时间:2020-03-11 作者:陈艳 (作者单位:中国联合网络通信有限公司广西分公司)
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摘要:
广西联通从2005年开始探索授权管理体系架构,经过多年的实践和不断改进,逐步建成了一套“分权合理、运作高效、权责匹配、风险可控”的授权管理体系。
一、授权管理体系的结构
1.授权分工。广西联通授权分工体系包括决策层的分工、企业机构设置和职责划分。授权分工体系根据企业发展战略的调整、领导层变动、集团公司的机构变动及时调整。在进行决策分工和机构职责划分时,通常会考虑以下几方面因素:①公司的发展阶段和业务状况;②公司的人力资源水平;③决策层和执行层管理者的能力、经历和意愿;④上级部门的相关要求;⑤权利制衡因素。
2.授权审批。广西联通的授权审批制度按公司经济业务事项的三个阶段(事前审批、合同签订和对外支付)分别制订,内容包括审批权限、审批流程、审批责任、凭据要求,并设置了管理禁区和监督机构,符合完整性原则,能较好地在企业的决策活动中发挥作用。
二、建立有效的授权审批体系
1.让管理层满意
(1)充分了解管理层的意图。管理层包括公司的领导班子和中层干部。广西联通在设计授权体系时会主动充当公司领导班子和执行中层的沟通桥梁,在充分掌握公司总经理的意图之后完成授权办法初稿,并...
广西联通从2005年开始探索授权管理体系架构,经过多年的实践和不断改进,逐步建成了一套“分权合理、运作高效、权责匹配、风险可控”的授权管理体系。
一、授权管理体系的结构
1.授权分工。广西联通授权分工体系包括决策层的分工、企业机构设置和职责划分。授权分工体系根据企业发展战略的调整、领导层变动、集团公司的机构变动及时调整。在进行决策分工和机构职责划分时,通常会考虑以下几方面因素:①公司的发展阶段和业务状况;②公司的人力资源水平;③决策层和执行层管理者的能力、经历和意愿;④上级部门的相关要求;⑤权利制衡因素。
2.授权审批。广西联通的授权审批制度按公司经济业务事项的三个阶段(事前审批、合同签订和对外支付)分别制订,内容包括审批权限、审批流程、审批责任、凭据要求,并设置了管理禁区和监督机构,符合完整性原则,能较好地在企业的决策活动中发挥作用。
二、建立有效的授权审批体系
1.让管理层满意
(1)充分了解管理层的意图。管理层包括公司的领导班子和中层干部。广西联通在设计授权体系时会主动充当公司领导班子和执行中层的沟通桥梁,在充分掌握公司总经理的意图之后完成授权办法初稿,并反复与中层干部沟通,了解其困难,评估授权体系在执行过程中将会遇到的问题和风险,再向领导班子汇报修改,直至最大程度地满足两个管理层的意愿,最终由公司领导班子会议审议通过。
(2)坚持重要性原则,采用精确工作量法。在设置权限时,广西联通将公司过去一个完整年度的业务事项进行分类统计:无金额的,按重要性进行排序;有金额的,按金额排序,从大到小来确定工作量。经过综合考虑,在公司年度预算范围内的事项,将占总业务量10%左右、金额或重要性最大的业务提交给公司总经理审批或公司领导班子集体审批;占总业务量60%左右、金额或重要性较大的业务,由公司领导班子根据职责分工审批;占业务总量30%左右、金额或者重要性较小的事项,由部门中层审批。而超过预算范围的事项,由于其发生会影响公司年度经营目标的完成,所以无论金额大小,都要经过预算管理委员会的审议。在公司领导班子审批之前,各控制环节的部门经理要进行审核并提出意见,为后一环节公司领导的审批提供决策依据。这样处理有几个好处:一是能降低总经理和领导班子的决策业务量,腾出大量时间来处理更高层次的问题;二是上个节点审核人的审核为后一节点审批人的决策提供了依据,使决策更为科学合理;三是部门经理获得了一定的审批权,在预算范围内,能对一些常规性的、重要性程度较小的事项直接决策,大大提高了工作效率。
