摘要:
收款机是企业销售活动中普遍使用的现金管理工具。世界上最早的收款机的功能只是实现了营业记录备忘和监督雇用人的不轨行为,而现代的收款机融合了计算机网络技术,已具备即时入账、网上实时处理能力,是可以在网络环境下工作的商业工作站。收款机在会计业务上的高准确性、销售统计上的高效率性,使得商业经营者可以迅速、准确地掌握销售终端环节,并大规模地降低经营成本。同时,收款机也是现代内部会计控制思想的体现和实践工具。
1.减少了现金销售中的舞弊行为。在收款机的应用中还有一个有趣的故事。约翰帕特森(John H.Patterson)曾是一个濒临亏损的小零售商,令他头疼的是雇员侵吞销售款的行为没有一个较好的解决办法。一天,有人卖给他一台粗糙的收款机,他便应用在销售中。没想到收款机的使用竟让他扭亏为盈,因为收款的雇员受到收款机操作程序的监督,偷盗行为便难以得逞。这是内部控制思想在财务会计领域第一次成功运用的范例。一部简单的收款机通过程序设计制止了销售收款环节的不道德行为,可谓是内部控制的雏形。更有趣的是帕特森看中了收款机背后的巨大商机,最后竟成为世界收款机销售巨头。
比较使用收款机前后的收款过程就会发现,使用收款机...
收款机是企业销售活动中普遍使用的现金管理工具。世界上最早的收款机的功能只是实现了营业记录备忘和监督雇用人的不轨行为,而现代的收款机融合了计算机网络技术,已具备即时入账、网上实时处理能力,是可以在网络环境下工作的商业工作站。收款机在会计业务上的高准确性、销售统计上的高效率性,使得商业经营者可以迅速、准确地掌握销售终端环节,并大规模地降低经营成本。同时,收款机也是现代内部会计控制思想的体现和实践工具。
1.减少了现金销售中的舞弊行为。在收款机的应用中还有一个有趣的故事。约翰帕特森(John H.Patterson)曾是一个濒临亏损的小零售商,令他头疼的是雇员侵吞销售款的行为没有一个较好的解决办法。一天,有人卖给他一台粗糙的收款机,他便应用在销售中。没想到收款机的使用竟让他扭亏为盈,因为收款的雇员受到收款机操作程序的监督,偷盗行为便难以得逞。这是内部控制思想在财务会计领域第一次成功运用的范例。一部简单的收款机通过程序设计制止了销售收款环节的不道德行为,可谓是内部控制的雏形。更有趣的是帕特森看中了收款机背后的巨大商机,最后竟成为世界收款机销售巨头。
比较使用收款机前后的收款过程就会发现,使用收款机时收银员的工作置于机器的固有程序和顾客的监督之下,这使其丧失了多收或少收顾客现金的机会。收款机自身的记录功能更是可以杜绝收银员监守自盗。但老式的收款机却并不能杜绝收银员和顾客串通作弊,比如收银员不经过收银机就把商品交给自己的同伙带出商店。
2.改善了内部控制环境。随着时间的推移,高科技手段的运用使得自助收款机得以问世并推广。自助收款机将更多的收银员从老式收款柜台后面解放出来,节约了人力资源,也节约了客户排队等候的时间。使用自助收款机的亲身经历使笔者体会到收款机中所体现的内部控制思想。当顾客扫描商品条码之后,屏幕会显示商品数量、单价、金额以及折扣等信息。这时顾客必须将扫描后的商品放到指定位置,或经由转送带运送到装货区,或者直接放置到购物袋中。自动称量装置会对商品的重量等特征与所显示的商品销售记录进行比对,避免错拿商品的情况发生。如果这一程序没有顺利完成,将不能扫描下一件商品,同时自助收款机会发出声音提示,以提醒工作人员关注这个通道并进行干预。整个扫描过程完成后,自动收款机还可以自动识别现金并找零,或者与银行信用卡、借记卡系统相连完成收款过程。几乎美国所有的商场中都有自动收款机专用通道,只需少数员工值守即可。正常情况下顾客基本不需要工作人员辅助就可以完成整个过程,但是却很少发生偷窃等行为。其根本原因并不是顾客的道德水准高,而是程序化的设计运用了内部控制的思想,让偷窃的念头不能轻易实现。如果不按照自助收款机设计的程序进行操作,就会把自己置于商场工作人员和顾客的同时关注之下,试想有谁会在这种情况下实施偷窃呢?
内部控制的软肋在于不能有效地防止内部人相互串通舞弊的情况,很大一部分原因是内部控制制度过度依赖于人在内控中的作用。特别是在家族企业中,血亲、婚亲、宗亲、乡亲等关系成为了企业的基本人际关系,整个家族企业行事陷入了以“情”为重、辅之以“理”、万不得已才用“法”的裙带关系泛滥的局面,在这种环境下,任何表面完善的内部控制制度条文都会变成一纸空文,最后成为用之无效,弃之有违规则的“鸡肋”。而实践证明,应用诸如收款机等现代技术手段打造的内控工具,是对内部控制思想的实践和物化,是内部控制完善的必然路径。■
责任编辑 刘莹