供数据基础与支撑。该系统功能主要包括采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块三个部分。
一是采购管理模块。采购业务部门根据目前的销售情况、库存情况、库存周转率、到货周期和销售预测等确定采购计划,按照厂家、品牌、单品等信息制定采购单明细。采购管理模块的任务是处理采购过程中产生的业务票据,作为库存凭证、财务结算等的依据。采购管理模块具体包括采购单的管理和采购记账。前者主要包括采购单的增加(录入)、修改、删除、查询、调取采购单、修改采购单状态以及形成到货预报等操作。后者是指业务部门的记账环节,采购到的卷烟先到仓库,仓库按实际接收到的卷烟品种、数量、金额等办理接收入库,然后根据到货单接收情况,办理并打印出入库单,入库单是采购账、仓库账和成本账(财务账)的原始凭证。
二是销售管理模块。具体包括:零售商户管理主要完成零售商基础信息的管理和维护,既包括零售商的名称、类型、地址、负责人等经营信息,也包含销售资质的确认、取消、注销和取消恢复等专营信息。订单管理是指零售商通过零售终端系统向总部提交一定时间段内需要销售的卷烟品牌、数量,订单管理整合了门店订货的全面业务,对订货、确认、修改或取消订单(货品出库前)、出库、配送、到货确认等一系列工作进行全面跟踪。卷烟出库后系统将打码编号和配送员编号反馈到零售终端,零售商按照打码确认收货。结算管理是指烟草公司对零售订单、业务订单、应急订单、特殊订单等的结算管理,可以采用账户扣款、电子支付、货到付款或赊销等方式,收款管理模块按产品的品名、单价、数目、金额、付款方式等内容建立客户的往来账,实时查看应收、预收账款明细,提供详细对账单,方便客户了解销售情况。配送管理是对配送车辆、配货员、送货员、送货路线、代收货款等数据进行设置和维护。配送中心依据销售部门确认的订单开具配货单。送货员要根据配货单记录的信息向客户收取现金或支票,对于允许挂账的客户要由客户签字办理挂账,并在该配送路线送货完毕后把收到的现金、支票和挂账单上交给配送中心的收款员,收款员对客户的订单做收款处理或赊销处理。退货管理是先由送货员填写退货申请单,并由相关人员批准后交给配送中心。退库和退货的金额原则上返回零售商账户。此外,该模块还包括促销管理和会员管理两项功能。
三是库存管理模块。该模块能够对出入库情况,库存超缺货预警、报损、报溢、赠送、拆装、盘点等进行全面管理,高效智能地实现对库存的盘查,有效控制库存风险。具体包含入库、出库、调拨、移库、盘点、损益处理等业务操作。入库、出库分别按照入库通知单和出库通知单进行;调拨通过调拨单管理,涉及到的仓库执行出入库流程;移库通过移库通知单管理;盘点时将实盘数量填到盘点表中,并录入系统,系统对仓库的账面数量与实盘数量进行比较,数量一致则完成盘点,不一致时生成损溢单,损溢单通过审核后更新仓库账本。
六、专卖公司经营分析系统功能设计
经营分析系统是一个面向数据管理和数据分析的信息系统,其主要功能是要确保使用者迅速高效地获取有价值的卷烟经营信息。通过对信息资源的挖掘分析,帮助烟草专卖公司的经营决策层了解企业的经营现状,发现自身的运营优势和劣势,预测未来趋势;细分市场和消费群体,指导销售部门进行有针对性地营销;对决策的执行情况和结果进行客观准确的评估(如表1所示)。■
责任编辑 李卓
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