时间:2020-03-19 作者:傅哲祥 葛斌 李媛 (作者单位:浙江省交通投资集团公司财务部)
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摘要:
浙江省交通投资集团有限公司(下称集团)是浙江省人民政府直属国有独资公司,业务范围涉及高速公路投资及营运、沿海及远洋运输、工程施工、主业相关房地产和金融业务等。截至2011年12月底,集团资产规模1380亿元、净资产399亿元、年度营业收入246亿元、实现利润41亿元,现有在岗财务人员约430人,财务核算系统内共设立财务核算账套633个,其中集团合并范围内包含554个实体账套,系统平均每月录入凭证三万余张,生成各类(个别、合并)管理报表四千余份。多年来集团对于自身的财务信息系统建设一直比较重视,财务核算系统已于2007年建设完成,资金管理系统在2011年8月8日正式上线运行,目前运行情况稳定。
一、财务核算系统
财务核算系统是集团启动的首个财务信息化系统,该系统自2006年初开始启动,在三年时间内建设完成并上线,现已全面覆盖集团控制的80余家子(分)公司,启用了总账、固定资产、出纳、合并报表四大模块,承担了集团全部财务核算和报表合并业务。
虽然核算系统在应用类管理软件中,通常被认为是最成熟的操作系统,但由于各企业之间的行业属性不同,尤其是合并报表层面,集团内部各企业之间仍然存在较大的差异,现成的、成熟的系统在实...
浙江省交通投资集团有限公司(下称集团)是浙江省人民政府直属国有独资公司,业务范围涉及高速公路投资及营运、沿海及远洋运输、工程施工、主业相关房地产和金融业务等。截至2011年12月底,集团资产规模1380亿元、净资产399亿元、年度营业收入246亿元、实现利润41亿元,现有在岗财务人员约430人,财务核算系统内共设立财务核算账套633个,其中集团合并范围内包含554个实体账套,系统平均每月录入凭证三万余张,生成各类(个别、合并)管理报表四千余份。多年来集团对于自身的财务信息系统建设一直比较重视,财务核算系统已于2007年建设完成,资金管理系统在2011年8月8日正式上线运行,目前运行情况稳定。
一、财务核算系统
财务核算系统是集团启动的首个财务信息化系统,该系统自2006年初开始启动,在三年时间内建设完成并上线,现已全面覆盖集团控制的80余家子(分)公司,启用了总账、固定资产、出纳、合并报表四大模块,承担了集团全部财务核算和报表合并业务。
虽然核算系统在应用类管理软件中,通常被认为是最成熟的操作系统,但由于各企业之间的行业属性不同,尤其是合并报表层面,集团内部各企业之间仍然存在较大的差异,现成的、成熟的系统在实施过程中还是需要与企业的实际财务特征相匹配。为此,集团在核算系统实施过程中,与实施专家和软件开发专家紧密配合,多次召开项目专题会,以实现“自动生成合并报表”为目标,从集团内部关联交易特征研究入手,通过对关联交易的内容、方式、过程、频率等方面的研究、分析,结合会计准则与集团《会计政策和会计估计》,提出实现集团合并报表自动化的路径——按照“先调整后抵消”的合并逻辑,在每个合并组指定响应的调整和抵消的分录模版,在合并报表模块中设计新增了一个上线前年度相关数据录入的平台,同时开发和完善了调整权益和抵消模版的自动取数来源公式,实现了从核算模块自动取数、自动抵消的多层级功能。
财务核算系统的上线,彻底改变了集团内各子(分)公司和独立核算主体(部分项目公司)各自为政的半手工、分散的财务核算旧模式。系统将集团核算制度以及相关会计政策与会计估计嵌入系统内部,实现了全集团系统资源集中和核算制度统一、核算口径统一、核算模式统一;通过对集团内部关联业务的分类、编码标准设置、会计科目统一、报表单元公式定位等,实现了集团内部业务往来的自动勾稽和抵消,保证了核算数据的完整性和真实性,大大提高了合并报表的准确性和编制效率;通过建立集中式的后台管理、权限分配和数据存储方式,不仅加强了系统数据的完整性和访问的安全性,还有效解决了单位和业务间穿透式复核和查账,并且形成了符合现代企业财务管理要求的内控架构;通过集团统一系统开发、集中账户管理,有效节约了项目实施成本,缩短了项目实施周期,并为后续业务系统与核算系统的对接提供了扩展空间。
财务核算系统实施近5年来,经过持续优化改进,为企业带来了可观的效益:财务核算系统合并报表披露周期由上线前的10天缩短到上线后的5天,剔除高速公路结算中心延迟结算3天的因素,实际合并报表只需要2天左右完成,合并报表的工作量大幅减少,准确度大幅提高;集团财务数据经过几年的累计,会计凭证总量已经达到140余万张,生成财务管理报表18万余份,海量历史数据也为集团今后的财务决策分析打下了坚实基础。
二、资金管理系统