(3)减少同一事项的重复决策。对于同一事项,往往要经过事前审批、合同签订、款项支付等三个环节。财务部本着“审批从严,执行从简”的原则设计流程,上一环节执行过审批的,下一环节就不用再重复审批或放大审批权限。从图中可以看到,事前审批的流程最长,审批的节点最多;合同签订环节,对于执行过事前审批的事项,只需要相关部门进行审核,超过一定权限的,由分管副总经理审批即可,不需要再经过总经理或总经理办公会议审批,审批的权限有所放大;支付环节,审核审批更简化,只需经财务部门审核、分管财务的领导或总会计师审批即可对外支付。这种权限层层放大的方法,既能避免重复工作,大大提高工作效率,又能督促决策者提高首次决策的精确度,从而达到降低风险的目的。
(4)建立灵活的“再授权”机制。为适应领导班子和中层干部不同的管理习惯,提高审批效率,广西联通建立了灵活的“再授权”机制。分管领导可以将自己权限内的部分决策事务对其分管部门的经理进行再授权,分管部门的经理可以将自己权限内的部分审核事务对所辖部门主管进行再授权。为确保再授权的严肃性和相对稳定,广西联通规定再授权只能往下一层级进行一次,并要以正式文件或签署授权书的形式进行,要设置相关权限和授权期限。但授权后,原负责人仍为第一责任人。这种“再授权”机制只分流了工作量,不分流责任,既不变动公司整体的授权体系,又具有一定的灵活性,对于阶段性审批量过大或其他无法执行审批的临时情况,不失为一种实用的解决办法。
(5)使用“例外管理法”。对于一些特殊事项,应该采用特殊的权限和特殊的审批流程。例如:广西联通对集团客户的大宗业务收入采用“绿色通道”方式,将事前审批与合同审批合二为一,提高了收入类业务的决策速度;中层干部到省外出差,或对中层干部核发效绩工资,其金额本不在总经理的审批权限范围内,但由于这些是总经理需要重点关注的事项,也由总经理亲自审批;资产报废、罚没支出等金额虽小或不涉及成本,但由于涉及到风险管理,也要经过分管风险管理或分管内部控制的副总经理审批。“例外管理法”的应用,使授权审批体系更切合公司业务的发展和风险防范的要求,切合公司最高领导者的关注需要。
2.让员工适应。
(1)采用简单明了、易于记忆和掌握的表达方式。为方便员工掌握和记忆授权审批体系,广西联通将授权体系的分类予以简化,审批环节分事前、合同和支付三个环节,业务大类只按资本类、运营类和收入类进行划分,权限也尽量按大类设置,特殊事项另外进行标注,总体上做到结构清晰、分类简便。特别是将授权体系编制成简单易读的EXCEL表格后,使员工对各种事项的审批权限和审批顺序一目了然,便于理解和操作。为确保附件资料对决策的支撑,广西联通还将各审批环节需要的凭证资料进行了归纳整理,使员工能迅速掌握审批过程所需提交的附件资料,以免资料不合格反复送审耽误时间。
(2)充分利用IT系统提高效率。广西联通将审批权限和审批流程在公司办公系统上予以固化,对公司授权审批体系的有效实施的好处在于:①员工不用离开座位就能将审批表送往各级领导处进行审核审批;②系统能自动分拣超过权限的事项,提交指定的上级进行审批;③能确保大部分的审核审批环节按规定流程执行,不被人为绕过;④能对超时限未完成的审批事项进行预警和警示。
3.让被授权人对自己的行为负责。在流程设计时,广西联通在权利保障、质量标准、监督机制和时效要求上均做了规定,以促进被授权人能更好地为自己的行为负责。
(1)坚持责权对应原则。如公司的年度预算将成本控制目标分解到了各管控部门,在业务执行过程中需要使用到某项成本的,所有的业务会经过该成本管控部门的审核,以确保在全年预算范围内进行统筹控制。如公司制订了招投标管理制度,在业务执行时,凡是达到招投标规定的业务,均要由招投标管理部门进行审核,以确保该业务按规定程序执行了招投标,有合法合规的凭据。
