时间:2020-03-19 作者:徐庆红
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摘要:
自2010年起,部分油气田企业结合实际情况,将库房、餐饮、保洁、绿化养护等业务外包,既减轻了用工压力,使企业能够更加关注于核心业务,也有效降低了人工成本,合理规避了用工风险。在业务外包过程中,财务部门发挥了重要作用。如何规避业务外包过程中潜在的财务风险,从而促进企业进一步优化业务外包经营模式、降低企业风险、提高运营效益,值得我们进一步思考。
一、财务部门在业务外包中的作用
从财务角度看,只有深度介入业务外包全过程管理,充分发挥财务在外包决策、供应商选择、资金管理、后续监督等方面的决策服务作用,才能降低业务外包风险,增强企业业务外包效益。
(一)积极参与业务外包决策。财务部门既是企业经营数据的核算中心,又是企业价值管理的数据分析中心和服务中心,因此在是否进行业务外包决策问题上发挥着举足轻重的作用。财务部门可在综合考虑企业的战略调整需要、风险分担与转移基础上,利用现有财务核算资料,结合未来的变化,对拟业务外包事项进行精确的潜在价值和成本分析,通过与业务外包前数据的比对,从价值管理角度提出是54财务与会计·理财版·201208外包还是自给的方案,供企业决策时进行参考。比如A公司拟将库房、...
自2010年起,部分油气田企业结合实际情况,将库房、餐饮、保洁、绿化养护等业务外包,既减轻了用工压力,使企业能够更加关注于核心业务,也有效降低了人工成本,合理规避了用工风险。在业务外包过程中,财务部门发挥了重要作用。如何规避业务外包过程中潜在的财务风险,从而促进企业进一步优化业务外包经营模式、降低企业风险、提高运营效益,值得我们进一步思考。
一、财务部门在业务外包中的作用
从财务角度看,只有深度介入业务外包全过程管理,充分发挥财务在外包决策、供应商选择、资金管理、后续监督等方面的决策服务作用,才能降低业务外包风险,增强企业业务外包效益。
(一)积极参与业务外包决策。财务部门既是企业经营数据的核算中心,又是企业价值管理的数据分析中心和服务中心,因此在是否进行业务外包决策问题上发挥着举足轻重的作用。财务部门可在综合考虑企业的战略调整需要、风险分担与转移基础上,利用现有财务核算资料,结合未来的变化,对拟业务外包事项进行精确的潜在价值和成本分析,通过与业务外包前数据的比对,从价值管理角度提出是54财务与会计·理财版·201208外包还是自给的方案,供企业决策时进行参考。比如A公司拟将库房、餐饮、保洁、绿化养护等原直接外雇方式转为业务外包前,财务部门便根据历史数据对原雇用方式下所产生的人工费用、误餐及劳动保护等直接或间接费用与业务外包后测算的综合成本、保险、税费等进行了对比分析,从而对拟进行的外包业务提出了具体预算控制目标,以保证公司整体利润水平不受影响。
(二)在供应商的选择上发挥服务作用。一旦决定实行外包,就需要选择良好的外包供应商,引入竞争机制。这是通过业务外包产生规模效应、有效降低业务成本、保证服务品质的关键。在选择范围上企业可以结合所属单位的不同业务类型及成本承受能力确定外包供应商,比如B公司矿区服务板块主要业务是提供物业、保洁服务,那么便可以选择资质较高、有行业经验和良好历史纪录、具备一定实力规模的供应商,既可以保证服务质量,又可以通过规模效应保证成本不上升。在供应商的选择方式上有直接选定、邀请招标、议标和公开招标多种方式。财务人员可以利用多年历史数据建立起来的客户信用评价系统对潜在外包供应商进行评价,可以利用专业优势进行外包标的额的测算,可以对相关涉税事项进行筹划等。
(三)参与过程监督和管控。前面所述的业务外包决策和供应商的选择可以视同为财务人员的事前控制,财务人员事中对外包业务的审核和监督、事后对外包业务的评价对企业长期效益而言同样有着重要的意义。财务人员的过程监督和管控体现在:
1.对外包合同进行审核。虽然财务部门不是外包合同的主管部门,但财务人员依然在外包合同的签订、变更、履行等环节中发挥着重要作用。如为使外包业务规范、有效运作,自2010年1月份起,C油田所有的业务外包合同均通过合同管理系统进行审批,并按照业务流程和职能范畴分别审核。财务部主要对合同标的额明细构成是否经济合理进行审核。当年,财务核减率达到10%。
2.风险管理。外包既是回避和转移风险的举措,同时又会产生新的外包风险,比如外包业务的转分包现象,虚增工作量以及外包公司不足额支付外雇工工资的行为等,都会直接或间接影响企业利益,并使企业形象受损。为此,企业应建立专门的外包风险管理体系,形成风险数据库,并定期组织对外包业务进行检查。财务人员可以利用专业知识,抽取一定的外包业务进行全过程风险测试,揭示存在的问题,从而促使外包供应商承担应有的责任,做到共享风险和回报。