集团资金管理系统的设想最初与核算系统建设同步提出,经历了与多家咨询机构和软件商谈判、比选,均因业务模式、管理理念难以达成共识而受阻。2008年下半年,集团对资金业务进行了梳理,于2009年7月立项,与咨询机构合作编制了专业需求文档,并于2010年8月通过招标确定了合作对象;2011年8月初开始上线运行。系统主要包括现金流管理、资金计划管理、资金池管理、融资管理、投资管理、风险管理和综合报表查询管理等功能模块。建设系统的主要目标是通过各单位资金活动的记录,将集团资金业务模式和管理理念融入现代信息系统工具之中,达到维护资金安全、控制资金风险、防范财务危机进而提高资金效益的目的。该系统的主要特色如下:
1.“三算合一”
“三算合一”,即在企业财务信息化体系中,通过搭建会计核算、资金管理和预算管理三个子系统之间数据共享、功能互补的集成方案,实现对集团经营业务的事前(预算)、事中(资金结算)和事后(核算)三个层面相关数据有效整合、循环联动和共同控制的财务管控模式。
集团现已实现由两家不同厂商提供资金管理系统和财务核算系统间的多种对接方式和全面对接内容,包括资金系统内出纳子系统生成的收付款单经过接口全自动生成财务核算凭证、资金系统对财务核算系统各合并报表数据的自动采集、资金系统的出纳模块与核算系统的总账模块进行集成结账等功能,达到了财务核算系统和资金管理系统之间“二算合一”。
资金系统与核算系统“二算合一”的核心和难点是资金系统如何将凭证信息自动发送到核算系统内部生成记账凭证。集团使用的产品定位于ERP套装软件,业务单据到总账凭证的对接聚焦在系统内部业务管理模块的转换,对引入外部系统未做全面规划,只提供了“引入标准凭证”和“WebService”两种简单模式。由于WebService模式实时性更好,集团选择了WebService模式,并在资金系统内通过研发攻关,突破了原系统内部代码与资金系统同步的技术难题,从而实现了凭证从资金系统到核算系统的完整、全面对接。
两个系统统一整合后已能发挥1+1>2的效果:将以“事后”核算为目标的核算系统,扩展为以“事中”控制为特点的综合财务管控系统,并通过对相关支付业务、转账业务与核算内容的自动比较和反馈,及时发现漏洞与纠错,藉此进一步提升集团的管控能力和管理效率。
2.资金风险管控
集团核心业务是高速公路投资、建设、营运。高速公路营运具有现金流稳定、资产周转率低、财务费用高、资金管理风险大等财务特征,如果财务资金管控不到位,则可能因缺少预算控制、盲目扩张、短债长用而引发资金链断裂,或由于不受约束和监督、任意放大财务杠杆和恣意扩大对外担保(互保)而使或有风险急剧膨胀。目前,集团面临的资金管理风险主要包括四类:一是因缺乏完整的筹资战略规划导致盲目筹资的风险,二是因缺乏对企业资金现状的全面认识导致筹资过度或者筹资不足的风险,三是因缺乏完善的授权审批制度导致草率决策的风险,四是因缺乏严密的跟踪管理制度导致利息支付的风险。因此,风险管理功能应当成为资金系统设计和运用的重要内容。
资金管理系统的第二个特点就是根据企业的业务特征、财务特点设计风险管控手段,包括:资金系统通过引入将来预算系统内的资金预算,每月编制资金滚动计划,利用计划数来控制实际发生数,降低筹资计划风险;对各下属单位的担保、抵押、质押、银行授信等台账进行集中管理,结合采集到的财务指标数据,集成到银行贷款申请业务中,从而将这些互相影响和制约的风险作为一个整体进行管理,使决策者把握筹资单位资金状况;强化筹资、融资控制流程的信息化管理,对现金资产和债务台账进行动态利息计算,对即将到期的债务本息额、到期时间等信息进行提前预警,有效提高了资金的运用效率和规避到期风险的能力。
三、几点体会
(一)准确把握企业的行业属性和财务特点
随着市场竞争由单个企业竞争向产业链竞争升级,企业组织也由单个企业向集团企业聚集,单个企业会计信息不仅是其本身的财务状况反映,同时也成为集团企业财务状况不可分割的一部分。随着新兴产业的诞生与社会分工的发展,一方面,集团企业产业链的各环节之间存在的行业差异性和业务差异性在不断扩大,在会计人员职业判断能力提高的同时,集团企业的会计政策和会计估计变得越来越复杂;另一方面,集团内部协同导致关联交易量不断增加,单个企业报表的精确并不能直接替代集团合并报表的准确与合理,通常需要按照会计准则的要求对内部交易进行“恰当的处理”,如果该“处理”不当,将使单个企业稳定的核算系统在集团范围内进行数据集成时变得不再顺畅。
按照集团现有的产业布局(包括高速公路、海洋运输、交通工程施工、证券金融、房地产等)分析,在行业上具有较强的垄断性、社会性和公益性特征;在业务上具有同类企业(高速公路类)的非竞争性及与区域经济相关性高和经营现金流稳定的特征;与此相伴在集团财务方面有“三高三低”的明显特征,一是投资成本高(高速公路、海洋运输工具等),二是固定运行费用(折旧和财务费用)占收入比重高,三是财务杠杆高(按照现行项目建设资本金制度,高速公路的杠杆率一般为65%~75%),四是总资产周转率低,五是资本收益率低,六是资产流动性低。另外,受高速公路建设体制的影响,集团内部的关联交易计量、确认较为复杂。
