在企业的ERP系统实际运行中，工程项目的财务核算是由业务前端根据决策层的项目决策发起带动的，形成数据信息后反过来又为前端业务的后期正常运转和企业经营活动提供服务和决策依据，如此循环。处于业务流程中段的财务核算环节，其规范化操作非常关键。固定资产改良的财务核算流程和其他工程项目有相似之处，但也有其特殊性。通过对某改良合同在ERP系统中完整的财务核算流程描述（审合同→预付款支付→进度款支付→完工结算→转固→结算款、质保金支付），笔者拟对实际工作中的ERP系统固定资产改良的财务核算流程中各环节的关键点和注意点做一介绍。

一、审合同

从事工程项目核算的财务人员首先要面对的就是厚厚的合同。如何在最短的时间内从浩如烟海的合同文档中攫取关键的财务信息，靠经验也靠技巧。本文的合同将只列示出改良项目核算需要掌握的关键要素：

合同名称：**分厂**行车**部分改良

合同编号：GL11***9

甲方：**股份有限公司

乙方：**起重机有限公司**分公司

改良的固定资产名称：**分厂**行车：

固定资产编号：10***2Y***5

改良内容：**行车**部分（大量技术参数）

合同金额：30万元（出具增值税发票）

付款节点：预付款6万元，进度款12万元，结算款9万元，质保金3万元

保证：履约保证金3万元

其他条款：

甲方签章： 乙方签章：

（一）本环节的关键点

1.梳理合同，首先确定合同（项目）名称、编号和固定资产编号。

2.根据合同（项目）名称、编号和固定资产编号进行改良认定——简言之，就是给合同“定性”。在ERP系统中，改良项目是由业务部门认定发起的。在规范运作的企业中，每年年末会由业务部门在系统中发起经过决策层认可的次年的改良投资计划：计划中会详细列明改良项目的名称、项目编号、预算等。如果在实际运作中有所修改，会发起调整计划。所以，收到合同后，财务人员首先根据合同名称、编号和固定资产编号等登陆系统对其“身份”进行认定。

（二）本环节的注意点

1.要求业务前端按照改良投资计划上的项目编号规范、系统地编制合同号。这个合同号类似于我们日常生活中的邮政编码和电话区号，通过它就可以知道合同大致是属于哪个范围的。ERP工程项目运行成熟的企业，其合同编号是有规律可循的，例如：本合同编号“GL11***9”，其“GL”即为“改良”，而“11”代表其为11年的改良项目。

2.注意合同中有无遗漏固定资产编号。因改良项目是对已有的固定资产进行改良，所以该固定资产是已经存在的，资产编号就好比其身份证号码一样，在系统中输入固定资产编号就可以调阅出其相关信息，避免相同型号、相同合同号的改良固定资产之间的混淆，方便后期转固。

3.注意有无一个合同包含多台（套）固定资产改良的情况，针对这种情况，应当请业务部门及时进行拆分，便于后期数据在系统中的准确传递（这种情况，务必标明固定资产编号）。

4.“验明正身”后，如果该合同所对应的项目是新的改良项目，那么财务人员在设置新维度时，建议将项目号以及固定资产编号都加以列示，这样能极大地方便后期工作以及审计。

5.对于需要进行纳税调整的改良项目，建议企业业务部门在发起端通过某些字段加以区别，便于财务核算流程段的税务处理，也便于企业进行事前决策。

俗话说：“万事开头难”。对手中的这份合同在ERP系统中“验明正身”，在财务核算系统中将其“身份证号码”“登记在册”，规范相关数据、信息，使其与合同、固定资产形成一一对应，形成规范化的基础数据，才能保证业务在ERP系统准确、高效地运行。

二、预付款的支付

预付款的支付申请由业务部门发起，财务部门在系统中接收，以本合同为例，其在系统中自动反馈的正确会计分录是：借记预付账款——预付工程款60000，贷记银行存款等60000。付款后，系统会将付款信息自动反馈给业务部门。

（一）本环节的关键点：中标书。

根据《工程建设项目招标范围和规模标准规定》，改良项目和其他国家规定范围的工程项目一样，达到下列标准之一的必须进行招标：施工单项合同估算价在200万元人民币以上；重要设备、材料等货物采购，单项合同估算价在100万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元人民币以上；总投资额在3000万元人民币以上的。审计署2011年2月14日公告《10省区市部分机场建设情况审计调查结果》中，重点指出：“23个机场项目的359项合同（占抽查合同总数1817项的19.7%），存在未公开招标等违反招投标程序的问题，涉及金额19.38亿元”；另2011年6月17日公告《汶川地震灾后恢复重建跟踪审计结果（第4号）—1404个灾后恢复重建项目跟踪审计及审计调查结果》中明确指出：“有些项目不同程度地存在未按规定招投标，直接指定施工单位或者以议标方式确定施工单位，评标不规范等招投标方面的问题。”可见，工程专项是否进行招投标是专项审计的重点。