3.进行后续业绩评价。在业务外包初始阶段,财务人员便应注意收集资料、精细核算、对外包业务进行业绩评价,为后续的业务外包决策做准备:组织或参与企业对外包供应商的价值评价,对标分析同类供应商的财务业绩(预算指标控制情况、成本费用利润率等),测算企业价值链上各方的收益分配水平及合理性,测算外包对企业财务和经营的现实及未来影响等。据此形成的外包业务分析报告,将为企业后续外包业务的开展提供重要的参考价值。
4.做好外包业务的资金管理。财务人员要积极参与外包管理的全过程,包括从外包决策及方案的制定到外包合同的签订执行再到外包后续管理等各个重要环节,上述每一个环节都涉及到资金的流动和控制。对外包业务而言,何时、何地、投入多少资金能够发挥最大的作用也是一门艺术,企业既不能一味地拖欠外包供应商的资金,也不能把大量的资金一次性拨付对方,因此必须实行有效的资金计划管理。
二、业务外包中规避财务风险的措施
业务外包在给企业带来收益的同时也产生了风险。从业务流程上看,包括外包方案的制定、审核批准、外包供应商的选择、外包合同的签订、外包业务的实施、会计控制等环节都可能产生潜在的风险,而最直观的财务风险是费用超支、资金失控、企业未获得预期的经济利益。以下仅从油田企业业务外包初始阶段显现的几个关键问题上探讨分析如何规避业务外包中的财务风险。
(一)外包业务所面临的财务风险
1.外包供应商的转包增大了外包业务支出。个别物业公司、保洁公司、绿化公司自身能力不足,承揽到外包业务后进行二次或三次转包。层层转包,影响了工作质量,利润摊薄的同时,也增大了税费、管理费的支出。
2.物业服务项目缺乏统一的收费标准,加大了企业外包业务费用控制难度。目前,关于物业收费标准方面的文件,国家没有强制性的规定,可借鉴的有国管改字[2002]63号文件,但因其收费价格没有随着近年来CPI的变化进行调整,所以物业公司基本不执行该文件。由于没有统一的收费标准,导致企业所属单位之间的总体费用控制程度不同,同时也引起劳务外包公司之间利益的不均衡,攀比心理严重,加大了企业的谈判难度。
3.工作量标准不统一,事前预算控制难以实施。在业务外包合同中,工作量的计取标准尚未统一,导致事先核准工作量的难度加大。如对于清扫保洁类合同,有的是按照建筑面积计取费用,有的是按照清扫的办公楼、住宅楼、公厕等的个数计取费用,有的则按照所雇人员的工资标准等确定合同额等,工作量较难核实。特别是同一劳务公司新增工作量或者同一地段同时分包给几个保洁公司时,其间的界线很难分清楚,导致预算费用控制难度加大。
4.外包供应商欠缴保费导致企业利益受损。按照《劳动法》的要求,企业为了保障劳动者的利益,核定外包业务额时,已考虑到了必要的保险费支出,但因对外包公司监管不严,导致外包供应商因种种原因欠缴或不缴保险,致使企业利益流失、用工风险加大。
(二)规避风险的措施
1.合理确定业务外包范围,先试点、再扩大。对于存在富余职工的单位,先从本单位内部进行调剂解决,内部调剂难以解决或调剂后仍无法满足工作需要的,再进行业务外包。
2.核定企业内部物业服务定价成本,制定统一的劳务外包工作量定额标准。一是制定业务外包价格时,严格控制成本费用。原则上,业务外包后企业总成本不能超过原运营管理方式下的成本支出,外包价格标准的制定执行现行各项费用预算控制标准。二是制定外包价格时采用现场写实的方式,并综合考虑企业内外部影响因素。考虑的因素包括外包费用资金来源、当地同类业务收费标准、业务外包对企业成本结构的影响、税金、利润等。
3.外包业务实行市场准入制度。限定外包商的准入条件,核定其经营范围及专业资质,保证其技术水平及经验水平符合企业标准,要求外包商依法进行用工管理、支付劳动者报酬、缴纳各类社会保险。建立外包商动态管理制度,对外包商进行定期评估,评估结果作为是否续约的主要依据,对于履约能力差的外包商,取消其承接业务的资格。
4.强化风险控制,规范业务外包合同的签订,加强合同履行监督。由企业统一规范各类业务外包合同文本,通过合同方式明确外包双方的权利和义务;人事、财务、法律法规等部门对合同条款的严谨性进行把关,避免带来质量风险、法律风险、成本风险和竞争风险。对外包合同工作量及实际履行情况进行抽查,提高业务外包的管理质量和效率。
5.利用企业内部信息系统做好业务外包支撑工作。推进信息系统建设,科学、统一分析外包业务的工作量、质量,加强外包业务有效管理。如建议在人力资源系统中设置业务外包模块,分级、分类管理外包商业绩,做好外包供应商的考核和评价工作;在财务信息系统中可以设置业务外包专项核算,与合同系统中的业务外包合同对接,细化费用分析和控制。三个系统实现数据连通共享,通过多维、多角度地分析,为企业提供更为有效的增值服务。■
(作者系大庆油田有限责任公司财务部副主任)
责任编辑 李斐然
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