摘要:
内部控制是由单位治理层、管理层及其员工共同实施的旨在实现控制目标过程。内部控制的目标是合理保证单位经营管理活动合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效果和效率,从而促进单位实现战略发展目标。金牛天铁煤焦化有限公司(以下简称金牛天铁)是由冀中能源股份有限公司(以下简称冀中股份)和天津铁厂各出资50%组建的大型现代化煤焦化工企业。其在部分企业层面和业务层面的内部控制有些独特之处。
一、公司治理结构方面
金牛天铁董事会由5人组成,董事长由冀中股份委派,副董事长由天津铁厂委派,冀中股份另委派2名董事,天津铁厂另委派1名董事。董事会每半年召开一次,遇到重大事项可临时召开,董事会决议由二分之一以上董事表决通过生效,充分体现了科学、高效、制衡的管理机制。冀中股份对金牛天铁拥有控股权,财务报表纳入冀中股份进行合并。金牛天铁的经理层和中层管理人员由冀中股份和天津铁厂共同派员组成,冀中股份委派的经理层和中层管理人员主要负责财务和经营管理,天津铁厂委派的经理层和中层管理人员主要负责技术、工艺及生产组织管理。
二、会计系统内部控制方面
1.人员配置控制
金牛天铁的财务人...
内部控制是由单位治理层、管理层及其员工共同实施的旨在实现控制目标过程。内部控制的目标是合理保证单位经营管理活动合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效果和效率,从而促进单位实现战略发展目标。金牛天铁煤焦化有限公司(以下简称金牛天铁)是由冀中能源股份有限公司(以下简称冀中股份)和天津铁厂各出资50%组建的大型现代化煤焦化工企业。其在部分企业层面和业务层面的内部控制有些独特之处。
一、公司治理结构方面
金牛天铁董事会由5人组成,董事长由冀中股份委派,副董事长由天津铁厂委派,冀中股份另委派2名董事,天津铁厂另委派1名董事。董事会每半年召开一次,遇到重大事项可临时召开,董事会决议由二分之一以上董事表决通过生效,充分体现了科学、高效、制衡的管理机制。冀中股份对金牛天铁拥有控股权,财务报表纳入冀中股份进行合并。金牛天铁的经理层和中层管理人员由冀中股份和天津铁厂共同派员组成,冀中股份委派的经理层和中层管理人员主要负责财务和经营管理,天津铁厂委派的经理层和中层管理人员主要负责技术、工艺及生产组织管理。
二、会计系统内部控制方面
1.人员配置控制
金牛天铁的财务人员由合资双方各派员5名组成,财务总监由冀中股份派员,财务科长由天津铁厂派员,财务副科长由冀中股份派员,冀中股份另派3名一般财务人员,天津铁厂另派4名一般财务人员,各岗位交叉任职,相互监督。
2.业务分工控制
财务人员主要包括财务科长、财务副科长、出纳及会计。集团对财务人员职责进行了详尽合理的划分(如表所示)。
3.付款控制
金牛天铁制定了规范细致的资金管理制度,重大资金支付实行由财务总监主持的资金平衡会制度,集体讨论研究后付款,同时对付款审批权限进行了明确:①建安工程付款金额在300万~1000万元、设备材料付款在100万~500万元、低耗材料付款在20万~50万元、设计合同付款在200万~500万元时由总经理审批。②高于上述金额的付款由公司董事长和总经理审批,或由公司董事长书面授权给公司总经理审批。③低于上述金额需付款时由常务副总经理审批。上述三种付款审批方式须同时经财务总监签字审批,付款申请交财务部门办理付款手续。
资金支付实行四级授权审批制度,重大资金支付经公司集体研究决定后(日常一般性付款由主管部门提出申请),由公司财务主管会计审核,交财务科长审核,然后按照审批权限由公司领导审批,经财务总监审批后由出纳人员办理付款;所有对公付款业务实行网银付款,银行出纳提交付款指令,财务副科长复核授权,财务科长复核授权后款项方能支付。资金支付审批制度充分体现了相互监督、相互制约,有效防范了资金风险和舞弊的产生。
三、招投标管理控制方面
金牛天铁制定了《民主监控招标管理办法》,除按照《中华人民共和国招标投标法》中的基本条款制定具体实施细则外,与一般企业招投标制度的不同之处在于充分体现了“民主监督”,大到工程建设、材料配件、副产品销售等,小到笔墨等办公用品都纳入了公司招投标范围。公司成立招标管理委员会,并在财务部设立招标管理办公室,负责日常招标管理工作。组建了招投标专家人才库,每次招投标由公司财务部和综合办公室行使监督职责,通过招投标评标专业技术人员系统随机抽取评标专业技术人员。投标资料存放于由公司财务和综合办公室共同管理的资料柜内,只有公司招投标实施单位、公司财务部和综合办公室同时到场方能开启资料柜。
四、销售及货款回收控制
金牛天铁的主产品焦炭按照市场价格卖给天津铁厂使用,货款回收通过抵消天津铁厂给金牛天铁采购的原料煤款后结算差额。副产品通过市场公开招标销售,销售部门随时调查市场产品销售信息,遇到价格调整,随时召开产品销售价格听证会,将价格调整信息反馈给客户,确保卖出去的产品始终处于对公司最有利的价格,采用预收货款方式销售,有效防范了欠款的发生。
五、其他方面控制
1.预算控制
每年年初,合资双方根据金牛天铁的生产经营情况,下达全年的产量、收入和利润计划目标。公司财务部、生产部及经营部将上述指标分解到每月及具体的负责部门,下发生产经营指标及费用指标考核办法。所有考核指标与公司主管领导薪酬挂钩,只罚不奖。每月编制产量、收入、成本及利润计划。每旬财务部组织召开旬经营分析会,详细分析当旬各项生产经营指标的完成情况;每月召开月度经营分析会,分析上月公司各项生产经营指标的完成情况,对于没有完成计划指标的一律按照规定扣发工资。通过此制度,有效提高了全员特别是公司中层以上管理人员的责任意识和忧患意识。
2.日常内部管理控制
(1)每周组织公司设备管理部门、安全环保部门、生产技术部门及综合办公室对公司的设备管理、安全环保、跑冒滴漏、劳动纪律等方面进行定期或不定期检查。每周的检查情况通报全公司,并按照检查出来的事项分别进行限期整改、罚款等处理。
(2)用车及办公费用实行“包干制”。禁止用公司车辆办私事,所有车辆使用派车单,由使用部门提出申请——综合办公室签字(公司所在县城以外出车还需由公司常务副总经理签字)——司机出车——回来后跟车人员签字——司机凭派车单报销出车费用。每月的车辆加油实行包干,除特殊情况需在外地加油外,公司车辆一律在指定的加油站加油,每月的经营分析会上,车辆管理部门要汇报当月各部门用车次数、出长途次数、加油数量及行车里程,加油数量要和行车里程匹配。当月油耗超出的部分,按照其金额的60%处罚车辆管理部门。
(3)电话费实行包干制,按照业务量的不同,年初对每个部门的电话费下达月度费用指标,每季度考核一次,超指标数额一律从部门的奖金总额中扣除,节约不奖。
通过灵活运用内控制度,金牛天铁的各项内部控制管理规范有序、生产经营指标不断刷新,为合资双方其他企业的内控管理提供了有益借鉴。■
责任编辑 达青