笔者所在的高职院校是由一所中专学校升格后组建的，由于各方面基础较差，内部管理水平不能适应学校快速发展的要求。全校上下充分认识到了财务管理、预算管理的重要性，通过几年来不断的探索，找到了适合自己的预算管理模式。

一、学校预算管理系统的设计思路

（一）财务需求分析

财务的需求分析主要是明确预算管理的职能、环节，明确预算管理要做哪些事？要解决什么问题？要实现什么功能？最终达到什么目的？预算管理的过程主要包括预算编制、预算执行、预算调整、预算分析等。经过从理论到实践的探索、总结，财务部门联合校内的计算机科研团队设计、研究、开发、定制了适合学校实际的财务预算信息系统。该系统主要实现以下功能：预算上报与审核、预算执行与控制、预算分析与考核。

1.预算编制

在目前高职院校推行内部管理体制改革、实行院、系二级管理的前提下，预算管理组织体系也按照“统一领导，分级管理”的原则及要求设置，分为以下几个层次：①学校党委会或校长办公会，是学校预算管理的决策机构。负责确定预算编制的方针、原则；审查、批准关于预算的规章制度；审议、批准预算方案。②财经领导小组（或预算管理委员会）。其主要职责是：拟订预算目标和预算政策；制订预算管理的具体措施和办法；组织编制、审议预算草案及预算调整方案；协调解决预算编制及执行过程中出现的问题；监督预算实施，考核预算执行情况等。该组织由分管财务的校长或总会计师担任组长（或主任），财务、审计、人事、设备、教务、科研、后勤、学生管理、院（系）等部门的负责人为组员（或委员）。③财务处。这是预算管理日常办事机构，其主要职责是：根据学校各部门的预算申报，结合学校事业发展需要和综合财力情况，汇总编制预算草案，交第二层次的预算管理机构审议；根据预算决策机构批准后的预算方案，按项目向学校各部门下达预算指标，并利用信息技术对预算执行过程进行日常控制；定期对预算执行情况进行检查、分析、汇报；根据国家政策和学校事业发展实际，提出预算调整的建议方案等。④预算责任中心。这是预算执行部门，以处（室）或院（系）为单位划分，处长或系主任为预算责任中心负责人。

在报至财政部门的“二上”报出后，校内预算收支规模已基本成定局，接下来要确定的是：①以最新教职工、学生等基本数字作为人员经费和部门包干经费的计算依据。②确定新一年的切块经费总量和具体标准，根据“一要吃饭，二要建设”的原则，先确定人员经费和日常公用经费的规模，再在此基础上确定专项经费规模。③将学校的总体预算在校内各部门、项目之间进行具体分解。对于工资福利、个人和家庭补助、日常公用商品服务支出等基本支出，可采用定员定额的标准确定，不需各部门申报。其中各部门日常公用的商品服务支出又可分为办公费（按人头核定）和业务费（按工作量核定或统一制定额度）两部分；对于项目支出，根据学院发展规划，给各职能部门确定一个预算控制数，各职能部门在控制范围内申报各项目，结合部门工作规划，认真填写各项目申报的理由、依据、该项目的任务和目标，项目经费的支出明细。经过各预算责任单位的申报、财务部门的审核、汇总、财经工作小组（预算管理委员会）的审核、协调，最后报学校党委会等决策机构审批确定。

2.预算执行

校内预算方案经审批确定后，各部门应严格按预算控制执行，坚持规范、科学地安排各项支出。作为经费使用部门应首先按支出范围和标准合理安排全年的包干经费，统筹使用，不得超支；专项经费应保证专款专用，提高资金使用效益，除跨年度项目外，一般在年终前完成结算，经费不结转下年。财务处作为预算管理监督部门，一要按照年初确定的预算审核控制各项目的支出，建立各部门及各项目的经费指标控制辅助账本，随时监控预算指标使用情况，防止超支情况发生。二要严格执行国家财政法规，严格审查每一笔经济业务，对该业务是否可以开支、手续是否齐全、应在何处列支进行确认后方可进行核算。三要根据需要随时编报各部门和各专项的年度预算指标执行情况表，满足不同管理层次的需要。

