时间:2020-03-11 作者:梁晓刚 (作者单位:天职〈北京〉国际工程项目管理有限公司)
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摘要:
以前的造价审计只注重投资的控制,更多的是事后对造价合理性的评价。2005年以来,跟踪审计作为对项目事前、事中控制的一种重要模式,正在被越来越多的大型国家企业所认同和使用。但在跟踪审计过程中,由于没有及时对相关方法、思路等作总结,所以不同项目的操作方法更多地体现了项目负责人个性化的思路,而没有形成规范化的程序。笔者拟结合实际工作中的电厂跟踪审计项目经历,谈一些体会。
一、现阶段跟踪审计的任务
造价审计服务的重点只是集中在对结算金额的控制上,即通常所说的“审减”,即使过程中关注了业主的相关合同和建设程序,也都是为“审减”服务的,即只是单纯地事后发现问题并把问题演化为“审减”成果而已。而跟踪审计则是在工程建设过程中,派驻专业工程师,对整个建设过程进行全方位的投资监理,以专业知识为依托、以“审减”为手段、以过程咨询为主要任务,在事前、事中规范建设程序、合理控制工程造价、规避以后各级审计风险。即不仅要在过程中发现问题,更重要的是在过程中帮助业主解决相关问题。笔者认为现阶段跟踪审计的任务主要包括以下几个方面:
1.建设程序的规范。建设程序是否合法、合规,一直是各级审计尤其是审计署关注...
以前的造价审计只注重投资的控制,更多的是事后对造价合理性的评价。2005年以来,跟踪审计作为对项目事前、事中控制的一种重要模式,正在被越来越多的大型国家企业所认同和使用。但在跟踪审计过程中,由于没有及时对相关方法、思路等作总结,所以不同项目的操作方法更多地体现了项目负责人个性化的思路,而没有形成规范化的程序。笔者拟结合实际工作中的电厂跟踪审计项目经历,谈一些体会。
一、现阶段跟踪审计的任务
造价审计服务的重点只是集中在对结算金额的控制上,即通常所说的“审减”,即使过程中关注了业主的相关合同和建设程序,也都是为“审减”服务的,即只是单纯地事后发现问题并把问题演化为“审减”成果而已。而跟踪审计则是在工程建设过程中,派驻专业工程师,对整个建设过程进行全方位的投资监理,以专业知识为依托、以“审减”为手段、以过程咨询为主要任务,在事前、事中规范建设程序、合理控制工程造价、规避以后各级审计风险。即不仅要在过程中发现问题,更重要的是在过程中帮助业主解决相关问题。笔者认为现阶段跟踪审计的任务主要包括以下几个方面:
1.建设程序的规范。建设程序是否合法、合规,一直是各级审计尤其是审计署关注的重点。所以在跟踪审计中,对业主是否按规定报批、是否按规定时间开工、是否严格按发改委的批复施工、有无重大变更项目没有报批、“四制”(法人责任制、合同制、招投标制、监理制)执行情况、资本金是否及时到位、是否按规定的方式进行了招投标和授予合同等,都是需要关注的重点。如果业主出现了违规施工,应该及时向业主提示风险,并提供咨询服务帮助其补办相关手续,使建设程序重新回到合法的轨道上来。
2.招投标、合同管理咨询。招投标、合同管理,是建设中造价控制最为关键的两个环节,也是事前、事中控制的重要手段。在跟踪审计中,必须注重这两个环节并积极参与。从招投标前期的资料审核、到过程的控制、到合同条款的谈判和修订,以及建设过程中对合同条款的解释和控制,都应该提出专业化的咨询意见,帮助业主在工程实施前、实施中规避建设风险,进而把控制造价的任务完成在工程实施前、实施中。
3.财务管理咨询。工程中的财务管理主要体现在对建设资金的控制上,如何合理、高效地使用建设资金,是财务管理的主要任务。笔者认为财务方面服务的主要内容应该在以下几个方面拓展:一是工程财务体系的建立,包括建立与概算相符合的财务体系、与计划部门和物资部门对账制度的建立和完善、扣款制度的建立、工程款审批制度的建立、工程其他收入的账务处理,等等;二是对于合理利用银行现行贷款政策,长期和短期贷款结合、甚至合理利用票据贴现等方式,帮助业主节省贷款利息;三是合理利用当地的财税、养老统筹政策,帮助业主建立代扣代缴机制,以获取合理的税收“返点”、避免不必要的养老统筹支出;四是定期对财务账目处理进行专业的过程审计,提出问题并帮助业主解决相关问题,在事前、事中规避财务风险;五是帮助业主建立竣工决算体系。
4.信息管理咨询。信息管理是建设过程中非常重要的一环,其以资料的形式直接说明了建设过程的合理性,但它的作用在建设过程中往往被忽视。直到工程“达标投产”以及其后各级审计对建设过程提出了这样那样的问题、现存资料无法合理解释时,信息管理才重新被重视,但已为时过晚。根据在跟踪审计中的经验,笔者认为可以在以下几个方面进行拓展:一是帮助建立合理的信息管理体系和制度;二是帮助建立合理的信息采集、归纳、借阅的管理制度;三是对信息管理的现状进行评价,帮助业主改进管理方式;四是对资料归档的相关性进行检查,避免自相矛盾;五是对过程中补充资料的合理性提出咨询意见。
5.内控体系评价。对业主已经形成的制度、规定的合理、合法性进行评价,包括与国家现行法律是否冲突、与上级管理部门的规定是否冲突、各项制度之间有无矛盾之处、制度有无遗漏、怎样能够使制度更加人性化、怎样使制度更能为工程建设现状服务等都可以是评价的内容。在评价的基础上,形成评价报告,并帮助业主完成整改,使制度更好地为工程服务。
