时间:2020-03-19 作者:张爱民 王荣燕 韩晓梅 (作者单位:江苏银行股份有限公司 南京理工大学经管学院)
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摘要:
为了解当前企业信息化建设的实际水平和应用效果,笔者以苏州市A股上市公司为调查对象,对企业信息化现状进行了问卷调查。本次调查共发放调查问卷40份,回收25份,问卷回收率为62.5%。在收回问卷的25家被调查企业中,有13家国有或国有控股企业,8家民营企业,4家外资企业,并涉及多个行业。问卷从企业对信息化的重视程度、信息技术在企业中的应用、企业信息系统的内部控制、企业信息化水平与效果四大方面进行了调查。
一、企业对信息化的重视程度
1.信息化战略
企业是将信息化建设当作应对外部压力的权宜之计,还是视为实现管理规范化、标准化、高效化,进而增强企业核心竞争力的重要途径?前一种企业往往随波逐流、得过且过,对信息化建设没有长远的规划;后一种企业通常主动出击、细致谋划,将信息化融入企业发展战略之中。
根据问卷回收的结果,有80%的被调查企业制定了详细的信息化规划。这表明大部分企业已经将信息化的长远发展纳入了考虑范围。在制定了详细规划的被调查企业中,有40%的企业非常重视信息化战略,他们经过详细的调研和严密的论证,制定了统一的滚动性中长期战略规划;其信息化战略规划与业务部门的需求结合紧密,方向明确,实...
为了解当前企业信息化建设的实际水平和应用效果,笔者以苏州市A股上市公司为调查对象,对企业信息化现状进行了问卷调查。本次调查共发放调查问卷40份,回收25份,问卷回收率为62.5%。在收回问卷的25家被调查企业中,有13家国有或国有控股企业,8家民营企业,4家外资企业,并涉及多个行业。问卷从企业对信息化的重视程度、信息技术在企业中的应用、企业信息系统的内部控制、企业信息化水平与效果四大方面进行了调查。
一、企业对信息化的重视程度
1.信息化战略
企业是将信息化建设当作应对外部压力的权宜之计,还是视为实现管理规范化、标准化、高效化,进而增强企业核心竞争力的重要途径?前一种企业往往随波逐流、得过且过,对信息化建设没有长远的规划;后一种企业通常主动出击、细致谋划,将信息化融入企业发展战略之中。
根据问卷回收的结果,有80%的被调查企业制定了详细的信息化规划。这表明大部分企业已经将信息化的长远发展纳入了考虑范围。在制定了详细规划的被调查企业中,有40%的企业非常重视信息化战略,他们经过详细的调研和严密的论证,制定了统一的滚动性中长期战略规划;其信息化战略规划与业务部门的需求结合紧密,方向明确,实施方式适宜可行,IT战略成为实现企业发展战略的保证。还有45%的企业也很重视信息化战略,但比前一类企业略逊一筹。这部分企业也经过详细的调研和严密的论证制定了统一的战略规划,IT战略支持企业发展战略的实现,并能与业务部门相结合。另外15%的企业虽然也有统一的战略规划,但与业务部门结合的程度与前两类企业相比还有一定的差距。
在信息化规划的批准方式上,有69.57%的被调查企业由领导层集体决定;其他被调查企业的信息化规划分别由一把手、分管领导或信息化部门批准。在信息化规划的落实方面,有84.21%的被调查企业由信息化部门担任责任部门,其余企业由企业发展规划部门或业务部门以外的其他部门担任责任部门。
2.信息部门设置
根据调查结果,有75%的被调查企业设立了独立的信息化部门。这说明大部分企业为信息化工作提供了组织保障。在设有独立信息部门的被调查企业中,有近80%的企业将信息部门视为战略合作伙伴,经常邀请IT部门的人员参加业务会议和战略制定;并将IT能力视为增强企业核心竞争力的必要能力。但也有20%左右的企业仅将信息部门视为一个设施提供商,认为其对公司没有或很少有战略上的贡献,在这些企业中IT员工没有得到充分的重视,IT机构往往被看作是成本中心。
3.信息化最高主管的级别
实践证明,企业信息化建设必须是“一把手工程”。然而调查显示,仅有4.76%的被调查企业在信息化工作方面的实际最高领导是企业的“一把手”。其余企业负责信息化工作的最高领导是副总(23.81%)、CIO(14.29%)、信息化部门经理(23.81%)、总工程师(9.52%)、总会计师(4.76%),或由其他部门领导兼任(19.05%)。
4.信息化预算
预算独立、经费充足是信息化建设顺利推进的物质保障。调查显示,有42.86%的被调查企业单列其信息化预算,28.57%的被调查企业的信息化预算分散在企业总体预算中,另外28.57%的被调查企业根据其具体情况适当安排信息化预算。