有了明确的预算后，若不加强执行过程中的控制，再完备的预算也是一纸空文。所以财务部门需要加强对预算支出的审核和控制，按章办事。这一阶段的预算执行与控制，也可称为报账的预约、审核及报销阶段，各部门在报账前先进行网上预约，登记本部门的经费账本，在报销时由财务处审核预算指标额度、审查票据的合法性，对预算内合法的开支准予报销，这一阶段的工作也可简称为经费账本管理，同时兼具申请用款计划的功能。

3.预算分析

为总结前期预算执行情况并为今后加强预算管理提供依据，财务处应对预算执行情况定期进行分析。预算分析工作一般为每季度一次，每季度结束后10日内，财务处就预算科目执行情况和预算指标执行情况进行分析。为加强预算执行的严肃性，在对半年度及年度预算执行情况的跟踪分析工作中，学院纪检部门参与检查监督。

4.预算调整

年度预算经公布执行后，一般不予调整，但遇有不可预见情况发生时，可按规定程序报批调整。预算调整事项主要涉及年度预算的追加（减）及预算项目之间的资金转移。①因国家政策、学校发展计划较大变动引起的预算调整，由有关部门（归口管理部门）提出调整报告，报经财务部门审核、财经工作小组审议、党委办公会审批通过后，财务处根据批复调整年度预算。②预算项目间的资金转移，须由经费使用部门（归口管理部门）提出申请，报经财务部门审核、分管校领导签批后执行。

5.年终决算

年度结束后，财务处要在清理的基础上核对账目，保证账账相符、账实相符，做好年度财务决算工作，编制财务决算报告及财务情况说明书，全面分析预算年度的财务情况，找出问题，提出改进措施。同时写出年度预算执行情况分析，为下年度的预算管理提供依据。

（二）用户需求与计算机程序间的逻辑分析

在对学校预算管理的内涵进行充分解析、透彻理解的基础上，要将对财务工作的理解转化为计算机程序，就需要进行逻辑分析。在反复交流、讨论、思考后，最终由财务人员将以上预算管理体制的思路整理简化成几张数据表格，提供给逻辑分析人员及计算机编程人员。

初期主要提供四张表格。一级项目名称表：即部门或项目，如：教务处、组宣部等；二级项目名称表：即经费渠道（报销渠道），是指对支出按功能、用途进行的分类；三级项目名称表：即费用的具体内容（费用类别），是指对支出按经济内容进行的分类，如：差旅费、会议费、劳务费等；最后是统计表样式。

计算机编程人员在对系统的功能、使用方法有了充分理解后，就可以编写程序、设计界面、进行综合测试，形成方便操作的功能菜单。功能菜单主要面向预算管理员及各部门或项目负责人，另外还有校领导的查询菜单。经过多方面、多角度的综合测试，学校正式将该系统投入使用。

二、学校预算管理系统的具体操作

（一）预算编制阶段

1.部门或项目负责人：申报、调整预算。各部门或项目负责人首先在“预算申报”菜单中申报本部门或项目的预算；在学校最终批复的预算下发后，各部门或项目负责人再按照批复的预算进行修改、调整。

2.预算管理员：审核预算。预算管理员根据学校正式批复的预算方案，审核各项目的预算。只有经审核确认的预算项目才能进入系统填写电子报销单据并办理报销，未获审核批准的项目不能填写电子报销单据，也不能办理报销。该流程可满足“无预算不开支，有预算不超支”的要求。

（二）预算执行阶段

各部门或项目负责人在审批费用时要查询有无余额，并登录“学院财务预算管理系统”，填写电子报销单据，该电子报销单据即为各部门（或项目）的经费账本，同时也可作为各部门的用款计划申请。在初次使用该系统时，可能还会遇到预算年度前发生的尚未报销的费用，为严格预算，并增强可操作性，对以前年度费用也需在系统中填写电子报销单据，可在报销事项中注明是某年的某某事项。对科研及创收性项目等以前年度滚存下来的项目经费，由财务部门会同科研、审计等部门在核定余额后报学校财经领导小组审核后，将可用余额设置到系统中，作为该项目的预算额度，并由项目负责人进行项目经费的使用和管理。

责任编辑 刘莹