时间:2020-03-20 作者:李金克 王风华 (作者单位:山东工商学院)
[大]
[中]
[小]
摘要:
H公司是一家集异氰酸酯产品研发、生产和销售为一体的化工企业,拥有世界先进的MDI生产技术。随着企业规模的不断扩张和全球聚氨酯市场竞争的加剧,为进一步提升企业的信息化水平和管理效率,H公司管理层选择了与美国SAP公司合作,利用其开发的mySAP系统作为其信息化建设平台,并聘请IBM负责SAP项目的实施。mySAP系统高度的集成性要求改变H公司原有的业务处理模式,相应地,其采购、生产、销售、会计等业务流程也必须进行重组。因此,在SAP项目实施中,IBM的一项重要任务就是对H公司的业务流程进行优化。
一、H公司业务流程分析与诊断
对H公司原有的业务流程进行分析和诊断是SAP项目实施中的一项重要工作,需要调动企业各职能部门人员参与。H公司高层领导对SAP项目高度重视,在公司内部专门组建了SAP项目实施团队,配合IBM专家开展工作。经过调研,SAP项目实施专家了解到,H公司早在2003年就引进了一家国内公司开发的ERP系统,在信息化方面具有一定的基础,但该ERP系统是基于C/S架构设计的,模块之间集成度不高,财务部门与业务部门之间协同性较差,集团内部信息传递与流转缺乏统一的平台,无法实现信息的共享与集成,更无法满足集团协同办公的需要。而mySAP系...
H公司是一家集异氰酸酯产品研发、生产和销售为一体的化工企业,拥有世界先进的MDI生产技术。随着企业规模的不断扩张和全球聚氨酯市场竞争的加剧,为进一步提升企业的信息化水平和管理效率,H公司管理层选择了与美国SAP公司合作,利用其开发的mySAP系统作为其信息化建设平台,并聘请IBM负责SAP项目的实施。mySAP系统高度的集成性要求改变H公司原有的业务处理模式,相应地,其采购、生产、销售、会计等业务流程也必须进行重组。因此,在SAP项目实施中,IBM的一项重要任务就是对H公司的业务流程进行优化。
一、H公司业务流程分析与诊断
对H公司原有的业务流程进行分析和诊断是SAP项目实施中的一项重要工作,需要调动企业各职能部门人员参与。H公司高层领导对SAP项目高度重视,在公司内部专门组建了SAP项目实施团队,配合IBM专家开展工作。经过调研,SAP项目实施专家了解到,H公司早在2003年就引进了一家国内公司开发的ERP系统,在信息化方面具有一定的基础,但该ERP系统是基于C/S架构设计的,模块之间集成度不高,财务部门与业务部门之间协同性较差,集团内部信息传递与流转缺乏统一的平台,无法实现信息的共享与集成,更无法满足集团协同办公的需要。而mySAP系统先进的模块化架构使得整个系统具有较强的兼容性和可扩展性,既可以满足H公司对系统集成性的要求,又可以与H公司原有的ERP系统实现无缝对接。通过H公司各业务部门负责人对现有业务流程的描述和对未来业务流程的要求,结合mySAP系统的特点,SAP项目实施专家确定了H公司业务流程优化的基本思路,即以企业价值增值为导向、以业务流程标准化与信息化为目标,构建财务与业务协同的、交互式的网络信息系统,实现集团与各权属公司之间的信息实时传递与共享。
二、H公司基于SAP平台的业务流程优化方案
IBM利用其在化工行业的SAP项目实施经验,对H公司的业务流程进行了梳理,将其业务活动分为增值活动和非增值活动:保留能实现企业增值的活动,删除非增值的活动,凡是必要的业务活动,不管是否增值,都予以保留。对于保留下来的业务活动,通过标准化与信息化的流程将其在信息系统里固定下来,这既降低了人为因素对业务流程正常运转的干扰,也简化了业务流程运行中的信息沟通。具体来说,SAP项目实施专家从采购业务流程、生产业务流程、销售业务流程和会计业务流程四个方面对H公司的业务流程进行了优化。
(一)采购业务流程优化
H公司原有的采购流程既缺乏对采购过程的调节与控制,也无法实现与其他系统之间的数据传递与信息共享。SAP项目实施专家建议H公司利用mySAP系统先进的信息处理平台,建立集采购需求、采购计划和订单管理等为一体的共享数据库,将采购过程中的各种信息即时传递给财务系统与其他业务系统,实时监控采购计划执行、订单追踪和交货等情况(如图1所示)。
在优化后的采购业务流程中,采购部门根据生产计划管理系统传递过来的生产计划信息,确定物料需求计划,进而制定采购计划;对采购订单进行全程跟踪与管理,并将相关信息传递到供应商管理系统,对供应商信用进行分级与评价;审核后的采购订单由系统自动传递到财务系统,并生成相应的记账凭证;交货后系统自动将信息传递到库存管理系统和财务系统入账。
