摘要:
(一)电子数据会计档案保管的必要性
1.ERP系统下的会计凭证与传统的会计凭证差别较大
应用ERP的单位,由于其财务模块与业务系统的高度集成,会计核算与传统财务软件模仿手工会计核算存在本质上的区别,ERP系统生成的会计凭证与手工会计核算编制的会计凭证不具有一一对应关系,基于凭证记账并生成财务报表的传统会计核算体系,不再是ERP财务模块的理论基础,如果仍然机械地要求应用ERP的单位打印纸质的会计凭证和会计账簿,而忽视电子数据会计档案保管,就可能偏离了会计信息化条件下档案保管的目标和效果。而且在ERP系统下,为了兼顾数据追溯、挖掘和业务类型的区分,系统记账凭证多达10到50多类。在这种情况下,打印出所有纸质会计凭证,既不经济,也难以还原核对关系。
2.电子会计账簿的备查功能渐显优势
ERP系统下,随着查询字段的不同,会计账簿的输出和表现形式也各不相同,通过数据实时检索满足信息使用者对于会计账簿相关信息的查询功能,可以满足会计账簿使用人对于会计信息的需求。与传统的独立静态的纸质会计档案相比,在ERP系统下,会计业务之间的关联性及信息的完整性得到了体现,对电子会计数据深度挖掘以进行财务分析等必要功能也...
(一)电子数据会计档案保管的必要性
1.ERP系统下的会计凭证与传统的会计凭证差别较大
应用ERP的单位,由于其财务模块与业务系统的高度集成,会计核算与传统财务软件模仿手工会计核算存在本质上的区别,ERP系统生成的会计凭证与手工会计核算编制的会计凭证不具有一一对应关系,基于凭证记账并生成财务报表的传统会计核算体系,不再是ERP财务模块的理论基础,如果仍然机械地要求应用ERP的单位打印纸质的会计凭证和会计账簿,而忽视电子数据会计档案保管,就可能偏离了会计信息化条件下档案保管的目标和效果。而且在ERP系统下,为了兼顾数据追溯、挖掘和业务类型的区分,系统记账凭证多达10到50多类。在这种情况下,打印出所有纸质会计凭证,既不经济,也难以还原核对关系。
2.电子会计账簿的备查功能渐显优势
ERP系统下,随着查询字段的不同,会计账簿的输出和表现形式也各不相同,通过数据实时检索满足信息使用者对于会计账簿相关信息的查询功能,可以满足会计账簿使用人对于会计信息的需求。与传统的独立静态的纸质会计档案相比,在ERP系统下,会计业务之间的关联性及信息的完整性得到了体现,对电子会计数据深度挖掘以进行财务分析等必要功能也得到有效利用。因此,妥善保管电子数据会计档案可以使ERP系统下的查询功能发挥更大的优势,使信息的有用性和明晰性大大提高。
3.多数电子数据会计档案的使用者有法可依
会计档案的使用人主要包括财政部门、政府审计、外部审计、单位内部审计、税务部门、司法部门等。目前,财政部门、审计部门及司法部门运用电子数据会计档案开展工作都具备了相应的法规依据。例如:《财政部关于印发<财政部门证据先行登记保存办法>的通知》(财监[2005]103号)规定,电子数据可作为证据先行登记保存;审计署颁布的《审计机关审计证据准则》第三条明确,审计证据包括电子数据资料;《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第六十四条规定,电子数据只有经过司法鉴定后才能作为法律依据。目前只有税务部门对电子数据会计档案替代纸质会计档案仍需得到税收方面相关法律的认可。
(二)电子数据会计档案保管应注意的问题
1.对ERP系统进行严格的测试和备案
商品化ERP系统和单位自行开发的ERP系统都需要符合会计制度和会计准则的要求。备份数据的安全性和稳定性以及还原数据的真实性和可验证性,是实施电子数据会计档案保管的基本条件。电子签名制度的执行是防止电子数据会计档案被人为篡改的技术保障。符合档案属性的电子证据应当由独立的权威机构测试、认证和检验,并报财政部门备案。满足电子数据会计档案替代纸质会计档案所依托的系统载体,须由财政部门认定并公布入档标准。财政部门有权检查系统备案情况和单位电子数据会计档案的保管和使用情况。
2.对ERP系统电子数据会计档案的保管的特殊性要求
ERP系统电子数据会计档案保管通常会涉及到系统载体、数据结构和相关数据信息。为保持电子数据会计档案能够有效表现所载内容并可供随时调取查用,保管电子档案过程中,应当明确载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等相关内容,建立并完善数据备份、系统升级和二次开发后的数据维护、限制接触、调阅登记、系统日志管理、信息系统安全等相关制度,以提高有关生成、储存或者传递电子数据的可靠性和完整性。此外,单位ERP系统升级、二次开发、再次选型时,还要考虑保持不同时期的电子数据会计档案的兼容性。
3.将原始凭证电子化一并保管
如果会计核算的数据采集点(如异地非独立核算的分支机构)保管的原始凭证,在集团进行会计处理后形成的记账凭证无法附原始凭证,其进行会计核算的数据采集点可以将原始凭证经影像扫描后上传集团,作为电子附件。技术上可以通过高速扫描仪和网络技术,快速实现将纸质档案转换成电子文档,建立索引信息,存储影像和索引数据,支持在线/离线、本地/远程等各种方式的查询。此方法与ERP系统下的电子数据会计档案结合运用,能够进一步提升会计档案管理的效率和效果。■
责任编辑 李卓