（二）本环节的注意点

1.中标单位的名称与合同签订方是否一致，收款方与合同签订方是否一致。规范化操作要求中标单位的名称与合同签订方必须一致，严厉杜绝没有招投标资质的企业借用其总公司或其他单位的名义进行投标，例如，本合同的乙方是“**起重机有限公司**分公司”，那么其标书上也应该是这个名字。通常情况下，收款方应当与合同签订方一致，如有出入，应当在合同条款中加以明确说明，ERP系统对于这种补充条款的合同应根据实际运行环境补充设定“合同签订方”和“收款方”两个关键字段，财务人员在系统中接收付款申请时应当注意区别。

2.是否中标金额≤合同价格。如果合同价格远高于中标金额，那招标就流于形式，没有实际意义了。

3.审查是否需要施工单位支付履约保证金。以文中的合同为例：财务人员需要确认已收到乙方3万元的履约保证金，并且满足其他必备条件才能为其办理预付款的支付。实际工作中所遇到的合同通常会将履约保证金单列条款在主合同中加以列示，但是也有一些企业不知是出于什么原因，往往将保证金支付条款放在合同后面的格式条款中，对于这类合同，财务人员在审查时应提高警惕，多关注格式条款中的“保证”条款。

三、进度款的支付

本环节付款申请与预付款一样，由业务部门发起，财务人员在系统中接收，依旧在“预付账款——预付工程款”中核算。

本环节的关键点和注意点是开工认定。所谓“开工认定”，就是财务人员登陆系统，查询其是否已经开工。开工之前，业务部门会根据相关规定对该固定资产进行价值鉴定。负责“固定资产核算”的财务人员根据系统传递过来的开工单将改良固定资产的余值转入“在建工程”（如果没有余值，除系统认定开工下账，财务账面上没有反映）。

也许，有人会问：为什么不把“开工认定”放在预付款支付的环节呢？通过现场调查，笔者发现：很多时候的预付款仅仅是用作备料，而改良的固定资产实际还在工作。所以，将“开工认定”放在本环节更符合客观实际一些。

四、完工结算

项目进行完工结算需要的纸质手续包括发票、竣工验收书以及合同、中标书的原件，某些情况下还需要结算书、补充合同。

（一）本环节的关键点：系统中是否显示“已完工”。因为是否完工的状态是由使用部门确定的，其与业务部门的共同确认才能认可改良项目具备结算条件。

（二）本环节的注意点

1.合同上规定的发票类型。

2.增值税发票的开具时间。有时不是收到结算资料后就马上进行账务处理，但接收增值税发票时，务必看一下税票的日期，因为增值税的抵扣是有时效的。

3.留意一下竣工验收书上的文字说明，特别注意一下各部门所写的文字说明，谨防手中的“竣工书”是“瑕疵竣工书”。实际工作中，规范化操作并不是一种形式，而是财务人员身上的“防弹衣”，是企业头上的“保护伞”。

4.本环节，乙方会要求退付保证金，请注意“从哪里来回哪里去”，除非合同中有特别说明，否则千万别在乙方和第三方之间“扯皮”。

5.注意核对系统自动反馈的欠款数是否已经冲减支付的预付款、进度款。实际运行中，如果一个单位执行了一个项目中多个合同，其反馈出的欠款数往往会有差错。以本合同为例，其会计分录为：借记在建工程——改良工程249000，借记应交税金——应交增值税（进项税）51000，贷记预付账款——预付工程款180000，贷记应付账款——应付工程款120000。

五、转固

本环节的注意点：

1.核对转固单的固定资产编号以及合同号后再加以确定。因为实际工作中往往会出现以下情况：①一个合同中几台设备改良；②合同号或固定资产编号非常接近。这些情况都容易造成“张冠李戴”。

2.查询改良固定资产在系统中是否存在逻辑错误。以本合同为例，假设本行车开工下账前尚可使用年限还有2月，下账时无余额转入“在建工程”。如果系统中显示未作延长年限，那么转固的24.9万元就会在2月内全部折旧，这显然不合乎情理。

六、结算款、质保金的支付

本环节的注意点：

1.质保金拨付申请是否得到使用部门认可。设备有没有问题，使用单位最有发言权。

2.系统中是否显示该改良项目已经转固。俗话说：“人走茶凉”，所以，尽可能在款项付清前将该项目的主流程完结。

3.付清质保金后，注意查询财务核算系统中该项目的辅助余额，如在建工程、应付工程款、预付工程款是否结清为0。

综上所述，ERP系统固定资产改良的财务核算流程中各环节的关键点和注意点大多是针对基础数据信息以及形成信息过程中一些需要规范操作的点。通过实际运行，笔者认为，只有从源头规范操作，在过程中规范控制，才能保证ERP系统运行结果的准确、高效，才能真正借助ERP这个信息技术平台，为企业业务集成高效运行添砖加瓦。■

责任编辑 李斐然