总体上看,大部分被调查企业在领导层面已经具备了高度重视信息化建设的意识,并通过制定科学、严密的信息化规划确立了信息化建设的努力方向。但落实信息化规划的组织保障和物质保障还有所不足,主要表现在:①虽然大部分企业设立了独立的信息部门,但信息部门在部分企业中发挥的作用十分有限。他们远离企业的战略决策过程,仅作为设备或技术服务部门而存在,因而对企业战略贡献很少,很难为企业创造价值。②负责信息化工作的最高领导地位不够高,难以调动整个企业的资源来保证企业信息化建设的推进。③单独制定信息化预算的企业不到半数,这也可能导致宏伟的信息化战略由于缺乏资金支持而无法实现。
二、信息技术在企业中的应用
1.与管理有关的信息系统的应用
调查发现,目前在企业中应用较多的信息系统包括集团财务管理系统、OA(办公自动化)系统、进销存系统以及HR(人力资源管理)系统,使用上述系统的企业分别占69.57%、65.22%、56.52%和52.17%,均超过了半数。另外有43.48%的企业引入了ERP(企业资源计划)系统,还有43.48%的企业正在使用单体财务管理系统。
被调查企业中MRP/MRPⅡ、PDM/PLM、SCM、MIS等系统的应用率较低,均为21.74%,CRM(客户关系管理)系统和存储管理系统的应用率为26.09%。这一方面是由于有些企业信息系统应用尚处于一般事务处理阶段,系统集成能力不高,对于提高企业竞争力水平的综合管理信息系统(MRP、MIS等)应用少。另一方面是有些企业的投入结构和管理理念不合理,存在着“重硬件轻软件”、“重网络轻资源”、“重技术轻管理”、“重建设轻维护”等倾向和误区。
在供应链管理方面,虽然有83.33%的被调查企业通过与主要合作伙伴的信息系统进行衔接实现了数据共享,75%的被调查企业实现了订单交易,但只有25%的被调查企业能够实现与主要合作伙伴的生产计划同步。这表明供应链管理系统的应用仍处于初级水平。阻碍企业供应链系统建设和应用的因素主要包括:产品或服务对信息的要求较低;信息标准化程度低,影响衔接效率;合作伙伴所在地区信息化水平普遍不高等。
电子商务是信息化建设的发展方向,但被调查企业中仅有26.09%使用电子商务系统。进一步调查显示,只有18.18%的被调查企业开展了电子商务。这与电子商务系统应用和数据库覆盖的比例相当。在阻碍企业电子商务建设和应用的因素中,位列前三的依次为:客户的商务习惯一时难以改变;技术或人力因素限制了电子商务网站的规划、应用及管理;技术或人力因素限制了身份验证技术(如电子签名、电子签单)的有效应用。
本次调查还关注了企业门户网站的建设情况。调查显示,只有39.13%的企业建有门户网。总体上,企业的信息化建设多数处于内部使用、内部交流的阶段,信息的共享和集成还没有超越企业边界,与外部相关人的信息交流尚未得到足够的重视。
2.数据库覆盖的业务领域
大部分企业的数据库覆盖了财务管理、人力资源管理、生产管理、进销存管理等业务领域,其中集团财务管理领域、人力资源管理领域及生产管理领域分别占72.73%、68.18%及63.64%。同时有少量企业在客户关系管理、产品设计管理和电子商务管理领域也使用了数据库功能。此外,只有23.8%的企业在5个及以上的业务领域中实现了信息集成与共享;在剩余的企业中,19.05%的企业完全没有跨业务领域的信息集成与共享,33.34%的企业仅在2~3个领域实现了信息集成与共享。
3.核心业务流程信息化
在核心业务流程信息化方面,11.11%的被调查企业尚未进行主要业务流程的信息化建设。16.67%的被调查企业处于初级水平,即信息化覆盖了部分主要业务流程,信息系统的开发尚未按统一规划实施,各信息系统基本上是独立应用,数据难以共享使用,存在较为严重的信息孤岛现象。55.56%的被调查企业处于中级水平,即信息化覆盖50%以上主要业务流程,信息系统统一规划,数据集成度高,消除了企业内部的大部分信息孤岛。仅有16.67%的被调查企业处于高级水平,即主要业务流程全部实现集成化最优控制。调查表明,限制企业核心业务流程信息化水平的因素主要有三个方面:业务流程过于复杂、没有进行统一的流程规划;岗位职责不够明晰,未进行统一分级的职责划分;各部门业务衔接不够完善,无法有效推动信息化建设。
三、企业信息系统的内部控制
1.控制环境
半数以上的被调查企业营造了良好的信息系统内部控制环境,主要表现在:对IT部门进行了明确的职责划分(57.89%);管理层的理念和经营风格有利于信息战略的执行(57.89%);管理层对诚信和道德价值观的沟通与落实为信息战略的执行奠定了基础(57.89%);管理层对IT员工的胜任能力给予高度重视(68.42%)。但另一方面,只有三分之一左右的被调查企业在与信息系统有关的招聘、培训、考核、咨询、晋升、薪酬、补救措施等方面有适当的政策和实务。这说明很多企业仍在延用传统的人力资源管理方法,没有针对信息系统的特点设计有效的人力资源管理流程,这可能不利于企业引进和保持高素质的IT人才。
