摘要:
随着IT行业的日渐成熟,越来越多的企业开始应用ERP系统管理企业,但在ERP成功上线后,却疏于对ERP系统的维护,致使ERP系统无法达到企业预想的效果,造成企业资源的浪费。其实,ERP的成功上线只是企业应用ERP的开始,为了使ERP系统真正为企业所用,必须做好ERP系统的日常维护工作。
一、ERP系统维护问题分析
1.ERP系统数据不准确。ERP系统上线运行后,随着使用时间的增加,企业会发现数据不准确的情况出现越来越频繁,造成ERP系统的使用价值下降,无法很好地为企业服务。ERP系统数据不准确的原因是多方面的,例如业务人员频繁修改系统数据造成系统错误、人为录入错误,或者随着业务的扩大或代码的非标准化造成系统代码冲突、重码等。
2.实际业务流程与系统流程冲突。ERP系统成功上线后,企业的实际业务流程可能与ERP系统预设的流程产生冲突,业务部门往往需要按照另一套流程将数据录入系统,由此造成工作上的不便。一方面,这可能是由于ERP实施中系统流程与企业实际业务流程不匹配。尽管目前ERP实施中,大部分企业都会进行业务流程再造,并对现有ERP系统进行二次开发,使其与企业的实际业务流程相匹配,然而在应用过程中仍然会发生各种问题。另一方面,...
随着IT行业的日渐成熟,越来越多的企业开始应用ERP系统管理企业,但在ERP成功上线后,却疏于对ERP系统的维护,致使ERP系统无法达到企业预想的效果,造成企业资源的浪费。其实,ERP的成功上线只是企业应用ERP的开始,为了使ERP系统真正为企业所用,必须做好ERP系统的日常维护工作。
一、ERP系统维护问题分析
1.ERP系统数据不准确。ERP系统上线运行后,随着使用时间的增加,企业会发现数据不准确的情况出现越来越频繁,造成ERP系统的使用价值下降,无法很好地为企业服务。ERP系统数据不准确的原因是多方面的,例如业务人员频繁修改系统数据造成系统错误、人为录入错误,或者随着业务的扩大或代码的非标准化造成系统代码冲突、重码等。
2.实际业务流程与系统流程冲突。ERP系统成功上线后,企业的实际业务流程可能与ERP系统预设的流程产生冲突,业务部门往往需要按照另一套流程将数据录入系统,由此造成工作上的不便。一方面,这可能是由于ERP实施中系统流程与企业实际业务流程不匹配。尽管目前ERP实施中,大部分企业都会进行业务流程再造,并对现有ERP系统进行二次开发,使其与企业的实际业务流程相匹配,然而在应用过程中仍然会发生各种问题。另一方面,企业自身的业务流程或组织架构的调整也会打破原有的匹配,造成实际业务流程与系统流程的冲突,严重影响企业的管理工作。
3.ERP人才流失。在ERP实施过程中,企业会集中各部门的优秀员工参与整个ERP项目的实施。在实施过程中,项目组成员系统学习了项目管理、业务流程优化、软件设置等方面的专业知识和实践技能。ERP成功实施后,这些员工对企业的ERP系统了解得非常清楚,如果其日后离开企业,将会造成熟悉企业ERP系统的人才流失。
除了上述问题外,企业在应用过程中还会面临系统不稳定、系统不能提高效率、数据安全性等诸多问题。
二、ERP的日常维护措施
企业规模有大有小,ERP系统实施策略及功能模块配置也各不相同。对于不同目标的应用系统,系统维护方法可以有不同的选择。如有些企业规模较小、产品比较单一、业务流程相对稳定,那么就可以采用完全外包的方式。也可以在本企业构造应用环境,将部分系统维护工作外包给产品供应商/系统(实施)集成商等企业外部人员。当然,对于集团性企业,其系统日常维护量较大,响应要求很高,这些企业还是得靠本企业IT环境和IT人员进行系统维护。