6.甲供材料咨询。为了保证建设的质量和合理使用建设资金,不少建设单位选择自行采购建设中需要的钢材、水泥等建设材料,也就是“甲供材料”。在甲供材料的管理上,业主往往缺乏经验。事务所在甲供材料的价格趋势、出入库管理、计划控制、材料核销等方面为业主提供咨询服务。
7.造价咨询。在跟踪审计中,造价咨询的作用正被逐渐弱化。因为有了完善的事前、事中控制体系,在过程中就已经把造价控制在一个合理的区间内了,在事后往往不会有很大的审减。笔者认为在跟踪审计中,事后的造价咨询应该将重点放在对签证、委托、变更的审计上,其实就是对合同总价未包括部分,根据合同条款进行索赔和反索赔的过程。在这个过程中,应要求建设各方补充齐全相关的资料,以完整的资料来说明造价的合理性,这也是事务所规避风险的有效手段。
二、跟踪审计工作程序
现行的跟踪审计程序往往是根据项目负责人对于具体工程的理解来确定的,方式多种多样,带有极强的个性色彩。笔者认为一般的程序如下:
1.收集资料,了解工程的基本情况。包括立项过程、建设程序、投资方组成、投资概算、设计、地质勘察情况、主标段施工单位、主标段划分、关联方,等等,力求对工程有一个比较全面的了解。
2.了解企业的管理制度和人文。对跟踪审计企业的管理制度进行全面了解,最好能对其上级部门相关的制度也进行必要的了解。总结其制度的合理性、有效性、相关性,对内控的情况有一个初步的评价,从制度上发现缺陷并延伸审计。对于人文的了解往往被跟踪审计人员所忽视,但笔者认为这恰恰是在具体企业能顺利开展工作的关键。因为即使是相同的制度,在不同企业文化氛围里的执行结果往往大相径庭,所以了解所审计单位主要负责人的成长经历、文化背景以及其倡导的管理模式、管理理念、组织结构、沟通途径等,对在该企业氛围内合理利用其企业文化,顺利开展跟踪审计工作至关重要。
3.积极与被审计单位沟通,使其认可审计理念和思路。作为项目负责人,应该积极与被审计单位的主管领导沟通,让其理解审计工作的目的是来帮助他们规范建设中的程序,利用专业知识帮助他们规避建设中的各类风险,只有被审计单位真正理解和认同了,工作才能得到对方的有效配合。
4.利用专业知识,发现问题,解决问题,提供咨询服务保证公司效益。现在许多建设单位的结算审核人员的水平较高,甚至有的本身也是造价工程师,并且结算经过了多级造价体系控制,在结算审核方面留给事务所的空间已经非常小,所以只靠“审减”完成公司效益非常难。笔者认为要解决这个矛盾,跟踪审计更多的应该按照审计署的思路,从建设程序入手,在管理、绩效等方面发现其存在的问题。对于找到的违法、违规问题,不仅能够明示其违反的法律、法规和将来面临的风险,还必须能帮助业主补充资料,利用现行的法律、法规规避风险,即不仅要发现问题,还必须会解决问题。
5.根据各企业不同特点,适时提供咨询服务,延伸跟踪审计范围。项目负责人应该根据各企业不同的特点,发现其管理上的问题,通过“审减”或揭示风险等方式引起其高层的重视,进而提出提供咨询服务的建议,延伸跟踪审计范围,为事务所创造更大的效益。
三、跟踪审计工作的几个突破点
1.建设程序。重点关注建设的环境评价、发改委审批等程序性文件是否齐备;是否按规定时间开工;是否严格按发改委的批复施工;有无重大变更项目没有报批;有无超概算建设项目及其原因;有无概算外项目、是否得到了批准;环保措施是否做到了“三同时”即建设项目中放置污染的措施,必须与主体工程同时设计、同时施工、同时投产使用等。
2.管理机构和管理执行情况。重点关注机构设置是否合理;建章建制是否完善;部门之间的工作是否协调、有序;部门之间沟通是否存在障碍;信息管理制度、体系是否完备;管理制度中有无漏洞、个人审批权限是否得到了制度的有效监督和制约等。
3.招投标、合同管理情况。重点关注招投标过程是否存在明显的违规、违纪行为;合同管理是否规范;签证管理、委托管理是否规范;费用是否按概算及时归集;有无违法分包、转包、肢解发包的行为;标书购买费用、招标服务费的入账及使用情况;试运行期间剩余物资是否入账管理;包装物有无合同管理;是否有工作内容重复付费的情况;施工合同中有无揉入家具、电脑、管理费用等;设备合同中有无揉入出国考察费用;有无签订虚假合同转移建设资金的行为等。
4.关联方交易。之所以把关联方交易单独列出来,是因为在电力系统,多种经营企业转移建设资金是个共性的问题。建议作为审计的重点。
5.财务管理。重点关注管理费用的归集、使用是否合理;总费用是否超概;财务预付款、工程款、结算款有无超付;建设中的其他收入,包括代扣代缴的养老统筹、工程罚款、税费“返点”、招标服务费等有无入账管理及使用情况;有无挪用建设资金修建职工宿舍的行为;有无超标准发放工资、奖金的行为;赶工费发放是否有依据、金额是否过大;固定资产是否账实相符、是否形成了账外资产、是否有国有资产流失现象等。
6.造价管理。关注重点工程的造价是否合理,是否有故意给予施工单位补偿的“浮夸”工程;是否有利用虚拟工程处理管理费用的行为;是否有造价方面的工作失误甚至是职务犯罪等。然后把具体问题归纳到管理问题的层次上来。
责任编辑 武献杰
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