为了更有效地推进全面预算管理工作，中国水电顾问集团贵阳勘测设计研究院（以下简称贵阳院）在对各种预算管理信息化解决方案进行分析的前提下，结合自身情况，选择了基于国内某软件商的ERP预算模块、网上报销系统和企业OA系统提供支持的预算管理信息化解决方案。经过两年多的摸索和实践，总结出了一套适合自身、切实可行的预算管理信息化解决方案。

一、预算管理信息化解决方案的选择

（一）预算管理信息化解决方案的比较

根据目前的理论及实践，实现预算管理信息化有以下几个方案：

一是使用电子表格建立预算管理简易信息系统。优点是成本低，对操作人员要求不高，非常灵活；缺点是信息化程度不高，属于半手工操作，不利于发挥预算管理的效用。适用于业务单一的小型企业或处于预算管理工作起步阶段的中型企业。

二是基于OA系统自行开发预算管理系统，再与财务软件集成。优点是灵活性好，能充分考虑到企业特点，发挥预算管理效用；缺点是开发周期长，成本较高，对财务人员和业务人员信息化水平要求较高。适用于有一定信息化建设基础的、业务复杂的小型企业和预算管理模型基本确定的中型企业，特别是已经建立了较完善的OA系统的企业。

三是运用ERP系统中专门的预算管理软件或模块，并与ERP系统集成。优点是信息化程度高，流程固化，与财务软件等其他模块的集成度高，能较充分地发挥预算管理效用；缺点是成本较高，灵活性较差，对操作人员要求较高。适用于业务复杂、预算管理模型已经确定的大中型企业。

（二）预算管理信息化解决方案的选择

在对各种预算管理信息化解决方案的比较中，考虑到虽然贵阳院有比较成熟的OA系统，但是该系统的开发企业对于预算管理模块的开发并不熟悉，如果自行开发预算系统，不但成本高而且耗时长，难度也比较大。在考察了国内现有软件商的ERP系统后，贵阳院选定了其中一款ERP系统，该系统提供了现成的预算模块，这个模块与院现有的财务系统也可以很好地集成，对于预算控制也很方便；同时该系统还提供了与OA系统的接口，使得OA系统中生成的一些管理数据和流程结果可以直接引用到ERP系统中，避免了管理数据的重新录入，大大提高了工作效率。综合上述特点及预算管理工作的要求，贵阳院决定采用该系统的预算模块和网上报销系统以及OA系统的支持，作为预算管理信息化的解决方案。

二、预算管理信息化解决方案的实施

自2009年年底开始，贵阳院对预算管理信息化建设进行了全面规划，对预算管理模型进行了全新的设计，确定了信息化建设整体部署，即以费用预算和资金预算为主体，其他预算为辅助，实现预算编制、控制、调整、分析、评价等各环节的信息化。其中，预算控制通过与网上报销系统对接，实现了事前控制，并通过财务总账事后控制，从而实现了双重甚至多重的预算控制。

（一）预算模型的设置

根据自身的组织机构设置，贵阳院将预算管理分为职能部门和生产单位两个主体进行，并设置了两种不同的预算模型。

一是职能部门的预算模型。因为职能部门是一个费用中心，一般不会有收入，只会有费用产生，所以主要是以费用预算为主。根据职能部门的工作特点，又将其费用分为通用预算和专项预算两种。通用预算就是所有职能部门都会发生的一些日常费用，包括人工费、办公费、差旅费、交通运输费、邮寄通讯费、业务招待费等。专项预算是根据各个职能部门的职责和分工，完成这些特殊职能和事项需要发生的费用预算。例如，人力资源部的专项预算包括教育培训及资质管理费用、组织人事管理费用、人事档案管理费用、全院劳动工资管理费用、全院社会保险管理费用、全院离退休管理费用、工伤人员费用等。

这一模型针对不同的部门生成不同的表单，经授权进入不同的表单可以对各部门的预算金额进行编辑。具体表示为：各部门的预算控制数=期初预算数+预算追加数，表单对预算合计数进行控制，在录入报销单据或者编制会计凭证时，系统自动将预算执行数与预算合计数进行比对，一旦预算执行数大于预算合计数，则报销单据及会计凭证将无法保存，并且系统会自动提示超限的金额，从而起到事前预算的效果。

