摘要:
在网络化时代,为了更直观、全面、真实地反映固定资产状况,可在“账、卡、实”基础上,通过科学编码,实现信息数字化,增加资产图像元素,使“账、卡、实、图”四维对接,将固定资产管理提升到数字化管理的新高度。
一、“账、卡、实、图”管理思路
账,就是账表记录。固定资产购建完成并投入使用后,应进行会计记账。在通常情况下,固定资产分为房屋建筑类、运输设备类、专用设备类、电子设备类、普通机电类、其他设备类等一级大类,编号为“01”—“06”,以此类推。各大类下面再分若干个小类,譬如房屋建筑类,按照房屋建筑物的性质、功能和用途,分为房屋及建筑物、房屋附属设备等两个明细分类,设为“0101”、“0102”。根据“房屋及建筑物”性质,下面还可细分为“投资性房产”、“办公用房产”、“商住用房产”等。按照资产不同类别核定资产价值,设定折旧年限,每月按类别分别计提折旧,汇总记账。表1详列了某集团公司固定资产分类目录,系固定资产卡片的设计基础。
实,就是实物管理。通常实行标签管理,给每个实物资产贴上记...
在网络化时代,为了更直观、全面、真实地反映固定资产状况,可在“账、卡、实”基础上,通过科学编码,实现信息数字化,增加资产图像元素,使“账、卡、实、图”四维对接,将固定资产管理提升到数字化管理的新高度。
一、“账、卡、实、图”管理思路
账,就是账表记录。固定资产购建完成并投入使用后,应进行会计记账。在通常情况下,固定资产分为房屋建筑类、运输设备类、专用设备类、电子设备类、普通机电类、其他设备类等一级大类,编号为“01”—“06”,以此类推。各大类下面再分若干个小类,譬如房屋建筑类,按照房屋建筑物的性质、功能和用途,分为房屋及建筑物、房屋附属设备等两个明细分类,设为“0101”、“0102”。根据“房屋及建筑物”性质,下面还可细分为“投资性房产”、“办公用房产”、“商住用房产”等。按照资产不同类别核定资产价值,设定折旧年限,每月按类别分别计提折旧,汇总记账。表1详列了某集团公司固定资产分类目录,系固定资产卡片的设计基础。
实,就是实物管理。通常实行标签管理,给每个实物资产贴上记号,以便于识别和检查,与固定资产卡片信息相对应。实物标签至少应记载如下事项:资产编号、规格型号、启用日期、使用部门、使用人、管理责任人等。资产管理部应根据标签内容,定期检查和核对实物资产,合理调配使用资产,最大限度地发挥资产的效用。
卡,就是固定资产的卡片设置。实现固定资产数字化管理的关键是卡片设置,要把一堆看似杂乱无章的数字变成唯一的数学元素,从中查找和辨别资产名称及编码、资产价值、资产类别、规格型号、折旧年限、折旧方法、使用状况、存放地点、大修记录、变动情况、附属设备、使用部门、使用人及管理责任人等信息,成为实物资产的身份证。
图,是指为了更好地辨认实物,在卡片右半部分三分之一位置贴上实物照片,如表2所示。通过固定资产卡片,既能阅读资产信息,还可以看到实物图片,较之以往更直观形象。
二、固定资产“四维”管理要点
首先,要取得集团公司领导重视。可以借助年底资产大清查,成立专项工作小组,山集团公司总经理亲自挂帅任组长,分管副总经理、财务总监任副组长,财务部、资产管理部、办公室和ERP部负责人任组员,抽调骨干人员专项完成固定资产卡片整理、设置、摄影等工作,指定财务总监牵头具体落实。
其次,固定资产数据化设计工作是数字电算化管理的关键。要把所有资产编码变为唯一的数字元素,其中卡号和编码是识别和查找资产的重要信息点,图像是资产实物照片。①卡号,主要用作识别资产归属及使用状况,由企业名称、使用部门、状态码带编号三段8位码组成。第一段2位大写字母,为企业名称代码;第二段两位大写字母,为使用部门代码;第三段前一位为大写字母,为资产状态代码,后面带3位数字,为该类资产顺序号。如BB-CW-Z001,表示集团本部财务部在用的001号资产。②资产编码,一般为9位码,由购置年份、资产类别和该类资产顺序号三段组成。第一段为2位数字的年份代码,第二段为4位数字的资产类别号,第三段为3位数字的资产顺序号。如060402003,表示2006年购买的第三台电脑及网络设备。③图像资料上传处理。这是一个创新点,也是一个难点。笔者所在企业对400多项固定资产逐一核对、拍照,由专业排版人员上传至固定资产卡片,再装订成册,保证每项资产都有身份照。财务部、资产管理部和资产使用部门各存一册。
再次,要规范好固定资产购置手续。如图所示,10万元以上固定资产购置,由使用部门提出申请,按照集团公司审批程序报批同意后交由物供中心公开招标采购;10万元以下的,经审批同意后在集团定点单位采购。这样,既有利于配置集团资源,发挥资产最大效用,避免重复购置,又能有效防止腐败的发生。
最后,应加强固定资产内部流通管理。固定资产卡片成为固定资产的“身份证”后,卡片必须随实物流动。属于集团公司内部流动的,由资产管理部开具固定资产调拨单,在卡片背面的“资产变动记录”中登记调拨单号,记录固定资产调拨时间、部门及审批人;属于清理报废或出售处理的,由资产管理部开具固定资产出库单,并附上清理报告或出售合同,在卡片上记录注销该项资产。
责任编辑 李斐然