上述特征表明,集团内部资源整合、优化配置、提升企业价值的空间巨大。但实现资源整合和提升企业价值的前提,首先是消除内部信息不对称因素,然后是实现内部管理规范化、成本费用标准化、风险控制程序化。这就决定了在集团层面的财务信息基础——核算系统不可能简单地套用现成的核算系统,仍然需要根据企业的组织结构、行业属性、业务特点(尤其是关联交易)、财务特征等进行二次开发和优化;资金系统和预算系统也需要按照上述特征进行个性化开发才能满足现实管理的需要。
(二)充分表达企业对系统的需求
由于资金管理系统并没有成型的通用软件产品,需要结合业主单位的实际情况进行立项建设。在此过程中,一方面是业主熟悉待建系统的业务流程,但缺乏对需求的信息化表达能力;另一方面是业主还存在过度依赖供应商的心理,从而在系统设计中无法发挥主观能动性。造成这种现象的原因除了财务与软件之间的跨专业隔阂(它阻碍了用户与系统开发人员有效沟通、交流,并导致系统变更代价与变更时间呈非线性加速增长的难题,变更的时间越晚,变更的代价越大)外,企业财务人员对本企业财务特征了解不够,对系统建设过程中的要点、难点分析不足也是重要原因。
在资金系统的建设过程中,为了消除上述问题,集团首先组织财务人员对信息化建设过程中可能存在的难点进行分析,寻求解决方案;其次,在财务部门引入了软件专业技术人员,引导财务人员理解软件编程原理,搭建起财务人员与软件人员沟通的桥梁;最后,聘请咨询机构,将集团管理现状和特色管理模式用计算机语言总结,形成一份具有行业特色、全面的资金管理系统专业需求文档,然后以此为模板,进行有针对性的招标,既方便了供应商投标时充分理解集团资金系统的内在需求,也为系统建设阶段提前规划,减少了项目中需求不清、频繁变更引发系统功能重复建设产生的时间成本。笔者对此的体会有二:一是在了解集团行业属性、业务特点和财务特征基础上,进一步分析内部系统建设过程中存在的难点问题,并提出解决方案。主要包括:保持股东间的充分沟通,利用股东授权,解决母、子公司间平等的独立法人地位与资源配置的权属问题;按照相关财务法规和会计准则要求,经过计算比较,在统一会计科目基础上设定不同行业的需求、风险评价指标,消除了同行业间存在的财务差异与统一会计信息问题;遵循公平、公正原则,通过内部契约解决资源整合过程中的利益分配与税务协调问题。二是通过上述双向磨合,确保系统开发契合企业的实际业务。集团在系统建设过程中也获得了宝贵的经验——业主在系统建设前必须对系统需求进行充分、完整的分析梳理。通过需求分析,既能改进流程、堵塞漏洞、提升管理水平,又便于准确地估计系统成本和进度,选择最适合的软件供应商,同时还可以防止供应商在建设阶段利用专业差异和契约瑕疵降低系统建设标准。
(三)不断完善信息系统的分析功能
资金系统的建立,改变了以往财务管理局限于会计核算数据的收集和分析的状况,将收集和分析财务信息的范围扩展到诸如企业现金流形成条件、流量与流向、持续时间、存在空间等方面,从而大大提高了财务信息的收集数量和质量,缩短了数据信息分析时间,提高了分析质量。但各类财务信息的生成、传递不仅随着外部政策、市场和内部营运条件变化而变化,且在不同的时间和空间,同样的财务信息表达了企业不同的财务轨迹和发展趋势;而资金系统的开发、建设过程是在一个已经“过去的时间”里完成的,是在既往经验基础上对财务数据的分析、利用,存在着较大的局限性。因此,财务管理信息系统也必须“与时俱进”,不断改进、完善,以满足现实经济生活中企业的实际需求。
(四)信息化理念必须深入人心
网络和信息技术的迅猛发展对企业财务的组织形式、岗位设置、工作方式、会计人员序列等提出了挑战。经过六年多的努力,集团已在财务上初步实现了核算管理与资金管理的信息化,从纯技术角度看,信息化已经能够满足企业对日常复杂的、多维的业务(交易)进行完整、全面的记录、分析和处理,但问题是实际操作中,相当部分财务人员的观念仍然停留在简单的会计核算层面,没有认识到现代企业面临的各项业务(交易)信息的复杂性、多维性和关联性,没有意识到原始数据的分类方法、分类层次以及录入内容等对期后运行、分析的重要意义,没有意识到财务信息化已不仅仅是一个系统的问题或单纯的对企业交易的确认、计量等会计问题。财务信息化实质上是现代企业全新的管理模式的转变,如果对此认识不足,就会削弱信息系统的功能,使其难以发挥预期效应。而解决的办法只有一个:充分重视财务信息化教育工作,着力培养高素质、复合型的能够适应现代市场经济环境的财务管理人才。■
责任编辑 李斐然
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