二是生产单位的预算模型。生产单位是一个利润中心，较独立的收支权限，较职能部门来说，生产单位的业务与具体情况也更为复杂，无法提供明细到费用类别的预算，因此目前贵阳院对生产单位的预算管理只进行了分院资金预算管理和分院项目预算管理，这其中又以分院资金预算为主。

这一模型针对不同的生产单位生成不同的表单，经授权进入不同的表单可以对各单位的预算金额进行编辑。具体为：分院的资金余额=期初预算数+预算追加数-预算减少数。其中，“预算追加数”是生产管理部根据各个生产单位的收款情况或完成的工作量情况给各生产单位的新增拨款。这一拨款的流程在院OA系统中发起并完成，最后由ERP系统自动更新并从OA系统取数后，计入预算表单中。“预算减少数”是生产单位当期支付的金额。表单对资金余额进行控制，当各生产单位的资金超出预算范围之后，编制的财务凭证将无法保存。

同时还要提到的是，对于院营的一些大项目以及各种科研项目，设置了一个虚拟的生产单位“院项目部”，它的控制原理和分院的资金预算控制原理相似，只是将每一个分院换成了各个不同的项目。

（二）预算控制的四个层次

要完成对上述两个预算管理模型的全面控制，ERP系统提供了四个层次的控制方式，这四个层次的预算控制，从不同的角度为预算目标的实现提供了充分的保障。

一是会计科目预算控制。这种预算控制不需要预算模块，只需要在客户化和会计科目属性中，对相关参数设置进行选择即可。当财务报销增加或减少了这一类科目的金额，使总账金额为负时，则系统提出报警，会计凭证也将无法保存。这种控制一般运用于货币资金、其他应付款等往来科目的预算管理，可以避免资金余额出现负数，同时也杜绝了会计人员的误操作。

二是网上报销系统的预算控制。当报销人员将单据填制完整并进行保存时，系统会将所填制的单据类型、所属部门（也可以是个人）与预算模型中所对应的预算表单中的预算数进行比对，如果预算执行数大于预算数时，系统自动提示报警，单据也就无法保存。这一控制方案的实现首先要求网上报销系统的单据类型与预算模型的费用类别相一致，报销人员在录入报销单据时根据不同的费用类型选择不同的单据。例如，市场开发部的职员报销一笔交通运输费和一笔业务招待费时，需要分别录入交通运输费和业务招待费的单据。之后，系统会根据他所填制的单据类型及所属部门，与职能部门的预算模型中对应部门的对应费用进行比对，如果所填制的金额加上以前已经报销的金额大于批准的预算数，则提示报警，单据无法保存；反之则单据保存成功，自动根据所属部门以及金额进入相应的审批流程。

三是总账系统的预算控制。通过设置预算模型对总账取数并与预算数进行比较来实现。前面提到的对于生产单位的资金预算以及院营项目、科研项目的收支预算控制就属于总账系统的预算控制。此外，还可以运用总账系统对任意需要控制的总账科目或费用类型进行预算控制。例如，对于全院备用金余额的预算控制，可以在预算模块中设定一张预算控制表单，并设定提取备用金科目的余额数，再与预算数进行比对、控制，当备用金的余额超过预算数时，系统提示报警，所编制的凭证也将不能保存。

四是同一事项的双重或多重组合预算控制。通过运用会计科目、网上报销系统和总账系统的预算控制，可以对某些重点事项进行双重甚至是多重的组合预算控制。这三种层次的预算控制组合灵活、操作简单，根据具体的情况将上述的控制进行有机组合，可以满足管理者的不同需求。

三、预算管理信息化解决方案的成效

一是通过对职能部门通用预算、专管预算的实时控制，有效加强了预算管理的及时性和管理力度，使得非直接生产经营性支出得到较好控制，各部门均能按照工作职责对费用进行控制使用，总体管理费用都控制在预算范围内。

二是预算管理信息化的建立，强化了贵阳院内部控制的有效性，规范了职能部门的业务行为，使得所有业务都按照“先有预算，后有支出”的管理原则，杜绝了随意支出的行为。

三是通过对生产单位的资金预算管理，使得各生产单位加强了资金使用规划，加大了收款的力度，及时回笼了资金；全院的备用金总额也得到了很好的控制，争取了资金的时间价值。

四是通过预算管理信息化建设，各职能部门和生产单位的领导可以实时查看本部门或分院的预算执行情况，这使得他们对全面预算的意义有了更深刻的认识，也进一步认可了全面预算管理的作用，为下一步的预算管理工作打下了良好的基础。■

责任编辑 李卓