1.实施阶段要做好维护的准备工作。大多数企业都更为关注ERP能否上线实施,而轻视ERP系统的日常维护。在ERP系统的实施阶段投入大量的人力、物力、财力,甚至一把手亲自挂帅以确保系统成功上线,但对于ERP系统的日常维护则很少过问。为了使ERP系统切实为企业改善管理、提高效益服务,企业必须高度重视ERP系统的日常维护工作。在ERP的实施初期,就要考虑日后的系统日常维护工作。系统规划时,就应该考虑系统日后的可维护性,确定企业的运营维护模式,考虑维护小组成员的构成。项目实施时就要为后期维护团队的人员组建做好准备,如果可能,最好让日后的维护人员参与ERP项目的实施,以便维护人员全面了解ERP系统,熟悉企业的业务流程,进行前期的知识储备。同时,要整理好前期培训资料,将项目实施时的项目实施文档记录在案,以便维护人员后期查看。
2.应建立系统维护团队。企业为保证ERP系统成功上线,通常在ERP系统的实施阶段都会成立专门的项目组,并由企业主要领导作为项目组组长。但项目组在ERP系统成功上线后就会解散。企业通常将ERP的日常维护工作交由IT部门负责。但实际上,在ERP成功上线后,还应成立专门的ERP系统维护团队,安排专人负责ERP系统的日常维护工作。根据维护主体划分,目前企业ERP系统的维护模式主要有3种:①自己维护为主大(部分日常维护工作由企业的IT部门独立承担);②第三方负责维护由(软件提供商提供主要的系统日常维护服务);③自己维护和第三方维护相结合企(业的IT部门和第三方软件提供商共同承担ERP系统的日常维护)。企业应根据自身特点、企业规模、所选ERP系统的成熟度和企业IT部门的实力选择不同的维护方式。
3.要明确系统维护人员的主要工作。具体包括:①用户权限管理(包括新增和删除用户、权限修改变更和禁用);②业务流程管理(协助公司业务部门制定相应的ERP业务流程,进行业务流程的维护);③公司ERP文档完善(包括二次开发文档、技术支持文档等);④公司用户需求管理(主要为公司ERP的改造和升级做准备);⑤与软件供应商进行及时有效的沟通(把公司用户的需求、软件使用过程中遇到的问题及时反馈给软件供应商,促使软件供应商及时解决问题);⑥软件的日常维护(包括数据库维护,数据的导入和导出),建立维护记录文档等;⑦系统升级(包括升级方案的制定、系统升级的实施、过程文档化等);⑧ERP系统报表的开发与完善(二次开发);⑨ERP管理政策以及流程的制定和完善;⑩ERP数据备份磁(带备份、光盘备份以及恢复演习)。
4.要建立和完善好相关规章制度。ERP系统上线后,需要建立和完善相关的管理制度,以确保ERP能够发挥其应有的作用。在相关规章制度中应明确企业ERP管理的岗位、职责和具体流程,规范ERP系统的日常应用和操作以及系统出现问题的应急预案,设定相应的奖惩措施,安排人员监督各项规章制度的实施情况。将ERP制度的执行情况纳入绩效考评中,使员工对于ERP的操作和流程切实重视起来,自觉贯彻实施好公司有关ERP系统的规章制度。
5.系统维护工具不可少。合理地使用维护工具,能够提高ERP系统日常维护效率,降低企业的维护成本。常用的维护工具包括实时监控、数据备份、版本管理、故障预警。实时监控工具可以对ERP系统运行状态进行实时监控,及时发现系统运行故障,提示维护人员进行相应的处理。自动化的数据备份工具则可以减轻维护人员的工作量,大大降低维护人员误操作的几率。版本管理能够保证运行版本的正确,避免系统版本混乱。故障预警工具则能在监控系统发现硬盘使用或数据库负荷超临界值时,以电子邮件或手机短信的方式及时向维护人员发出预警信息。■
责任编辑 李斐然