时间:2020-03-19 作者:冯敏杨 军阮聪 (作者单位:中国联合网络通信有限公司广西分公司)
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摘要:
内部控制主要包括五个密切联系的要素:控制环境、风险评估、控制措施、信息沟通和检查监督。其中,控制环境奠定了其他四个控制要素的基础,并确定整个企业的管理思想,它包含了管理哲学、经营风格、授权与责任方式、组织结构、董事会指示、员工的团结观念和竞争意识等许多因素,因而实际上主要属于企业反舞弊第一道防线的范畴。其他四个控制要素则属企业反舞弊第二、三道防线的内容。中国联合网络通信有限公司(以下简称“中国联通”)自2005年末开展内控建设以来,比较重视内控环境的建设与完善,尤其在反舞弊方面摸索出了一套体系化的运作模式。
一、确定舞弊的内容及表现形式
所谓舞弊是指采用欺骗、欺诈等违法违规手段,损害或谋取公司利益,可能为个人带来不正当利益的行为。主要表现形式见表1。
二、明确反舞弊的工作组织和职责
1.企业各级人员对防范、控制和监督舞弊行为负有责任。各级主要领导是反舞弊工作第一“责任人”,应严格履行职责,以建立有效的反舞弊责任体系。
2.按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则,企业成立风险评估委员会,负责组织识别、评估风险(包括舞弊风险评估)及有效地监控企业的各种风险。风险评估...
内部控制主要包括五个密切联系的要素:控制环境、风险评估、控制措施、信息沟通和检查监督。其中,控制环境奠定了其他四个控制要素的基础,并确定整个企业的管理思想,它包含了管理哲学、经营风格、授权与责任方式、组织结构、董事会指示、员工的团结观念和竞争意识等许多因素,因而实际上主要属于企业反舞弊第一道防线的范畴。其他四个控制要素则属企业反舞弊第二、三道防线的内容。中国联合网络通信有限公司(以下简称“中国联通”)自2005年末开展内控建设以来,比较重视内控环境的建设与完善,尤其在反舞弊方面摸索出了一套体系化的运作模式。
一、确定舞弊的内容及表现形式
所谓舞弊是指采用欺骗、欺诈等违法违规手段,损害或谋取公司利益,可能为个人带来不正当利益的行为。主要表现形式见表1。
二、明确反舞弊的工作组织和职责
1.企业各级人员对防范、控制和监督舞弊行为负有责任。各级主要领导是反舞弊工作第一“责任人”,应严格履行职责,以建立有效的反舞弊责任体系。
2.按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则,企业成立风险评估委员会,负责组织识别、评估风险(包括舞弊风险评估)及有效地监控企业的各种风险。风险评估委员会下设风险评估办公室,负责风险评估的日常管理工作。
三、建立反舞弊的控制环境
1.创建诚实的企业文化环境,贯彻和执行《员工职业道德守则》,提高员工遵守职业道德规范的自觉性,有效地预防舞弊行为的发生。
(1)建立企业文化宣传教育机制,完善企业总体道德环境。定期组织对员工职业道德守则的培训,使员工理解职业道德规范的要求,树立正确的价值观,增强舞弊风险防范意识,提高员工的忠诚度和道德水准,并通过电子邮件等各种形式宣传员工职业道德守则。
(2)定期与员工签订遵守员工职业道德守则承诺函,并考核或检查员工对职业道德守则的遵守情况。如出现违反行为,企业依据相关规定对相关人员进行处理,并出具书面的处理意见。
(3)各级人力资源管理部门是考核和检查员工职业道德守则执行情况的责任部门,负责对员工职业道德守则的遵守情况进行定期或不定期的考核和抽查。
2.建立举报机制和控制程序。主要工作要素包括:
(1)监察部门为企业反舞弊举报受理中心,负责受理对舞弊行为的举报投诉及对举报的违纪违规行为进行记录、汇报、调查和后续跟踪。制定举报受理、调查、处理的管理办法;各级监察部门通过建立举报渠道(如明确举报电话、电子邮箱或通过受理举报信等方式)来开展反舞弊工作。