由此可见,优化后的采购业务流程实现了财务系统与业务系统之间信息的实时传递与共享,不仅使财务人员能够更加及时、准确地获取采购流程中各时点的信息并进行会计处理,而且使采购管理部门能够更加有效地监督采购计划的执行和供应商交货情况,加强了对采购过程的调节和控制,提高了企业对供应商的管理效率。
(二)生产业务流程优化
在H公司原有的生产业务流程中,生产计划按月下达给车间,计划的制定较为粗略。各项成本费用的核算也是由生产部门将相关原始数据报给财务部门后由会计人员核算,成本核算的精确度不高。为此,SAP项目实施专家建议H公司启用SAP的生产计划管理系统,细化生产计划,在线管理各种原材料、半成品和产成品等,实时收集产品生产过程中的各类成本费用信息,并即时传递给财务系统与其他业务系统(如图2所示)。
在优化后的生产业务流程中,生产部门根据销售管理系统提供的销售预测信息,制定生产计划,并将物料需求计划信息即时传递到采购管理系统;根据库存管理系统的存货信息安排生产作业;对生产计划执行情况进行全程实时监控,将完工产品信息即时传递到销售管理系统,将生产成本信息即时传递到财务系统,由系统自动生成相应的记账凭证。
由此可见,优化后的生产业务流程实现了生产与采购、销售、财务的协同,不仅使生产计划的制定更加准确、物料供应更加及时,而且可以即时输出产品生产过程中的各类成本费用信息,减少了人工计算的麻烦,使产品成本的计算更加及时、准确。
(三)销售业务流程优化
H公司原有的销售业务流程缺乏对历史销售数据和市场信息的统计分析,销售计划的制定较为盲目,同时也无法实现对销售过程的全程动态控制。SAP项目实施专家从销售预测、计划制定和合同执行等几个方面,对H公司的销售业务流程进行了优化(如图3所示)。
在优化后的销售业务流程中,销售部门可以根据客户管理系统提供的数据全面收集企业的历史销售数据和市场信息,并由系统自动进行统计分析,生成销售预测数据;根据销售预测数据制定长期和短期销售计划,系统自动将销售计划信息即时传递到生产计划管理系统;对销售合同进行全程跟踪与控制,并即时将相关数据传递到财务系统和库存管理系统,由系统自动进行相关的账务处理。
由此可见,优化后的销售业务流程不仅提高了销售预测的准确性,而且实现了对销售过程的全程动态控制,使销售管理由事后控制转变为了事前控制和事中控制。
(四)会计业务流程优化
mySAP系统高度的集成性改变了H公司原有的业务处理模式和信息处理方式,相应地其会计业务流程也必须进行重组。H公司原有的会计业务流程只是停留在简单的信息化阶段,各部门之间无法进行数据的实时传递与共享,财务与业务无法协同,大量的业务数据需要会计人员手工输入。SAP项目实施专家根据mySAP系统高度集成性的特点,对H公司的会计业务流程进行了优化(如图4所示)。
优化后的会计业务流程建立起了一种财务与业务协同、交互式的信息处理方式。前端业务发生的同时,业务系统自动将相关数据传递到财务系统,并自动生成相应的记账凭证,财务数据与业务数据高度集成。财务人员只需要对相关凭证进行审核和过账即可,财务人员的主要职能由会计核算转变为了财务管控。
由此可见,优化后的会计业务流程不仅使会计信息的收集、处理方式发生了改变,提高了会计信息的及时性和准确性,而且实现了财务系统与业务系统之间数据的实时传递与共享,消除了“信息孤岛”现象。
三、H公司业务流程优化的效应分析
SAP项目的实施为H公司搭建起了一个财务业务一体化的信息管理平台,满足了企业财务部门与业务部门协同办公的需要,实现了企业物流、资金流与信息流的完美统一。H公司业务流程的优化不仅提升了企业的管理效率和运营效率,而且为企业未来业务拓展预留了空间,提高了企业的市场竞争能力。
实践证明,自mySAP系统投入运行以来,H公司在面对异氰酸酯市场复杂多变的形势时应对更加从容。一方面,通过采购与生产业务流程的优化,H公司可以及时地掌握原料价格情况,并在第一时间调整生产计划,最大限度地降低了生产成本;另一方面,通过销售业务流程的优化,H公司加强了对客户信用的管理,使销售货款的回收变得更加可控,降低了运营风险;此外,通过会计业务流程的优化,实现了财务与业务的协同,提高了会计信息的及时性和准确性。■
(本文系国家社会科学基金项目10CGL052和山东省自然基金项目ZR2012GM019的阶段性研究成果)
责任编辑 李卓
相关推荐