(2)明确各审批环节的职责。广西联通在设计审核流程时,明确了各审核审批环节的审核要点,如在合同签订环节,有三到四个部门执行审核:招投标管理部门、财务部门、法律事务管理部门,特殊情况下还会有预算管理部门,这些审核审批部门的职责各不相同:①招投标管理部门审核是否按规定执行招投标流程、文件档案是否齐全、技术条款和商务条款是否在事前审批方案范围内。②法律事务管理部门审核是否符合公司合同管理有关规定、法律条款是否存在问题、公司利益有无受到损害。③财务部门审核合同条款是否符合财务管理有关规定、付款条款是否存在问题、合同金额是否在事前审批范围内。④预算管控部门审核是否符合预算管理的有关规定(包括资费标准审核、成本费用标准审核、预算项目和进度审核等)。
(3)建立严格的监控机制。一是设定了五条管理红线,一旦发现有跨越红线的就从重处罚:①未通过事前审批就擅自执行的;或未按规定履行招投标或风险评估就决策的;②擅自修改已经审批的经济事项和合同的;③以拆分经济事项等手段逃避相关审核审批环节的;④无视会签部门意见,或绕开直接执行下一步骤流程的;⑤审核部门不按规定职责履行审签,给公司造成损失的。二是建立了常设的监督管理机构,并对其职能和工作要求进行了规定。具体机构职能包括:①定期组织对经济事项的执行过程进行检查,对违规事项提出处理意见,撰写检查报告并向总经理办公会议报告。②定期组织事后鉴定工作,包括对经济事项的盈利预测、投资回报等评估结果的复查,将结果提交总经理办公会议和项目批复部门,作为今后项目审核审批的依据;对事前审批、合同审批和实际支付进行匹配复查,对有重大差异的事项,经办部门要解释原因,排除舞弊因素后,仍需对经办部门工作的严谨性提出整改意见并向总经理办公会议报告。③受理经济事项审批环节的各类投诉,负责协调及组织调查。具体工作要求包括:①管理机构每季度对各类事项的事前审批和合同进行检查,可以视情况采用抽查或全查的方式,如采用抽查方式,抽查面不得低于30%。每季度终了后20个工作日内完成上季度经济事项的检查工作,并出具检查报告书,向总经理办公会议报告。②对于检查中发现的违规行为,管理机构应在完成检查报告后进一步查清事实,明确责任人,做出处理意见,交送公司人力资源部。③管理机构要设置固定岗位接受经济事项审批过程的投诉,并及时协调处理。
(4)将授权审批流程与时效管理相结合。为加快决策响应速度,广西联通充分利用IT系统的强大控制力,在每个审批节点上设计了时效控制,对于即将超过时限或已经超过时限的事项,系统会自动提示;系统还会定期提供超时流程的统计,相关管理机构会对超时审批进行处罚。这一设计对被授权人加快响应速度起到了重要的督促作用。
三、几点体会
1.权限的设置不应完全以金额的大小为依据,应综合考虑企业的业务量、各类业务的特点、决策的难度和决策时间、管理层打算用于决策审批的工作时间和管理者的管理习惯等因素,有条件的应以某一时间段的业务为样本进行统计分析,根据准确的数据设置权限。
2.审批流程的长短与公司的授权分工体系、业务风险度有关,在审批流程设计时应注意减少同一事项的重复决策。
3.事前审批是风险控制关口前移的好方法,有助于在业务发生前控制风险并将风险带来的损失降到最低。
4.IT系统的应用能极大地提高授权管理体系的刚性和可操作性,提高决策效率和审批流程执行的准确性,减少故意舞弊的几率,有条件的企业可以尽量推广使用。
5.监控机制是授权体系顺利执行的必要保障,但监控机制不容易长效执行,这对企业内部管理的水平和监督人员的责任心和素质是一大挑战。
责任编辑 李斐然
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