2.风险评估
56.25%的被调查企业对IT基础设施运营与流程变更设计并执行了风险评价流程;87.50%的被调查企业在整个系统开发过程中都设计并执行了正式的风险评价流程。这表明大部分企业已经认识到信息化过程存在很高的风险,并采取了必要的措施对风险加以关注。
3.控制活动
在信息系统控制活动方面,大部分被调查企业都有很好的表现。例如,68.42%的企业定期将实物资产盘点记录与信息系统数据进行核对;68.42%的企业明确划分了信息处理部门与使用部门的职责;73.68%的企业对电脑终端和设备的访问仅限于授权人员;84.21%的企业对系统软件、应用程序的购置和变化有严格的审批程序。值得一提的是,所有被调查企业都规定,未经授权的人员不得访问系统程序数据库、应用系统文档、测试文件等资料。尚未得到充分重视的是信息系统的例外报告,只有36.84%的被调查企业的例外报告需要管理人员的审核,这可能会导致企业不能及时发现信息系统的异常表现。
4.信息与沟通
总体上,IT部门在纵向的政策传达和横向的有效沟通方面显示出较好的交流能力。68.42%的被调查企业的IT部门能够有效传达有关IT的政策和流程;84.21%的被调查企业IT战略能够得到公司员工的理解与支持;84.21%的被调查企业的IT部门能够与相关部门(如内审部门)进行有效沟通。
5.监控
被调查企业基本上能够保持对信息系统内部控制的持续监控。其中,有55.56%的被调查企业的安全违规及意外事件能得到自动记录;内审部门定期对IT进行内部审计的企业占被调查企业总数的66.67%;有83.33%的IT部门周期性地执行IT安全检查。
四、企业信息化水平与效果
企业信息化建设旨在通过扩大信息共享范围,有效地整合企业资源,以最大限度地发挥企业能力。为此,企业信息系统必须与生产经营过程、内部控制和管理系统以及风险管理系统有机地融合。
1.信息共享水平
根据调查,19.05%的被调查企业处于部门内信息共享阶段,23.81%的被调查企业处于跨部门信息共享阶段,57.14%的被调查企业在整个企业实现了信息共享。结合数据库覆盖业务领域和开展电子商务等方面的数据,总体上表明企业的信息化程度仍处于中低水平,信息化建设有待加强。
2.对生产经营的适应程度
只有28.57%的被调查企业认为本企业的信息化水平完全能够适应生产经营的需要,其余71.43%的被调查企业认为基本能够适应。这意味着大部分企业尚未实现信息化与生产经营的有效融合,在信息化过程中可能存在水土不服的问题。
3.对内控管理的支持程度
笔者采用里克特量表法,分别调查了信息化对内部控制不同目标的支持程度。从样本数据来看,信息化对内部控制四个目标的支持程度都居于“较高”和“很高”之间。其中,信息化对信息可靠性目标的支持程度最大(Mean=4.29),对合规性目标的支持程度最小(Mean=4)。此外,90.48%的被调查企业认为信息化提高了其流程管理的规范性,61.90%的被调查企业认为信息化提高了其资金控制能力,还有52.38%的被调查企业认为信息化改进了其组织架构设置。另外有接近半数的被调查企业认为,信息化提高了其发展多类型业务和对抗风险的能力、项目管理能力和绩效管理体系。调查还发现,影响信息化对内部控制的支持程度的最主要因素是信息化投资成本较高,超出了企业负荷能力。
4.对风险管理的支持程度
有接近半数的被调查企业认为,信息化提高了其对抗风险的能力。其中有21.05%的企业认为信息化支持企业对业务进行实时风险监控;36.84%的企业认为信息化可以帮助企业进行风险识别。但也有21.05%的被调查企业认为本企业的信息化对本公司的风险管理没有提供支持,这表明信息化在风险管理中的作用还没有充分地发挥。
五、小结
综上所述,我国企业的信息化建设取得了重大进展,但仍存在许多不足。大部分企业的管理层已经从思想上意识到信息化对企业长远发展的重要意义,开始在战略上重视信息化建设,但在组织地位和具体执行方面缺乏有力的保证措施。另外,虽然企业已经在主要的业务领域应用了信息系统,但信息共享的程度多数仍然停留在几个相关部门的范围,整个企业的信息共享、企业间的信息共享和全社会的信息共享还远未实现。■
[本文是教育部人文社会科学研究青年基金项目(项目批准号:10YJC63068)和国家自然科学基金青年项目(项目批准号:71002107)的阶段性研究成果]
责任编辑 刘莹
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