(2)建立对举报信息和记录的保密制度,确保举报信息接收和管理人员的独立性,严格规定举报人员接待、举报信息材料及档案的接触权限。对于负责接收、记录和处理举报的人员以及能够接触举报信息的人员与其签署保密协议,约定其保密义务,同时加强对举报信箱、热线电话、电子邮箱的安全管理措施。另一方面,严格区分举报信息管理和举报调查的职责分工,对于信息和档案的调用,履行严格的审批手续。并同时规定对违规泄漏检举人员信息或对举报人员采取打击报复的人员,将予以撤职、解除劳动合同,触犯法律的,移送司法机关依法处理。
(3)确定监察部门应通过现场检查和员工访谈、电话调查等方式,定期检查举报渠道是否畅通和正常运行,并履行严格的保密措施。
(4)企业监察部门每年至少一次向企业管理层进行书面汇报,对本年受理的举报案件进行归类、分析及后续处理,包括但不限于发生的举报案件总数、举报案件的分类、案件的重大程度等。对于性质严重或影响重大的举报事件及其调查处理情况应及时上报总部监察室。如有对企业高级管理人员欺诈、贪污、舞弊等违规行为的举报,可将标明为机密类别的电子邮件呈交企业审计委员会。
(5)监察部门应定期向审计委员会报告处理信访过程中发现的重大舞弊事项及调查处理结果。
四、建立舞弊风险评估机制
1.建立识别和评估舞弊风险的工作程序,包括:对确定的舞弊风险或潜在的舞弊风险进行评估;对舞弊风险可能发生的层面进行评估;对舞弊风险发生的可能性及对财务报告的潜在影响进行评估;对舞弊风险的重要性水平及影响程度进行评估。
2.规定各单位定期进行自我评估及报告。每年公司至少组织一次全公司范围内的舞弊风险评估。评估报告包括舞弊风险识别、风险发生的可能性、风险的重要程度及影响,风险发生的环节及控制措施。在此基础之上,企业风险评估委员会每年至少组织一次对企业整体舞弊风险评估,重在研究针对舞弊风险采取控制措施的可行性,对反舞弊措施的效果进行评估,并报告企业审计委员会。
五、建立反舞弊控制措施
1.根据内部控制制度要求,优化企业经济活动的管理流程,确定流程中的风险控制点,制定相应的控制措施和控制标准;建立风险控制的责任体系,将风险控制的责任和目标落实到每一个职能部门、工作岗位,明确业务流程负责人、控制责任人,并实行相应的考核,以有效地规避企业风险。
2.各单位要充分考虑舞弊风险,采取必要的审批、授权、认证、核对、不相容岗位分离、工作表现复核以及企业资产安全保护等内控措施,以有效地预防舞弊的发生。
六、建立反舞弊信息沟通渠道
1.通过员工手册、企业规章制度或内部网络等方式,及时对反舞弊政策和检举程序进行宣传;定期进行关于职业道德守则的培训与沟通,以保证员工能够理解企业反舞弊政策的所有相关内容。
2.企业与用户、供货商以及其他相关单位的业务往来要建立在诚实公平的基础之上,并应向他们传递企业道德标准和行为规范的相关信息及要求。
3.变更反舞弊政策时,就变更事项与员工进行沟通,使员工及时了解更新后的政策要求。
4.对重大舞弊事件的处理结果要向全体员工通报,使其认识到违规事件的危害性,起到引以为戒的警示作用。
七、建立反舞弊的监督机制
内部控制反舞弊监督机制不但依赖于企业的内部审计部门,还须各部门统一协调、合理分工,加强彼此间的信息交流,形成有效的监督合力(如表2所示)。
在确定的反舞弊不同层级的责任机制下,明确公司对发生的舞弊事件的调查程序及整改措施(见图1)。
八、实行责任追究制
1.舞弊责任追究包括领导责任和直接责任。负有相应领导职权的管理人员在其主管或分管工作范围内因失职、失察导致发生舞弊事件,造成会计信息失真、隐瞒损失等应承担领导责任;企业管理人员及其相关人员在其职责范围内,直接操作或参与相关决策,或授意、指使、强令、纵容、包庇他人等舞弊以及未履行、未正确履行职责等过失行为,造成会计信息失真、隐瞒损失等应承担直接责任。
2.企业对发生的舞弊行为,将依据国家有关法律法规及企业的处罚规定,对相关责任人进行处理,追究其责任,包括但不限于行政处分,以及免职、解聘、解除劳动合同等纪律处理,触犯法律的,将移送司法机关。
中国联通在建立健全内控反舞弊机制的实践中,通过明确职责、营造良好的内控环境、建立反舞弊评估机制、完善控制措施、设立监督机制、落实责任追究等手段,有效防范和控制了企业舞弊行为的发生,减少了由此给企业带来的风险和损失。■
责任编辑 李斐然
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